Se ti è capitato almeno una volta di non essere sicuro di chi sia responsabile di una determinata attività e hai passato ore a cercare di capire chi contattare per avere informazioni, o ti sei sentito frustrato perché il tuo team non sembrava collaborare in modo efficiente, devi sapere che esite una soluzione che ti permette di risolvere tutti questi problemi.
In questo articolo, ti spieghiamo cos’è la matrice RACI, come costruirla e come può aiutarti a migliorare la gestione dei tuoi progetti.
Cos’è la matrice RACI
Prima di entrare nel dettaglio della matrice RACI, vediamo cos’è, più genericamente, una matrice di assegnazione delle responsabilità (in sigla RAM).
Una RAM mostra le risorse di progetto assegnate a ciascun Work Package. Ricordiamo che un Work Package è un’unità di lavoro distinta all’interno di un progetto. È una parte identificabile e gestibile del progetto che può essere assegnata a un membro del team o a un gruppo di lavoro specifico che ne cura l’esecuzione. La scomposizione di un progetto in Work Package consente un maggiore controllo e una migliore pianificazione delle attività, permettendo al team di concentrarsi su obiettivi specifici e misurare agevolmente i progressi.
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Quindi, una matrice di assegnazione delle responsabilità è utilizzata per illustrare le relazioni che esistono tra i Work Package (o le attività) e i membri del gruppo di progetto. Per i progetti di grandi dimensioni, le RAM possono essere sviluppate su vari livelli.
Ad esempio, una RAM di alto livello può definire le responsabilità di un intero team di progetto, mentre le RAM di livello inferiore sono utilizzate per definire i ruoli e le responsabilità all’interno del singolo team. La rappresentazione grafica a matrice mostra tutte le attività associate a una persona e tutte le persone associate a un’attività.
Perchè abbiamo parlato delle RAM?
Perché la matrice RACI è un tipico esempio di RAM.
La matrice RACI, infatti, è uno strumento il cui scopo principale è quello di chiarire e definire i ruoli e le responsabilità di ciascun membro del team, in relazione alle attività specifiche che compongono un progetto.
RACI è un acronimo che richiama quattro tipi di ruoli:
- Responsible: è il membro del team responsabile dell’attività e che svolge concretamente il lavoro necessario per portarla a termine.
- Accountable: è la persona responsabile della supervisione e dell’approvazione del lavoro ed è quindi responsabile del risultato finale dell’attività.
- Consulted: appartengono a questa classificazione, tutte le persone o stakeholder che forniscono input e feedback sull’attività. Sono esperti della materia e, se necessario, vengono consultati per fornire informazioni o competenze specifiche pertinenti all’attività.
- Informed: sono tutti i membri del team o le parti interessate che non sono coinvolti direttamente nell’attività ma che devono essere informati sullo stato di avanzamento.
La matrice RACI viene comunemente rappresentata in forma tabellare, mettendo in relazione le attività con i membri del team, assegnando a ciascuno un ruolo ben definito.
Lungo l’asse verticale vengono elencate le attività specifiche o le fasi che devono essere svolte per completare il progetto. Tutte le attività rappresentate ed incluse nella matrice devono essere specifiche, misurabili e pertinenti.
Lungo l’asse orizzontale sono invece elencati i membri del team che saranno coinvolti nel progetto.
Ogni cella della tabella rappresenterà l’intersezione tra la persona e la specifica attività e contiene il ruolo assegnato.
Ecco come si presenta una matrice RACI:
Fonte: Guida PMBOK, Sesta edizione.
L’utilizzo di una matrice RACI evita ambiguità sui ruoli e le responsabilità all’interno di un progetto e migliora la comunicazione. Questo strumento è particolarmente utile in progetti complessi o che coinvolgono diversi team e parti interessate.
Come costruire una matrice RACI: la guida passo passo
La costruzione di una matrice RACI coinvolge diversi passaggi. Seguili scrupolosamente per essere certo di realizzare uno strumento di valore.
1. Identifica le attività o le fasi del progetto
Inizia elencando tutte le attività o le fasi del progetto che richiedono chiarezza sui ruoli e sulle responsabilità.
2. Identifica i membri del team e le parti interessate
Fai un elenco di tutte le persone coinvolte nel progetto. Includi i membri del team interno, gli stakeholder esterni e i consulenti.
3. Definisci i ruoli RACI per ciascuna attività
Per ogni attività individuata, assegna i ruoli RACI appropriati. Chiediti chi sarà responsabile dell’esecuzione dell’attività, chi sarà responsabile dell’approvazione del lavoro, chi dovrebbe essere consultato e chi invece dovrebbe essere informato sui progressi.
4. Compila la tabella RACI
Utilizza una tabella con le attività elencate lungo una dimensione (solitamente sull’asse verticale) e le persone riportate lungo l’altra dimensione (solitamente sull’asse orizzontale). Nelle celle inserisci la sigla del relativo ruolo. Potrebbe essere necessario coinvolgere più di una persona in alcuni ruoli, a seconda della complessità dell’attività e delle competenze necessarie.
5. Rivedi e valida la matrice
Una volta compilata la matrice, rivedila attentamente per assicurarti che i ruoli e le responsabilità siano chiari e appropriati per ciascuna attività. Coinvolgi i membri del team e le parti interessate per convalidare la matrice e apportare eventuali modifiche.
6. Condividi le informazioni
Una volta finalizzata e validata, assicurati di condividere la matrice RACI con tutti coloro che sono coinvolti nel progetto. Chiarezza e consapevolezza dei ruoli sono aspetti fondamentali per una buona collaborazione.
Perché utilizzare una matrice RACI
Se, giunto fin qui, ancora non sei pienamente convinto di come la matrice possa supportarti nella gestione del progetto, vediamo insieme quali sono i principali vantaggi.
Oltre a migliorare la comunicazione e la collaborazione, la matrice RACI fa emergere eventuali carenze nell’assunzione delle responsabilità e contribuisce ad ottimizzare l’assegnazione delle risorse, umane e materiali, alle diverse attività.
Affinché possa effettivamente funzionare strumento di supporto, ti consigliamo di aggiornare regolarmente la matrice in base all’avanzamento del progetto. Considera anche l’idea di sfruttare la matrice RACI come strumento di formazione per i nuovi membri del team e usala in combinazione con gli altri strumenti di project management, come il diagramma di Gantt o la lavagna Kanban, per ottimizzare la gestione dei processi.
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