Per un’ottimale pianificazione e gestione delle variabili di progetto, come tempi, costi e risorse, è estremamente utile, per il project manager ma anche per il team di lavoro, utilizzare strumenti che permettano di avere una chiara visione del lavoro da svolgere.

Tra i vari strumenti disponibili, il diagramma di Gantt si distingue come un tool intuitivo e versatile, in grado di fornire una rappresentazione grafica del progetto e delle attività da svolgere.

In questo articolo, vediamo com’è strutturato un diagramma di Gantt e ti forniamo tutte le indicazioni utili per poterlo costruire in autonomia ed utilizzarlo al meglio per il successo dei tuoi progetti.

Ma prima…un po’ di storia: come nasce il diagramma di Gantt?

All’inizio del XX secolo, tra le caotiche officine del Frankford Arsenal, si aggirava un ingegnere visionario: Henry Laurence Gantt che, osservando il frenetico lavoro di produzione, intuì l’utilità di uno strumento per pianificare e monitorare le attività. Fu così che, tra il 1910 e il 1915, nacque il diagramma di Gantt, un’invenzione destinata a rivoluzionare il mondo della gestione dei progetti.

Le sue origini, però, affondano le radici in un terreno già fertile. Infatti, già nel 1896, Karol Adamiecki aveva ideato l’armonogramma, un antenato del diagramma di Gantt. Ma fu Gantt a perfezionarlo, a dargli il nome che conosciamo oggi e a renderlo uno strumento pratico e diffuso.

Inizialmente utilizzato per progetti industriali e ingegneristici, il suo valore intrinseco ben presto lo rese protagonista in altri ambiti, dalla costruzione all’informatica, fino alla gestione di eventi. Fino ad oggi il diagramma di Gantt ha subito diverse evoluzioni, grazie all’introduzione di nuove tecniche e all’avvento delle nuove tecnologie, che ne hanno facilitato la creazione e l’utilizzo.

Cos’è un diagramma di Gantt?

Un diagramma di Gantt consiste in un grafico a barre orizzontali e delinea le attività del progetto in sequenza temporale. Ogni attività è rappresentata da una barra orizzontale, la cui lunghezza ne indica la durata, ossia il tempo necessario stimato per portarla a termine.

Di seguito un esempio di diagramma di Gantt, applicato al caso di un progetto di sviluppo software:

L’estremità sinistra di ogni barra rappresenta la data di inizio prevista per l’attività, mentre l’estremità destra rappresenta la data di fine stimata.

Le barre orizzontali sono disposte in modo da mostrare le dipendenze tra le attività. Se un’attività deve essere completata prima che un’altra possa iniziare, la sua barra sarà posizionata prima di quella successiva. Questo permette di identificare facilmente i flussi di lavoro.

È possibile anche assegnare le risorse alle varie attività, attribuendo alle barre differenti colori. In questo modo è possibile visualizzare rapidamente chi sta lavorando su cosa e identificare eventuali sovraccarichi o, al contrario, sottoutilizzi di risorse.

Man mano che le attività vengono completate, il diagramma di Gantt potrà essere aggiornato. Le barre possono essere riempite o colorate per rappresentare la percentuale di completamento di ogni attività. Questo permette di tenere traccia dei progressi in tempo reale e di identificare eventuali scostamenti rispetto alla timeline pianificata.

Ma andiamo all’aspetto pratico e vediamo come costruire il diagramma di Gantt in 5 passaggi:

1. Definire le attività

Il primo passo consiste nel suddividere il progetto in singole attività, identificandone inizio e fine. Ogni attività è come un tassello di un mosaico, fondamentale per la realizzazione del quadro completo.

2. Dipendenze e relazioni

Non tutte le attività sono indipendenti. Alcune di queste potranno essere avviate solo dopo il completamento di altre. Identifica, quindi, le relazioni di dipendenza, rappresentandole con delle frecce all’interno del diagramma. Così facendo, creerai una mappa logica del flusso di lavoro.

3. Stimare i tempi

Ogni attività ha una sua durata stimata, che rappresenta il tempo necessario per il suo completamento. Stimare correttamente la durata delle singole attività, è fondamentale per definire la timeline del progetto e identificare eventuali colli di bottiglia.

4. Assegnare delle risorse

Chi farà cosa? Assegna le attività ai membri del team, tenendo conto delle loro competenze e della loro disponibilità. Questo passaggio è fondamentale per garantire una corretta divisione del lavoro e un utilizzo efficiente delle risorse.

5. Visualizzazione e monitoraggio

Trasforma il tuo piano in un diagramma! Rappresenta le attività come barre orizzontali, posizionandole in base alle loro dipendenze e alla timeline definita. Il diagramma di Gantt diventa così una rappresentazione visiva del progetto, permettendoti di monitorare il suo avanzamento e identificare eventuali scostamenti.

Suggerimento: il progetto è come un organismo vivente, si evolve e si adatta alle circostanze. Il tuo diagramma di Gantt deve essere altrettanto flessibile. Aggiorna regolarmente le informazioni, inserendo eventuali cambiamenti o imprevisti. La chiave del successo sta nell’utilizzare il diagramma come uno strumento dinamico, non come un’imposizione rigida.

Esistono diversi strumenti disponibili per creare diagrammi di Gantt, sia gratuiti che a pagamento. Ti lasciamo qui i nostri preferiti:

• Microsoft Project
• Wrike
• Lucidchart
• Gliffy
• Canva

I vantaggi dell’utilizzo dei diagrammi di Gantt

Grazie al diagramma di Gantt è possibile pianificare le attività in modo ordinato e sequenziale. Confrontando il completamento effettivo delle attività con la pianificazione iniziale, è possibile individuare precocemente eventuali scostamenti rispetto ai tempi previsti. Questa visione proattiva permette di prendere decisioni tempestive e correttive, evitando che piccoli problemi si trasformino in ostacoli insormontabili.

Il diagramma di Gantt, come abbiamo visto, può aiutarci nell’assegnazione delle risorse umane e materiali, garantendo che ogni membro del team sia impegnato in attività coerenti con le sue competenze e che le risorse disponibili siano utilizzate al meglio.

Un diagramma di Gantt non è solo uno strumento di pianificazione, ma anche un efficace strumento di comunicazione. Condividendolo con il tuo team e con gli stakeholder, puoi assicurarti che tutti siano allineati sugli obiettivi del progetto, sulle tempistiche e sulle responsabilità. Questo può aiutare nel prevenire incomprensioni e a promuovere una collaborazione efficace.

Alcuni suggerimenti aggiuntivi per utilizzare i diagrammi di Gantt:

• assicurati che tutti i membri del team siano consapevoli dell’utilità dello strumento e sappiano come utilizzarlo;
• usa il diagramma di Gantt per identificare potenziali problemi e rischi;
• adattalo alle tue specifiche esigenze e preferenze.

E tu, come utilizzi il diagramma di Gantt nei tuoi progetti? Quali sono i tuoi consigli e le tue strategie per sfruttarne al meglio le potenzialità?

Condividi la tua esperienza nei commenti! Le tue storie e i tuoi suggerimenti saranno utili ad altri project manager e a chiunque voglia migliorare le proprie capacità di gestione dei progetti.