Ti sei mai chiesto come sarà il lavoro del project manager tra qualche anno?

Le nuove tecnologie, le metodologie agili e i cambiamenti nel modo di lavorare stanno già producendo un impatto inevitabile sul ruolo del project manager.

L’intelligenza artificiale, un tempo confinata in scenari di fantascienza, è ormai una tecnologia a portata di mano, mentre l’agilità, concetto cardine delle metodologie come Scrum e Kanban, continua a guadagnare terreno. I team di progetto puntano all’autonomia e all’auto-organizzazione, lavorano in modo iterativo e apportano miglioramenti continui ai processi e agli outcome.

Accelerato dalla pandemia, il lavoro da remoto si è fatto spazio in un numero crescente di aziende, modificando modalità di comunicazione e collaborazione. Gli strumenti digitali ci consentono oggi di lavorare in team distribuiti in tutto il mondo, superando le barriere geografiche.

Infine, grazie all’analisi dei dati, è possibile identificare trend, ottimizzare le risorse e prendere decisioni più informate. Dashboard interattive e strumenti di business intelligence permettono di visualizzare i dati in modo chiaro, facilitando la comprensione anche per chi non ha competenze tecniche.

Ma il futuro del project management non riguarda solo la tecnologia e i processi. Le soft skill, come la comunicazione, l’empatia e la capacità di gestire le relazioni, sono fondamentali per un project manager di successo.

Ma quali saranno i trend che caratterizzeranno il project management nei prossimi anni?

Abbiamo analizzato le tendenze attuali per provare ad immaginare l’evoluzione che il ruolo del project manager subirà nei prossimi anni.

IA e machine learning nel project management

Applicato al project management, il machine learning può essere utilizzato per prevedere i tempi di completamento delle attività, identificare i colli di bottiglia, ottimizzare l’allocazione delle risorse e persino suggerire soluzioni innovative a problemi complessi.

Ma come si traduce tutto questo nella pratica?

Pensiamo ad un’azienda che sta sviluppando un nuovo prodotto. L’IA ci permette di analizzare i dati storici dei progetti precedenti per identificare i fattori che hanno influenzato il successo o il fallimento di un prodotto. Sulla base di queste informazioni, il project manager può prendere decisioni più informate sulla progettazione, sulla produzione e sulla commercializzazione del nuovo prodotto.

Un’altra possibile applicazione dell’IA prevede il monitoraggio in tempo reale dello stato avanzamento del progetto, l’identificazione di eventuali deviazioni rispetto al programma e il suggerimento di azioni correttive.

Ancora, possiamo immaginare assistenti virtuali in grado di rispondere alle domande del team, di generare report automatici e di gestire la documentazione del progetto o piattaforme di project management in grado di apprendere dalle nostre abitudini di lavoro e di suggerirci soluzioni personalizzate.

Non dimentichiamo, però, di approcciare a questa tecnologia con un atteggiamento critico e responsabile, tenendo sempre presente che l’essere umano rimane al centro del processo decisionale. Il ruolo del project manager non verrà sostituito dall’IA, ma evolverà con essa.

Il lavoro remoto

Se un tempo il project manager era principalmente un coordinatore di risorse all’interno di un ambiente fisico, oggi deve destreggiarsi in un contesto più fluido e virtuale.

La flessibilità è diventata la parola d’ordine. Con team distribuiti geograficamente e fusi orari diversi, il project manager deve sapersi adattare a ritmi e modalità di lavoro differenti. La comunicazione, un tempo affidata a brevi scambi in corridoio o a riunioni in presenza, si è spostata prevalentemente su piattaforme digitali. Questo ha reso fondamentale la capacità di trasmettere messaggi chiari e concisi attraverso strumenti come videoconferenze, chat e strumenti di collaborazione.

Ma la comunicazione non è solo uno scambio di informazioni. È anche un modo per costruire relazioni, e in un contesto remoto questo diventa più complesso. Il project manager deve dedicare tempo a rafforzare i legami all’interno del team, promuovendo momenti di interazione informale e creando un senso di comunità virtuale.

Con i membri del team che lavorano in luoghi diversi, è fondamentale che tutti abbiano una chiara comprensione degli obiettivi del progetto e delle responsabilità individuali. Gli strumenti di project management digitali possono essere di grande aiuto in questo senso.

Vediamo insieme alcuni dei più utilizzati e apprezzati.

Piattaforme di project management

Queste piattaforme sono essenziali per i progetti gestiti in modalità remota.

Offrono una visione d’insieme completa del progetto, consentendo di:

• assegnare task: ogni membro del team può visualizzare chiaramente le proprie attività e le scadenze;
• tracciare i progressi: grazie a grafici e report, è possibile monitorare lo stato avanzamento del progetto in tempo reale;
• collaborare su documenti: strumenti di collaborazione integrati permettono di lavorare su documenti condivisi in modo simultaneo;
• comunicare efficacemente: chat, commenti e discussioni facilitano la comunicazione.

Sono piattaforme di project management: Trello, Asana, Monday.com, Basecamp, Jira.

Strumenti di comunicazione

Oltre alle e-mail, esistono strumenti più specifici per la collaborazione in tempo reale, come le piattaforme di videoconferenza (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet) che permettono di organizzare riunioni virtuali, condividere lo schermo e collaborare su documenti. Sono estremamente utili anche le applicazioni di messaggistica istantanea, ne sono un esempio Slack, Microsoft Teams, Discord.

Potrebbero tornarti utili anche strumenti di condivisione di file (come Google Drive e Dropbox), Kanban boards e time tracking, questi ultimi permettono di monitorare il tempo dedicato ad ogni attività e di migliorare la gestione del tempo.

Chiaramente la scelta dello strumento giusto dipenderà da diversi fattori, come:

• dimensione del team: per piccoli team, strumenti più semplici possono essere sufficienti. Per team più grandi, sono spesso necessarie piattaforme più complete;
• complessità del progetto: progetti semplici possono essere gestiti con strumenti di base, mentre progetti più complessi richiedono funzionalità avanzate;
• preferenze del team: è importante coinvolgere il team nella scelta degli strumenti ed essere certi che tutti abbiano sufficiente familiarità per utilizzarli al meglio.

L‘analisi dei dati nella routine del project manager

L’analisi dei dati è la skill numero uno per migliorare il modo di lavorare e i risultati del tuo progetto.

Ma come funziona in pratica l’analisi dei dati?

Il primo passo è raccogliere una vasta gamma di dati: tempi di completamento delle attività, costi sostenuti, feedback dei clienti, risultati delle indagini di soddisfazione, e così via.

Ma a cosa servono tutti questi dati?

Servono a prendere decisioni migliori. I dati, una volta organizzati e puliti, devono essere sottoposti ad un’attenta analisi. Da qui possiamo scoprire correlazioni nascoste, identificare i fattori che influenzano il successo o il fallimento di un progetto e prevedere gli scenari futuri con maggiore accuratezza.

Immagina di dover decidere se investire o meno nello sviluppo di una nuova funzionalità del tuo prodotto. Analizzando i dati sulla soddisfazione dei clienti e sul comportamento degli utenti, puoi prendere una decisione più consapevole e basata su evidenze.

Allo stesso modo, se notiamo che un determinato tipo di attività viene sempre completata in ritardo, possiamo intervenire per ottimizzare il processo o assegnare più risorse.

L’analisi dei dati ci aiuta anche a migliorare la pianificazione dei progetti. Identificando i potenziali colli di bottiglia e i rischi, possiamo mettere in atto misure preventive per evitare ritardi e imprevisti.

Ma non è tutto oro quel che luccica. Dati incompleti, errati o non coerenti possono portare a conclusioni fuorvianti. L’analisi dei dati richiede competenze specifiche che non tutti i project manager possiedono. È bene anche considerare che l’implementazione di processi di analisi dei dati può richiedere tempo e risorse significative.

Come fare per integrare l’analisi dei dati nella tua routine?

In primo luogo, devi identificare quali dati sono importanti per il tuo progetto. Non tutti i dati sono uguali, e raccogliere informazioni inutili è chiaramente una perdita di tempo. Concentrati sui dati che ti permettono di misurare i progressi, identificare i rischi e valutare la soddisfazione del cliente.

Una volta individuati i dati rilevanti, è fondamentale scegliere gli strumenti giusti per raccoglierli, organizzarli e analizzarli. Esistono numerosi software e piattaforme che possono aiutarti in questo compito, da semplici fogli di calcolo a sofisticati strumenti di business intelligence. La scelta dello strumento giusto dipenderà dalle dimensioni del tuo progetto, dalle tue competenze tecniche e dal budget a disposizione.

I nostri consigli per iniziare:

• pianifica delle sessioni dedicate all’analisi: dedica del tempo regolarmente all’analisi dei dati, anche solo un’ora alla settimana può fare la differenza;
• visualizza i dati in modo chiaro: utilizza grafici, tabelle e dashboard per presentare i dati in modo intuitivo;
• coinvolgi il team: coinvolgi i membri del tuo team nell’analisi dei dati. Questo li renderà più consapevoli dei progressi del progetto e li aiuterà a prendere decisioni migliori;
• automatizza i processi: utilizza strumenti di automazione per ridurre il tempo dedicato alla raccolta e all’analisi dei dati.

Il project manager del futuro sarà un professionista versatile, in grado di coniugare competenze tecniche e soft skill. Dovrà essere allo stesso tempo un esperto di tecnologia, un leader ispiratore e un abile comunicatore.

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