In questo articolo vediamo 5 passi che, se seguiti con attenzione, portano allo sviluppo della Work Breakdown Structure (WBS).

La WBS esibisce una versione gerarchica dello scope e consente, una volta applicata la tecnica di decomposizione, di ottenere le “foglie” della struttura (work packages) che possono essere tradotte in attività.

Vediamo di seguito alcuni input al processo di creazione della WBS che ci aiuteranno a capire i 5 passi per crearla.

Project Scope Statement

La WBS ha tra gli elementi di partenza il Project Scope Statement, che definisce cosa deve essere implementato nel progetto e cosa invece non ne fa parte. In questo documento, contemplato nei Project Documents input al processo di creazione della WBS secondo lo standard PMBOK®, vengono descritti i deliverable principali attesi dal progetto, come anche vincoli e assunzioni. Elementi già presenti inizialmente nel Project Charter.

Tuttavia il Project Charter ne da una descrizione “business”. Lo scopo è quello di giustificare l’investimento nel progetto dando una descrizione dei “benefici” attesi.

Il Project Scope Statement (PSS) può essere interpretato come la risposta del Project Manager al Project Sponsor, che ha firmato il Project Charter.

Nel PSS la descrizione dei deliverable, dei vincoli, delle assunzioni sono maggiormente volte all’implementazione che avverrà nel progetto e costituiscono quindi una base per lo sviluppo della WBS.

Un altro elemento che ricordiamo, da considerare all’interno dell’input Project Documents, sono i Requirements. Questi ultimi possono essere di varia natura, esigenze espresse direttamente dagli stakeholder oppure legati alla soluzione progettuale scelta.

Project Management Plan

Il Project Management Plan oltre a presentare elementi propri, integra altri piani di progetto specifici. Tra questi il piano di gestione dello scope. Quest’ultimo definisce, tra le altre cose, come deve essere creata la WBS, come devono essere definiti gli elementi di partenza e successivamente decomposti.

Gli input visti, che non sono tutti quelli previsti dallo standard PMBOK®, ma li consideriamo per lo scopo di questo articolo, ci consentono di descrivere i 5 passi tenendo ben presente le basi iniziali da cui partiamo.

I 5 passi per la creazione della Work Breakdown Structure

A questo punto del processo ho una descrizione “operativa” dei deliverable, che viene dal PSS. Ho presente il piano di gestione dello scope, che mi da regole, policy, linee guida su come decomporre le attività e come definire le caselle iniziali della WBS.

Posso iniziare a vedere i passi che mi conducono, step by step, ad avere questa “fotografia” gerarchica dell’ambito del progetto.

1. Studio i deliverable
2. Scrivo le macro-attività ad un livello alto, indichiamolo come livello i-simo
3. Le decompongo
4. Le codifico
5. Se ho svolto tutte le macro-attività dettagliate nel livello (i+1)-simo, ho svolto le attività del livello i-simo ?

È fondamentale la domanda che ci poniamo quando sviluppiamo il livello successivo:

Se ho considerato tutti questi sotto componenti ho sviluppato in modo completo il componente da cui sono partito ?

Iterando questi 5 passi giungiamo ad un livello di dettaglio tale che possiamo direttamente declinare le attività. E’ chiaro che aldilà della tecnica di gestione è necessario avere la capacità di inquadrare il lavoro del progetto e di decomporlo, difficile se non siamo esperti della materia. Ci aiuta il tool denominato Expert Judgement.

Expert Judgement

Sono gli esperti di settore che possono aiutarci a capire il tema progettuale e lo schema di decomposizione che abbiamo descritto nei 5 passi. Possono anche dare linee guida, regole e template da seguire, che sono stati utili in esperienze progettuali simili.

La Scope Baseline

Applicando i 5 passi descritti otteniamo via via l’intera struttura della WBS, che fa parte di un output più ampio: la Scope Baseline. Composta da Project Scope Statement, WBS, WBS Dictionary.

Avere lo scope organizzato in una struttura gerarchica consente, ad esempio, di associare un code of account od ogni casella della WBS, in modo da riconciliarsi con il sistema di gestione dei costi. Associamo così ad ogni elemento della struttura un costo. Quanto visto poterebbe essere traslato con lo schedule, con i rischi e con altri temi progettuali. Vediamo un esempio di attributi della WBS, che sono definiti nella WBS Dictionary.

WBS Dictionary: un esempio

La WBS Dictionary dettaglia gli elementi della WBS, dandone una descrizione. Un elemento importante è il code of account, di cui abbiamo già parlato. Vediamo l’insieme di possibili attributi.

• Code of account
• Descrizione del lavoro
• Assunzioni e Vincoli
• Responsabile
• Milestone
• Attività associate
• Deliverable associati
• Risorse
• Costi (stima)
• Requisiti di qualità
• Criteri di accettazione
• Riferimenti tecnici
• Agreement information (contratto, SLA…)

Come si può notare, sono tanti gli elementi che sono legati alla WBS. Possiamo associare stima dei costi, per confrontarli con i costi sostenuti. Milestone o deliverable a cui l’elemento dellla WBS è associato.

Le risorse che sono state assegnate per implementare quanto previsto da questa “casella”. Quali sono i requisiti di qualità e criteri di accettazione, per ottenere poi l’ok del Cliente.

Quest’ultimo punto conduce ad un altro processo, il validate scope, che ci consente di essere sicuri che in fase di fatturazione non avremo problemi.

Ma di questo parleremo in un altro articolo.

Alla prossima!

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