Il project management è un insieme di principi e tecniche che permette di gestire in modo strutturato un progetto.

Erroneamente si pensa che sia un metodo applicabile solo nelle grandi imprese, in cui ci sono da gestire tanti progetti e risorse. In realtà non è così.

Sono sempre più numerose le imprese di piccola dimensione che si sono dotate di un sistema di project management e sempre più aziende si troveranno nella condizione di farlo. Vediamo perché.

Il primo grande problema che spesso caratterizza le imprese di piccola dimensione è la scarsità di risorse. Non vi sono grandi risorse finanziarie da poter investire ed il personale è limitato. Nelle grandi organizzazioni sono presenti più funzioni, ciascuna delle quali raggruppa persone che sono specializzate in uno specifico ambito operativo (Amministrazione, Engineering, Produzione, Marketing, Personale, ecc.). In questi contesti ogni persona svolge un ruolo specifico e coerente con le proprie competenze. Nella piccola impresa, invece, le persone si ritrovano spesso a ricoprire più ruoli. E se questo da un lato aumenta il grado di flessibilità dell’intera organizzazione, dall’altro potrebbe causare una mancanza di competenze specifiche.

Una piccola impresa non può permettersi l’insuccesso di un progetto perché questo, con molta probabilità, significherebbe fallire. Proprio per queste ragioni diventa ancora più stringente la necessità di non lasciare nulla al caso e gestire adeguatamente ogni aspetto del progetto.

Quando ci ritroviamo a dover gestire il business di una piccola impresa, dobbiamo valutare una serie di aspetti. Il Project Management Institute suggerisce di porci le seguenti domande:

• quale prodotto o un servizio l’impresa si propone di offrire sul mercato?
• l’imprenditore (o la compagine sociale) hanno il desiderio di apportare miglioramenti nel modo in cui gestiscono il business?
• il prodotto o il servizio offerto sul mercato ha un valore per i potenziali clienti?
• quali sono gli elementi distintivi rispetto alla concorrenza?
• c’è un’area geografica specifica che l’azienda sta servendo?
• il mercato è virtuale?
• il mercato servito è nazionale o anche internazionale?
• l’applicazione dei processi di project management quali vantaggi definirebbe per il business?
• il costo dei servizi di project management fornirebbe un ROI ragionevole in un breve periodo di tempo?

Ci possono essere tantissime altre domande che sarebbe lecito e corretto porsi e altre che probabilmente non faranno al tuo caso. Ciò che conta è fare un’analisi costi-benefici e un’attenta valutazione dello stato attuale dell’azienda.

Per guidarti nella scelta della metodologia migliore da applicare in base al contesto specifico, abbiamo stilato una top ten delle metodologie di project management e ne abbiamo messo in evidenza le principali caratteristiche. Leggi di più.

Quali sono gli aspetti che assumono maggiore rilevanza quando un progetto è condotto in una piccola azienda?

Quelli che vedremo sono alcuni tra i principali aspetti che assumono un ruolo centrale nel garantire il successo di un progetto in un’impresa di piccole dimensioni.

Rispetto dei tempi

Un progetto è un’iniziativa temporanea, quindi tutti i progetti hanno una scadenza. Una buona gestione del progetto garantisce il completamento delle attività previste entro i tempi stabiliti. Ci sono diversi software che possono aiutare a tenere sotto controllo i progressi del progetto e che permettono di suddividere gli obiettivi in elementi più piccoli e maggiormente gestibili.

Controllo dei costi

È fondamentale che le piccole imprese tengano d’occhio i costi in quanto, come abbiamo già detto, le risorse finanziarie possono essere limitate. Con l’aiuto delle varie metodologie di gestione dei progetti, è possibile tenere sotto controllo le principali voci di costo, nonché i costi stimati, gli acquisti e i pagamenti. Grazie alla trasparenza delle pratiche, si è in grado di determinare se il progetto sta procedendo nella direzione desiderata.

Miglioramento continuo

Quando si tratta di project management, imparare dall’esperienza aiuta immensamente. Ciò significa imparare dagli errori commessi e stimolare la creazione di un clima di collaborazione. Sai cosa sono le lesson learned? Leggi qui.

Organizzazione chiara del lavoro

Organizzare il lavoro nel team è cruciale per non sprecare tempo ed energie. Affinché l’intera organizzazione sia performante, ogni singolo collaboratore deve esserlo. Il compito del project manager consiste nell’organizzare in modo chiaro il lavoro, definendo ruoli e responsabilità. Attenzione: se si sceglie di impiegare una metodologia agile, come ad esempio Scrum, i team sono auto-organizzati e definiscono in autonomia il lavoro da svolgere.

Ulteriori benefici perseguibili:

• migliore comunicazione con i clienti, grazie ad una maggiore consapevolezza delle loro aspettative
• riduzione dei rischi grazie alla valutazione attenta di tutte le variabili che potrebbero influenzare negativamente i risultati del progetto
• miglioramento della qualità, grazie ad un maggior controllo dei processi
• migliore comunicazione all’interno del team di lavoro risultante dall’utilizzo di una terminologia comune e da una chiara struttura organizzativa
• riduzione degli errori determinata da una maggiore responsabilizzazione dei collaboratori e dall’impegno verso un continuo miglioramento
• riduzione dei costi e maggior probabilità di rispettare gli obiettivi del progetto