Le organizzazioni che utilizzano strategie di project management hanno il 28% in più di possibilità di raggiungere i propri obiettivi aziendali. Negli ultimi anni la gestione delle risorse e delle attività attraverso i progetti, è cresciuta in maniera esponenziale, tanto da portare alla nascita e alla diffusione del nuovo concetto di “projectification”.

Recenti studi dimostrano come le organizzazioni interessate da questo fenomeno svolgano mediamente tra il 40% e il 50% delle loro attività sotto forma di progetti. In Italia, se consideriamo la percentuale di tempo trascorso per l’esecuzione di progetti rispetto all’intera economia del paese, i dati ci mostrano un crescente interesse verso il project management. Si è passati dal 27,5% nel 2012 al 33,7% nel 2017, fino a raggiungere un 41,2% nell’anno in corso. E sebbene il fenomeno nasca e si sviluppi nel settore privato, negli ultimi anni si sta rapidamente estendendo anche nel settore pubblico. L’interesse per il project management è in crescita anche dal punto di vista formativo e professionale, con l’aumento significativo del numero delle certificazioni professionali rilasciate.

Il project management permette di pianificare, gestire e monitorare un progetto.

Secondo il PMI®, il project management è:

“..l’uso di conoscenze specifiche, abilità, strumenti e tecniche per fornire qualcosa di valore alle persone.”

Un fattore chiave che distingue la “gestione dei progetti” dalla semplice “gestione” è che il project management ha un risultato finale prestabilito (deliverable) da raggiungere in un periodo di tempo finito.

Le metodologie e le tecniche di project management entrano in gioco nell’organizzazione aziendale quando vi è la necessità di raggiungere uno specifico risultato entro un tempo e un budget stabiliti.

Tempi, costi e ambito compongono il triangolo di gestione del progetto. Un cambiamento in una delle variabili, implica la modifica delle altre, al fine di mantenere collegati i vertici del triangolo.  Il compito di un project manager è quello di mantenere in equilibrio i tre punti del triangolo per ottenere la migliore qualità possibile, rispettando il budget, le scadenze e le specifiche del progetto.

I project manager sono diventate figure sempre più specializzate e richieste dalle aziende, anche tramite incarichi temporanei. Essi sono in grado di definire il set di tecniche e metodologie da applicare valutando non solo le specifiche del progetto da realizzare, ma estendendo l’analisi anche alle caratteristiche dell’organizzazione in cui il progetto prende vita.

Un project management efficace supporta individui e organizzazioni, sia pubbliche che private, a:

• raggiungere obiettivi aziendali
• rispettare le aspettative degli stakeholder
• aumentare la probabilità di successo
• fornire i prodotti giusti nelle modalità e nei tempi giusti
• rispondere ai rischi in modo tempestivo
• gestire i vincoli e la scarsità di risorse
• gestire il cambiamento

Un po’ di storia…

I primi principi di project management iniziarono a consolidarsi nei primi anni del ’900, ma si rintracciano elementi di gestione dei progetti già ai tempi degli Egizi con la grande opera di costruzione delle piramidi. É negli anni ’50 che si assiste poi allo sviluppo e alla diffusione degli strumenti e delle tecniche di project management, che si fondono per creare una metodologia ben definita e riconoscibile.

Un passo avanti fu compiuto con la nascita del Project Management Institute (PMI®) quale organizzazione professionale senza scopo di lucro, diventata ben presto un punto di riferimento nel settore a livello internazionale. Oltre a offrire certificazioni per i project manager, il PMI® definisce standard e linee guida attraverso le sue pubblicazioni. Nel 1996 il PMI® pubblicò la sua prima Guida al Project Management Body of Knowledge, oggi giunta alla sua settima edizione, che continua ad essere una pietra miliare per tutti i professionisti che cercano di accrescere le loro conoscenze e competenze nella gestione dei progetti.

Le fasi della gestione dei progetti

Nella gestione dei progetti è possibile identificare cinque fasi essenziali che guidano il project manager nella conduzione del progetto e che permettono di offrire al team un piano di lavoro organizzato e strutturato.

1. Avvio

Nella fase di avvio del progetto si definisce l’ambito iniziale e si impegnano le risorse finanziarie, si identificano gli stakeholder interni ed esterni che interagiranno ed influenzeranno il risultato generale. Se non è già stato assegnato, sarà selezionato il project manager.

2. Pianificazione

Alla fase di avvio segue quella della pianificazione in cui si determina l’ambito totale dell’impegno, si definiscono e si perfezionano gli obiettivi.

3. Esecuzione

Con la fase di esecuzione, il progetto entra nel vivo e si dà il via alle attività precedentemente pianificate, allo scopo di soddisfare le specifiche del progetto. Gran parte del budget sarà speso in questo gruppo di processi.

4. Monitoraggio e controllo

Misurare l’efficacia di un progetto è importante per avere ben chiari i risultati raggiunti e per consentire ai membri del team di imparare sia dai successi che dai fallimenti. In questa fase si misurano i KPI (Key Performance Indicators) e si analizzano i risultati raggiunti.

5. Chiusura

Nella fase finale di chiusura del progetto, si svolgono tutte le attività necessarie per la conclusione formale del progetto. Si incontrano gli stakeholder per fare il punto della situazione sui risultati ottenuti. Si consegnano i prodotti/servizi/risultati realizzati e si riceve l’accettazione formale da parte del cliente.

Perché un progetto fallisce?

Le motivazioni per cui un progetto può fallire sono innumerevoli ma applicare i principi e gli strumenti del project management abbatte significativamente le probabilità che questo possa accadere.

Di seguito solo alcune delle ragioni che possono determinare il fallimento di un progetto:

• scarsa diffusione e conoscenza delle metodologie di project management all’interno dell’organizzazione
• scarso supporto al project manager da parte del senior management
• assenza di correlazione tra progetto e strategia aziendale
• scarsa leadership del project manager
• team di progetto non adeguato
• assenza di sistemi di misurazione oggettivi
• assenza di un piano di gestione del rischio
• incapacità a gestire il cambiamento.

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