Nessun leader che sia effettivamente tale è esulato dal saper gestire efficacemente una riunione.

Probabilmente è lo strumento di gestione più potente di un’organizzazione, perché consente di far confluire in un unico momento e in un unico luogo, le competenze e l’esperienza di tutti coloro i quali vi partecipano.

In contesti caratterizzati da cambiamenti continui e repentini, è necessario adottare un approccio agile, in cui le riunioni consentano di ridefinire, o semplicemente adeguare, i precedenti piani al mutato scenario.

Ma per evitare che un meeting si trasformi solo in un inutile spreco di tempo (e risorse), bisogna assicurarsi di essere focalizzati, concisi e produttivi.

Come? Seguendo una serie di regole che ti illustrerò a breve.

Prima però prova a fare un esercizio…ripensa al momento immediatamente precedente all’ultima riunione che hai organizzato e rispondi a queste domande:

• Perché ci stiamo incontrando?
• Che cosa tratteremo esattamente?
• Chi parteciperà?
• Quando e per quanto tempo ci riuniremo?
• Come farò a misurare i risultati ottenuti?

Se allora non eri in grado di rispondere con consapevolezza a queste domande, quasi certamente neanche chi vi ha partecipato era a conoscenza di queste informazioni.

Lasciamo per ora queste domande in sospeso, le riprenderemo alla fine dell’articolo.

PERCHÉ ORGANIZZARE UNA RIUNIONE

Una riunione può nascere da esigenze diverse e può condurre ad obiettivi altrettanto diversificati, quali:

• assumere rapidamente decisioni
• alimentare il flusso informativo aziendale
• assicurare la trasparenza
• rafforzare il rapporto di collaborazione e fiducia
• supportare la creazione di una cultura aziendale condivisa.

Le riunioni costituiscono anche un importante momento sociale e di condivisione della vita professionale, durante il quale si attivano e si rinnovano le relazioni interpersonali tra i partecipanti. Questo aspetto non può certamente sfuggire ad un bravo manager, che dovrà essere in grado di utilizzare la riunione per valorizzare e soddisfare il bisogno maslowiano di appartenenza ad un gruppo.

Per tutti questi motivi, una riunione non deve essere banalmente ricondotta ad un mero scambio di informazioni. L’approccio migliore è quello che tiene in considerazione tutti gli aspetti appena citati e che differenzia le modalità di gestione considerando la natura dell’incontro, nonché le peculiarità di chi vi partecipa. É ovvio che una riunione di avanzamento con il team di lavoro potrà essere condotta seguendo uno stile più informale rispetto ad un incontro con un cliente, che richiederà una modalità di gestione più strutturata e una conduzione più formale, a partire dal registro linguistico utilizzato.

In base all’obiettivo, è possibile individuare tre principali categorie di riunioni.

LA RIUNIONE INFORMATIVA

Che una riunione abbia lo scopo di condividere informazioni è un’unanime certezza. Essa può essere lo strumento attraverso cui informare o, al contrario, raccogliere informazioni da chi vi partecipa. In questo ultimo caso, chi conduce la riunione, anziché essere relatore, orienta la sua azione ad ascoltare ed esplorare opinioni.

Si potrebbe però porre un’obiezione: perché scegliere proprio la riunione per colmare questa urgenza informativa?

Esistono sicuramente altri strumenti, anche meno costosi ed impegnativi, che potrebbero soddisfare questa necessità, come un’informativa inviata via email o un contatto telefonico. A differenza di qualsiasi altro canale di comunicazione alternativo, la riunione permette di raccogliere feedback da parte di tutti i partecipanti e, più di ogni altro strumento impiegabile, assicura l’ascolto attivo, garantendo l’effettiva ricezione delle informazioni trasmesse.

LA RIUNIONE APPLICATIVA

Si può condurre una riunione con lo scopo di rendere esecutiva una decisione precedentemente assunta e pianificarne le azioni conseguenti.

I meeting con questa finalità solitamente riuniscono diverse figure professionali, ciascuna capace di apportare il proprio contributo in termini di conoscenze e competenze, consentendo di raccogliere o sviluppare idee circa la modalità migliore per realizzare l’azione pianificata.

L’efficacia di una riunione di questo tipo non si esaurisce in ciò, se consideriamo l’effetto “engagement” che può produrre tra i partecipanti/collaboratori.

LA RIUNIONE DECISIONALE

La riunione decisionale è uno degli strumenti attuativi di uno stile di leadership partecipativo quando il processo decisionale coinvolge anche figure dal profilo non dirigenziale.

Durante questo incontro, ad una prima fase dedicata alla messa a fuoco del problema, ne segue una seconda di esplorazione e comprensione e una terza in cui la decisione viene “confezionata”.La categorizzazione proposta è utile per individuare alcuni degli obiettivi più diffusamente fissati per una riunione, ma non è affatto esaustiva se pensiamo che una riunione può essere convocata per le ragioni più disparate e dettate dalle esigenze del momento. Nulla vieta al manager di indire una riunione formativa o una riunione di tipo “brainstorming” per tentare di trovare una soluzione innovativa ad un problema da risolvere.

I DODICI STEP PER UN MEETING PERFETTO

Quando gestito correttamente, un meeting è uno strumento efficace per comunicare con i collaboratori o con i propri stakeholder. Al contrario, una riunione non correttamente gestita in termini di obiettivi e di durata, può avere effetti deleteri sulla produttività del team e, di conseguenza, sui risultati della nostra azione.

Ecco perché è importante impiegare una serie di strategie, quali:

1. schedulare il meeting in anticipo
2. incontrare il team regolarmente e quando opportuno
3. stabilirne in modo chiaro l’obiettivo
4. esplicitare ed osservare scrupolosamente le norme che regolano lo svolgimento del meeting (ogni tipologia di incontro, infatti, è regolato da norme specifiche, che differiscono in base all’obiettivo)
5. definire una durata e rispettarla
6. creare una agenda tenendo conto delle esigenze dei partecipanti
7. condividere l’agenda in anticipo
8. osservare l’agenda condivisa
9. chiarire il ruolo che ciascun partecipante assumerà nel corso del meeting
10. riunire solo le persone necessarie, coerentemente con l’obiettivo stabilito
11. assicurarsi che tutti i partecipanti siano coinvolti attivamente
12. redigere e distribuire un verbale della riunione appena svolta.

Le riunioni di progetto sono un modo efficace per comunicare, risolvere problemi e sviluppare abilità nel proprio team. Possono anche essere utilizzate come strumento per aumentare il morale e il senso di appartenenza alla squadra, con impatti positivi sulla produttività.

Non possiamo tralasciare l’effetto provocato dalla recente diffusione dello smart working, che ha permesso la diffusione di modalità di gestione delle riunioni da remoto, attraverso l’uso di applicazioni di teleconferenza come Google Meet, Skype o Teams.

La gestione di questo tipo di riunioni segue le stesse regole di una riunione “in persona”, ma una riunione da remoto ha come principali svantaggi la mitigazione dell’effetto “empatia” e la riduzione del coinvolgimento attivo dei partecipanti. Per queste ragioni, le regole suggerite in questo articolo dovranno essere applicate con ancora maggiore scrupolosità.

Per l’organizzazione della prossima riunione, prova a seguire questi suggerimenti e poi prova a dare una risposta alle domande che abbiamo lasciato in sospeso in apertura, vedrai che sarai capace di rispondervi con piena consapevolezza. Seguendo questi suggerimenti, infatti, è possibile trasformare le riunioni in incontri efficaci e produttivi, con partecipanti svegli e costantemente interessati.