Se vuoi diventare un project manager di successo una delle tecniche che devi assolutamente padroneggiare è la gestione del tempo…del tuo tempo. Si tratta di una risorsa preziosa, limitata e che non può essere immagazzinata per usi futuri.

Il lavoro del responsabile di progetto può essere davvero molto stressante (d’altra parte it’s a dirty job but somebody’s gotta do it ...). Sei il focal point e non puoi farne a meno. Devi gestire attività e risorse in modo integrato ed assicurarti che tutto e tutti siano perfettamente sincronizzati e polarizzati nella giusta direzione.

E’ chiaro che se non sei in grado di gestire efficacemente il tuo tempo il rischio è quello di perdersi dei pezzi per strada, di tralasciare aspetti che potrebbero fare la differenza tra il successo ed il fallimento!

I project manager, quelli bravi, sono molto abili nel garantire un alto livello di produttività evitando, per quanto possibile, attività che assorbono tempo (time consuming) non aggiungendo valore al progetto (… e al cliente).

Ti dico subito che non è semplice, è necessario il giusto mix di preparazione ed esperienza.

Oggi non voglio dilungarmi e, più che sviscerare strumenti e tecniche del time management, ti voglio regalare sette utili suggerimenti per rendere la TUA gestione del tempo più efficace. Nella realtà dei fatti ti parlo di piccoli accorgimenti, utilizzabili anche al di fuori del contesto del project management, ma che possono avere un grande impatto sull’economia generale del progetto se utilizzati in modo sistematico.

Ma andiamo subito al nocciolo della questione e vediamo cosa fare per gestire al meglio il nostro tempo sulle attività di progetto.

Ready? Go!

1) Assicurati che il Piano di Progetto sia chiaro e completo

Ti chiederai cosa c’entri il piano con la gestione del tuo tempo. Te lo spiego subito.

Un piano scritto ad arte, in modo chiaro e che contenga tutte le informazioni necessarie consentirà a tutti gli interessati di essere focalizzati sulle milestone e ti eviterà di impiegare tempo prezioso a fornire delucidazioni su questione espresse in modo approssimativo.

Creerai in questo modo le condizioni per essere interpellato solo quando serve e mitigherai il rischio del babysitteraggio.

2) Ricorda la legge 80/20

Il principio di Pareto (o legge 80/20) afferma sostanzialmente che la maggior parte degli effetti è dovuta ad un numero ristretto di cause. Questo principio applicato al nostro lavoro suona più o meno come “il 20% del lavoro può produrre l’80% dei benefici”.

E’ importante quindi individuare e concentrarsi proprio su quel 20% delle attività che contano. Saranno quelle attività a produrre la stragrande maggioranza dei risultati ed è su di esse che bisogna focalizzare l’azione gestionale.

3) Non organizzare “update meeting”…pretendi di più!

Dovresti evitare di organizzare riunioni dove ti limiti a chiedere solo un update sullo stato delle attività (o, peggio ancora, la sola percentuale di avanzamento). Meeting impostati in questo modo apportano scarso valore rispetto al tempo che consumano. Piuttosto focalizzati sui rischi, sulle problematiche e sulle opportunità emerse nel periodo di osservazione.

Sfrutta i meeting per coinvolgere attivamente il team nella soluzione delle problematiche e approfittane per fare sempre delle sessioni di brainstorming per far emergere nuove idee.

4) Resta focalizzato sugli obiettivi generali (focus sulla big picture)

Evita il cosiddetto micro management. Semplice.

Cosa vuol dire?

Vuol dire che se sei il responsabile di un progetto software non dovresti entrare nel merito di come è scritto il codice … non è quello il tuo lavoro!!

La bravura sta nel selezionare in fase di staffing le risorse che abbiano le competenze tecniche adeguate (adeguate è il minimo, io personalmente provo sempre a portarmi a casa i migliori …). Saranno loro che cureranno i dettagli tecnici e condivideranno con te, di volta in volta, le scelte da intraprendere. In questo modo tu potrai concentrarti sulla conduzione del progetto facendo esattamente ciò per cui sei pagato.

5) Non partecipare alla fase operativa di esecuzione dei lavori

Ritornando all’esempio precedente, sul tuo progetto relativo allo sviluppo di un nuovo software non dovresti fare il programmatore. In caso contrario genereresti sia inefficacia (cosa sai fare meglio il PM o il programmatore?) sia inefficienza (il tuo costo da PM è sicuramente maggiore di quello di un programmatore). Il tuo focus deve essere sulla gestione del progetto a 360 gradi, altrimenti non stai facendo il PM ma un’altra roba.

Questo del focus sulla fase gestionale/organizzativa è di fondamentale importanza ed incide in modo determinante su come utilizzi il tuo tempo sul progetto.

6) Sviluppa ed esercita la capacità di delegare

La questione relativa all’esercizio sistematico della delega nell’ambito manageriale è complessa ed è stata per anni oggetto di studi e ricerche. Ad oggi, se da un lato vi è maggiore consapevolezza sui benefici scaturiti dall’esercizio della delega, dall’altro vi è sempre una certa riluttanza a delegare i collaboratori, in particolare quando si tratta di conferire loro libertà decisionale (e operativa) riguardo attività core.

Personalmente ritengo che per gli one-man-project (i “faccio tutto io sul progetto”) il tempo sia finito. Discorso che può essere esteso senza alcun ombra di dubbio anche agli one-man company (i “faccio tutto io in azienda”). Il discorso è lungo e articolato, ma il suggerimento è: se vuoi avere successo devi fare in modo che i tuoi collaboratori crescano ed abbiano la maturità (e serenità) per decidere in modo autonomo e responsabile.

Il tuo compito sarà stabilire a chi delegare cosa (detto così sembra semplice, ma non lo è …). Fatto questo ti concentrerai sul tuo lavoro e stabilirai, insieme ai tuoi, i criteri di controllo, monitoraggio e verifica delle attività delegate.

7) Non perdere di vista la gestione del quotidiano (crea la tua to-do list giornaliera)

Diciamocela tutta, in contesti di un certo tipo, caratterizzati da un livello di complessità medio-alto, la sfida è restare sempre focalizzati. Devi avere sempre chiaro non solo il punto d’arrivo, ma anche tutte le tappe (milestone) intermedie. Devi prestare attenzione alla gestione tattico/strategica, non trascurando la gestione operativa … il cosiddetto day-by-day.

Sai bene che proprio la gestione giornaliera nasconde forse le insidie maggiori; sai bene che ti ritroverai ogni giorno a dover gestire tantissime eccezioni e deviazioni di percorso. Ma non è tutto.

Dovrai fronteggiare quotidianamente altri fenomeni che tenderanno a defocalizzarti e a bruciare del tempo prezioso.

Ad esempio, un fenomeno molto diffuso è quello dei tecnostressati, personaggi che, partecipando al progetto a vario titolo, prenderanno di mira la tua casella di posta e spareranno mail con la stessa frequenza con la quale batte il cuore di un centometrista a fine gara!! Se non hai sviluppato gli anticorpi non ti basteranno 24 ore al giorno per gestire questi fenomeni e seguire, al tempo stesso, le attività previste a piano.

Il suggerimento che ti do è “creati la tua to-do list giornaliera”. Ogni mattino scrivi le cosa da fare assolutamente prima che la giornata lavorativa sia conclusa. Questo semplice, all’apparenza banale, espediente ti aiuterà a non perdere il focus e scolpirà nella tua mente priorità ed importanza per ciascuna attività. Sarai naturalmente resiliente nei confronti di qualsiasi fonte di distrazione.

Ho adottato questo approccio anni fa ed oggi, con tutta sincerità, non saprei come farne a meno.

That’s all folks, alla prossima!!