Uno dei principali obiettivi per ogni azienda è quello di crescere e migliorarsi costantemente, offrendo prodotti e servizi completi, in grado di soddisfare appieno le necessità e le richieste dei clienti. Il raggiungimento della qualità e dell’eccellenza è fondamentale per le aziende che desiderano mantenere un vantaggio competitivo.

Tra i vari metodi e approcci perseguibili, quello più ampiamente conosciuto e adottato è il ciclo di Deming. Ideato negli anni ’50 del Novecento da William Edwards Deming, il modello rivoluzionò il concetto di qualità legato alla produzione industriale in Giappone. In quel periodo, garantire la qualità significava sostenere ingenti investimenti e comportava uno spreco considerevole di risorse. Questo perché la qualità del processo e dei prodotti erano garantiti prevalente dalle fasi di collaudo e le attività di ispezione venivano effettuate solo al termine dei processi produttivi. Di conseguenza, l’unica azione correttiva applicabile consisteva nello scartare i prodotti difettosi, con un inevitabile aumento dei costi. Fu proprio in questo contesto che Deming concepì il ciclo di miglioramento continuo, un approccio che garantiva la qualità e, allo stesso tempo, riduceva gli sprechi. Il modello, anche chiamato PDCA, dalle iniziali delle quattro fasi in cui è possibile suddividere il processo (Plan-Do-Check-Act), fornisce una struttura sistematica per il miglioramento continuo, consentendo alle organizzazioni di identificare i problemi, sviluppare le soluzioni e monitorare la qualità.

Le fasi del ciclo di Deming

Il ciclo di Deming si articola in 4 fasi che si ripetono in maniera ciclica:

1. Plan – Pianificare

La fase iniziale del ciclo di Deming è la pianificazione, necessaria per poter intraprendere qualsiasi azione. È fondamentale elaborare un piano che delinei le strategie e le misure da implementare per instillare la qualità. Attraverso il monitoraggio dei sistemi e l’individuazione dei problemi, è possibile identificare le criticità e definire un piano d’azione per risolverle. Durante la fase “Plan” del ciclo di Deming, le aziende stabiliscono gli obiettivi, identificano i processi chiave e definiscono le strategie per raggiungere il livello di qualità desiderato. In questa fase è importante coinvolgere tutte le parti interessate e raccogliere dati e informazioni pertinenti per assumere decisioni informate.

2. Do – Fare

La fase “Do” prevede l’attuazione dei piani definiti nella fase precedente. Qui vengono messi in atto i cambiamenti pianificati e si raccolgono dati sulle performance. È fondamentale che le attività siano eseguite in modo coerente rispetto ai piani stabiliti, e che siano coinvolte le competenze necessarie per portare a termine le attività previste.

3. Check – Verificare

Nella fase “Check”, viene condotta un’analisi sistematica delle informazioni raccolte nella fase precedente. L’obiettivo è valutare i risultati rispetto agli obiettivi prefissati, identificare le discrepanze e le inefficienze e analizzare le cause principali dei problemi. Questa fase richiede l’utilizzo di strumenti e metodi statistici per valutare l’efficacia delle azioni intraprese.

4. Act – Agire

L’ultima fase, “Act”, prevede la messa in atto di azioni correttive. Sulla base delle informazioni e delle analisi effettuate nella fase di verifica, vengono sviluppate e implementate azioni correttive per affrontare i problemi e le lacune individuate. L’obiettivo è migliorare continuamente i processi ed eliminare le cause dei problemi, per evitare che possano ripetersi in futuro. Questa fase richiede un approccio proattivo e un impegno di lungo termine per realizzare efficacemente il miglioramento continuo. È fondamentale in tal senso rendere prassi comune la soluzione trovata e, quindi, procedurizzare, in modo da rendere consolidate e irreversibili le azioni correttive. A tal fine, dovrà essere sviluppato un piano integrato con le eventuali modifiche, per garantire una qualità crescente del processo produttivo aziendale.

I benefici del ciclo di Deming

Oggi il ciclo di Deming viene applicato a tutte le fasi del management e i quattro stadi della “ruota” corrispondono ad attività specifiche.

Il modello, associato al risk-based thinking, è alla base della norma UNI EN ISO 9001:2015, secondo la quale il ciclo PDCA permette all’organizzazione di assicurare che i propri processi siano adeguatamente dotati di risorse, che le opportunità di miglioramento siano determinate e che sia possibile agire di conseguenza. In sintesi, l’organizzazione aziendale deve determinare e selezionare opportunità di miglioramento e attuare ogni azione necessaria per soddisfare i requisiti del cliente e accrescerne la soddisfazione.

Nello specifico, queste azioni devono comprendere:

a) il miglioramento dei prodotti e dei servizi, per soddisfare i requisiti e per affrontare le esigenze e le aspettative future del mercato di riferimento;

b) la prevenzione e la riduzione dei rischi;

c) il miglioramento delle prestazioni e dell’efficacia del sistema di gestione per la qualità.

Il ciclo di Deming, oltre a consentire un approccio sistematico e strutturato al miglioramento della qualità, grazie alla sua natura ciclica, garantisce un flusso costante di feedback e correzioni, evitando di accumulare problemi non risolti. Inoltre, il coinvolgimento di tutte le parti interessate favorisce la collaborazione e il consolidamento di un senso di responsabilità condivisa, promuovendo la cultura dell’eccellenza in tutta l’organizzazione.

Come abbiamo visto i benefici del ciclo di Deming sono molteplici e possono essere sperimentati da diverse organizzazioni e settori. Sintetizzando, l’applicazione ciclica delle sue fasi consente di raggiungere obiettivi in termini di:

• miglioramento continuo. Il ciclo di Deming offre un approccio strutturato per il miglioramento continuo della qualità. Consentendo alle organizzazioni di identificare i problemi, sviluppare soluzioni e monitorare i risultati, favorisce una cultura di apprendimento e innovazione costante;
• efficienza operativa. L’adozione del ciclo di Deming permette alle aziende di identificare e correggere inefficienze nei processi. Attraverso la fase di “Check”, si possono individuare le cause principali dei problemi e implementare azioni correttive mirate per ottimizzare le operazioni;
• orientamento al cliente. Il ciclo di Deming pone un’enfasi sulla soddisfazione del cliente. Attraverso la pianificazione e l’implementazione di azioni correttive, le organizzazioni possono rispondere alle esigenze dei clienti in modo più rapido ed efficace, migliorando così la qualità dei prodotti e dei servizi offerti;
• coinvolgimento dei dipendenti. Il ciclo di Deming promuove un coinvolgimento attivo dei dipendenti a tutti i livelli dell’organizzazione. Coinvolgendo le persone nei processi di pianificazione, implementazione e valutazione delle azioni correttive, si promuove un senso di responsabilità condivisa e un ambiente di lavoro collaborativo;
• riduzione dei costi. Attraverso l’identificazione e l’eliminazione degli sprechi e delle inefficienze, il ciclo di Deming può portare ad una riduzione dei costi operativi.

Il ciclo di Deming può essere adottato da qualsiasi tipo di organizzazione, sia nel settore manifatturiero che nei servizi. Tuttavia, è importante sottolineare che la sua efficacia dipende dall’impegno e dall’adesione costante all’approccio PDCA da parte di tutti i membri dell’organizzazione.