L’intelligenza artificiale si fa sempre più spazio nelle nostre vite. Ad oggi, sono disponibili tantissimi strumenti di IA sul mercato, tanto da rendere difficile capire quali soluzioni possano effettivamente risultarci utili.

Nella gestione dei progetti, l’utilizzo di strumenti di IA permette di aumentare la produttività, ottimizzando l’utilizzo delle risorse. Per raggiungere questo risultato è necessaria una valutazione oculata sia delle esigenze specifiche del team di progetto, sia delle caratteristiche dei diversi tool disponibili.

Prima di tutto, è essenziale chiedersi quali attività potrebbero trarre maggior beneficio dall’intelligenza artificiale. Gestire un progetto è un compito impegnativo, motivo per cui il project manager deve possedere diverse skill, ma di questo ne abbiamo parlato approfonditamente in questo articolo.

Gli strumenti di IA possono supportare la gestione dei progetti, semplificando diverse attività. In generale, possono essere utilizzati per automatizzare le attività ripetitive, svolgere analisi predittive e per semplificare le attività di pianificazione.

Per comprendere quali tool possono più efficacemente supportare il team di progetto nello svolgimento delle attività, per prima cosa dovrai intercettare i principali ostacoli che quotidianamente influiscono sulla qualità delle prestazioni, coinvolgendo il team in questo processo per avere un feedback immediato ed autentico.

Comprese le esigenze del team, potrai condurre un’analisi dei vari strumenti di IA potenzialmente in grado di risolvere le inefficienze e semplificare le attività di progetto. Esplora le varie soluzioni disponibili sul mercato, sfruttando l’opportunità di attivare demo gratuite per testarne direttamente l’adattabilità al contesto specifico del tuo progetto. La comparazione di funzionalità e livello di supporto offerto diventa quindi fondamentale per una decisione informata.

Allo stesso tempo, è utile valutare la scalabilità e la flessibilità dello strumento, che deve essere in grado di crescere e adattarsi alle dimensioni e alla complessità dei progetti che seguirai nel tempo. La facilità d’uso e l’accessibilità per il team sono altrettanto importanti; un’implementazione senza problemi richiede che il personale possa utilizzare lo strumento senza una curva di apprendimento eccessivamente ripida.

Un altro aspetto che dovrai attenzionare con particolare premura riguarda la sicurezza delle informazioni, soprattutto se stai trattando dati sensibili.

Per ultimo, ma non per importanza, dovrai valutare il prezzo delle varie soluzioni, inclusi eventuali costi nascosti come la formazione del personale. Molti tool sono fruibili nella versione gratuita, ma spesso talune funzionalità posso essere attivate solo a pagamento. Allo stesso tempo, ti sarà utile calcolare il ritorno dell’investimento in termini di aumento della produttività.

Di seguito ti proponiamo la nostra guida, in cui abbiamo raccolto i 10 migliori strumenti di IA che, a nostro avviso, sono in grado di supportare l’aumento della produttività di un progetto.

La guida ai 10 migliori strumenti di IA per la produttività

1. Copy.ai

Nel nostro articolo su come sfruttare la potenza della Generative AI per ottimizzare la gestione dei progetti, abbiamo parlato nel dettaglio delle potenzialità dei chatbot nella generazione di testi, ma esistono strumenti analoghi specializzati nella produzione di contenuti specifici.

Copy.ai è uno strumento di copywriting in grado di generare testi di marketing di alta qualità, come ad esempio testi di annunci pubblicitari, e-mail e landing page. L’interfaccia user-friendly lo rende abbastanza semplice da utilizzare anche se non si ha dimestichezza con la tecnologia.

2. ChatGPT

ChatGPT è uno degli strumenti AI più comunemente utilizzati. Dotato di un’interfaccia utente intuitiva, fornisce risposta a tutte le tue richieste. Il suo principale limite è che le informazioni a cui ha accesso sono aggiornate al gennaio 2022. Sebbene l’affidabilità della versione gratuita di ChatGPT sia ancora oggetto di dibattito, può essere utilizzato per tantissimi scopi. Per un approfondimento, leggi qui.

3. Bard

Come ChatGPT, anche la soluzione di Google utilizza l’elaborazione del linguaggio naturale e il deep learning. È un “collaboratore creativo” in grado di comunicare e generare testo simile a quello umano, in risposta a specifiche richieste. Come utilizzarlo? Oltre ad aiutarti nell’elaborazione di testi e documenti, è in grado di identificare le aree in cui il progetto è più vulnerabile e di valutare le diverse opzioni per il completamento di un’attività.

Può ricevere input vocali e scrivere codice in oltre venti lingue, risolvere bug, creare giochi e persino un sito web. Può riassumere pagine web e interi siti, e le conversazioni in Bard AI possono essere facilmente esportate su Gmail o Google Docs, agevolando la collaborazione e la condivisione.

È uno strumento gratuito per tutti gli utenti con un numero illimitato di domande. L’unico requisito è che gli utenti debbano avere un account Google.

4. Tactiq.io

Tactiq.io ti permette di prendere appunti durante le videoconferenze e trascrive automaticamente il contenuto della conversazione. É utilizzabile con Zoom, Microsoft Teams e Google Meet ed è in grado anche di creare utilissime sintesi, da poter utilizzare all’interno di recap, e-mail e proposte di collaborazione.

5. Jasper.ai

Che si tratti di pianificare riunioni, scrivere un’e-mail o impostare un promemoria, Jasper.ai può essere il tuo alleato perfetto.  É la piattaforma AI che aiuta nella creazione di contenuti di marketing come articoli di blog, post sui social media, e-mail di vendita, testi di siti web. Può integrarsi con applicazioni e dispositivi per aiutarti ulteriormente a valorizzare il tuo tempo.

6. Beautiful.ai

Se invece hai bisogno di creare una presentazione, beautiful.ai ti aiuta a creare in pochi minuti documenti visivamente accattivanti, formattando automaticamente testo e immagini. Puoi accedere ad una libreria con centinaia di diapositive realizzate dall’intelligenza artificiale, per presentare le tue idee in modo semplice ed efficace.

7. Hubdoc

Hubdoc è uno strumento utile per gestire i documenti. È in grado di estrarre automaticamente il testo da documenti scansionati, PDF ed e-mail rendendo più semplice la modifica e il riutilizzo dei contenuti.

8. Legal Robot

Il project manager si occupa anche di gestire i contratti. Uno strumento di IA che può supportare in questo compito è Legal Robot. Può essere considerato a tutti gli effetti un supporto legale, in quanto consente di creare documenti legali a partire da un ricco database di modelli e scenari. Rappresenta un valido supporto per la leggibilità dei documenti, grazie alla funzione di semplificazione del linguaggio.

9. Timely

Timely permette di tenere sotto controllo una delle risorse più preziose: il tempo.

Attraverso l’uso dell’intelligenza artificiale, Timely supporta la pianificazione intelligente delle risorse del progetto, registra automaticamente i tempi ed elabora schede attività per il team.

10. Sage AP Automation

Sage AP Automation è uno strumento di IA utile per gestire il processo di Accounts Payable (AP). Gestisce la contabilità fornitori, inclusi monitoraggio e pagamento delle fatture, automatizza la registrazione delle spese in uscita e in entrata eseguendo anche la riconciliazione bancaria. Consente agli utenti di dedicare tempo ad altre attività anziché inserire manualmente i dati.

Consigli per utilizzare al meglio gli strumenti di IA

Come abbiamo visto, gli strumenti di intelligenza artificiale possono semplificare tantissime attività e sono un valido supporto se utilizzati seguendo alcune buone regole.

Quando utilizzi uno strumento di intelligenza artificiale, soprattutto per la creazione di testi, è sempre bene controllare il contenuto prodotto prima di condividerlo. Effettua un controllo incrociato anche con una semplice ricerca sul web e apporta modifiche, dove necessario. Non copiare e incollare mai ciecamente il testo da uno strumento di AI senza controllarlo, poiché potrebbe essere impreciso. Gli strumenti di intelligenza artificiale sono potenti, ma non sono perfetti. Possono commettere errori e possono essere soggetti a pregiudizi. È importante essere consapevoli di questi limiti per poterne sfruttare tutto il potenziale.

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