Prendo spunto da un articolo pubblicato qualche tempo fa su CIO (lo trovi a questo link) per parlarti di come un project manager dovrebbe operare per far in modo che il suo “valore strategico” all’interno dell’organizzazione sia riconosciuto ed apprezzato.

Ti anticipo che non farò riferimento a come identificare i requisiti, garantire il rispetto dello schedule, analizzare i rischi di progetto, ecc. Il project manager moderno ha l’obbligo di guardare oltre questi concetti di base ed avere sempre chiara la relazione che sussiste tra gli obiettivi del progetto e la strategia aziendale.

Questo, ti assicuro, è l’unico modo per essere riconosciuti dal top management, dai dirigenti e dagli stakeholder di maggiore peso (in particolare da quelli che alimentano il progetto con risorse economiche …) come un partner strategico indispensabile.

Comprendo benissimo la tua obiezione, penserai “Ok, ma io ho una certa esperienza, sono anche certificato PMP® e quello che so è che la responsabilità principale di un project manager è consegnare i progetti in tempo e budget. C’è qualcosa di sbagliato in questi?”

Non c’è nulla di sbagliato. Anzi, non posso che essere d’accordo.

Ma se la tua ambizione è fare realmente la differenza ed uscire dalla mischia devi comprendere che i professionisti della gestione dei progetti guidano con autorevolezza il team con l’intento di supportare l’organizzazione nel raggiungere obiettivi strategici che spesso vanno ben oltre l’ambito del progetto.

Tu come project manager avrai maggiore probabilità di essere ben visto ai “piani alti” dell’organizzazione solo quando sarà riconosciuto il tuo valore strategico.

Detto questo, cosa fare per far si che il proprio valore strategico sia riconosciuto ed apprezzato in azienda? Ci sono diversi accorgimenti che è possibile attivare da subito, gran parte di questi afferiscono alla sfera della comunicazione. Di seguito te ne riporto alcuni.

1. Porta in squadra le persone giuste, quelle con le giuste conoscenze e abilità

Se sei nelle condizioni di poter scegliere seleziona una ad una le persone che faranno parte della tua squadra. Ogni progetto è diverso dagli altri ed è per questo che nel project management non esiste il “dream team”, nel senso che non esiste la squadra che funziona sempre e che garantisce in ogni caso il miglior risultato.

A seconda delle caratteristiche del progetto, del cliente e dello sponsor cerca di capire quali debbano essere le conoscenze e le abilità che dovranno caratterizzare le persone del team di progetto.

E’ evidente che non sempre è possibile scegliere (anche in organizzazioni strutturate in cui è presente un PMO). In questi casi puoi operare come segue:

• evidenzia il gap tra quello che realmente serve al progetto e quello che possono offrire le tue persone;
• individua interventi di formazione mirati a colmare il gap (anche con sessioni di training on the job);
• esercita la tua leadership

In questo modo avrai conseguito un duplice obiettivo: da un lato avrai ampliato il bagaglio di conoscenze delle tue persone e questo, specie nei collaboratori giovani, è quasi sempre motivo di nuove motivazioni e soddisfazione professionale; dall’altro avrai contribuito all’innalzamento medio delle competenze presenti in azienda, il che rappresenta un valore “strategico” per qualsiasi organizzazione.

Chiaramente formare le persone ha un costo. Quindi ricordati di tenerne conto in fase di pianificazione.

2. Focalizzati sulle attività ad alto impatto

In azienda si eseguono diversi progetti e attività. E’ inutile girarci intorno dicendo che tutto è importante allo stesso modo, è innegabile che ci sono progetti che hanno una maggiore valenza per l’azienda.

Bene. Un altro obiettivo che dovresti cercare di conseguire è aumentare la probabilità di eseguire progetti ad alto impatto e ad alta visibilità, ossia progetti che si allineano perfettamente con gli obiettivi strategici a lungo termine dell’organizzazione.

Se sarai tu a gestire questo tipo di attività avrai la possibilità di confrontarti in modo costante con la “prima linea” e mettere in mostra tutte le tue qualità. E’ chiaro che questo si traduce anche in una maggiore pressione e nell’essere costantemente esposto al rischio del fallimento, ma sono sicuro che non avrai difficoltà a comprendere che senza prendere questo tipo di rischi ti esponi comunque ad un rischio: quello di restare confinato a vita nel dimenticatoio!

3. Riferisci su ciò che veramente interessa all’azienda

Evita inutili report con informazioni che non contengono valore.

Nella mia carriera ne ho visti di report pirotecnici, pieni zeppi di iperboliche rappresentazioni di dati privi di alcun senso. Quale credi sarà la reazione da parte del tuo capo nel ricevere un documento di questo tipo? Si complimenterà con te per i colori scelti?

Focalizza la tua attenzione sugli indicatori chiave di prestazione (KPI) e stabilisci un modo sintetico ed efficace per riferire solo su quelli. Il report perfetto non ha bisogno di tanto spazio, probabilmente basta una singola pagina (less is better).

I KPI, che potranno essere sia quantitativi che qualitativi, dovrebbero essere in grado di segnalare regolarmente i progressi agli sponsor del progetto e alle parti interessate. Sarà responsabilità del project manager selezionare una forma di rappresentazione che unisca sinteticità e capacità di fornire informazioni di valore sulle prestazioni del progetto.

4. Tieni viva la comunicazione con le altre aree aziendali

Il valore strategico di un project manager può essere riconosciuto solo se gli stakeholder e i dirigenti possono distinguere in modo chiaro la linea che unisce progetto e obiettivi strategici dell’azienda.

Tu puoi e devi avere un ruolo attivo in questo.

Un modo sicuramente efficace è stabilire una comunicazione continua e trasparente tra il project manager e tutte le aree aziendali, tale comunicazione sarà incentrata su come il progetto sta supportando il conseguimento degli obiettivi aziendali e su quelli che saranno i benefici attesi.

In questo caso non commettere l’errore di inviare il report che utilizzi per gli avanzamenti. Ricorda che la comunicazione va sempre tarata in funzione del destinatario e del risultato che si desidera raggiungere. Una descrizione qualitativa (e celebrativa) dei risultati raggiunti e di come questi avranno riverberi positivi sulle altre funzioni aziendali va più che bene.

5. Comunica sempre in modo semplice e non ambiguo

Il responsabile di progetto ad inizio attività si siede con sponsor, dirigenti, parti interessate e team e stabilisce in modo preciso le informazioni che dovrà inviare a ciascuno (ricorda che la comunicazione cambia a seconda del destinatario).

Questo è un momento da non sottovalutare perché il project manager dovrà passare al setaccio le necessità dei diversi interlocutori e stabilire le modalità per soddisfarle in modo semplice e non ambiguo.

E’ buona cosa verificare la disponibilità di strumenti che consentano di collezionare i dati in modo rapido (es. valori in tempo reale assunti dai KPI) e progettare dei cruscotti che assicurino rappresentazioni di facile lettura anche per i non addetti ai lavori.

6. Evidenzia i risultati raggiunti dal team

Ho conosciuto diversi pseudo-responsabili di progetto che perpetravano l’odioso comportamento secondo il quale “quando le cose vanno bene è solo merito mio, quando vanno male la colpa è degli altri”.

In realtà questi individui non sono dei project manager e, soprattutto, non sono dei leader. Nella migliore delle ipotesi si tratta di battitori liberi in cerca di facile gloria da guadagnare a discapito degli altri.

Un responsabile di progetto, in particolare se mira ad acquisire un peso strategico rilevante per l’azienda, celebra sempre i risultati conseguiti come frutto del lavoro di squadra e si assume sempre la responsabilità di eventuali errori schermando il gruppo da attacchi provenienti dall’esterno.

Se sposi questo tipo di filosofia da un lato ti guadagnerai il rispetto del tuo team, che sarà sempre più coeso e motivato; dall’altro sarai visto dai “capi” come un leader affidabile su cui poter fare affidamento per lo sviluppo dell’intera organizzazione.

7. Applica il miglioramento continuo per tutti i processi ed in tutte le aree di conoscenza

Partiamo dal presupposto che ogni professionista dovrebbe rimanere in uno stato di miglioramento continuo permanente.

A maggior ragione per un project manager è vitale rivedere continuamente processi, risorse interne, tecnologie, cultura, ecc. per assicurarsi che i bisogni degli stakeholder e gli obiettivi strategici siano costantemente soddisfatti.

Il mondo cambia ad un’incredibile velocità e ciò che funziona oggi non funzionerà necessariamente domani. I project manager devono evolversi continuamente per tenere il passo.

Todd Williams, presidente di eCameron, società statunitense che aiuta i leader a tradurre “la visione del valore attraverso la perfezione dell’esecuzione del progetto”, ritiene che i professionisti del project management debbano possedere un forte senso degli affari.

Questa affermazione, se solo si pensa alla concezione classica del project management, è estremamente interessante perché ci fa subito capire come sta evolvendo il ruolo del project manager.

Il problema è che spesso i project manager sono totalmente assorbiti dalle attività operative e sono così concentrati sull’implementazione da dimenticare che il progetto è in esecuzione per raggiungere un obiettivo più grande: un obiettivo strategico.

Williams afferma che “migliorare l’acume aziendale e sviluppare il senso per il business aiuta i professionisti del project management a comunicare in modo più efficace con dirigenti e top management.

Siamo ai saluti

Io concordo appieno con l’affermazione di Todd Williams, sono convinto che in un futuro molto prossimo la figura del project manager transiterà sempre più verso una figura dai caratteri imprenditoriali.

In fondo, il progetto è assimilabile ad un’impresa con la sola differenza che in teoria persegue il suo scopo in un intervallo temporale limitato. Ritengo che limitare le competenze del project manager alla sola sfera operativa sia un limite, sia per il professionista che per l’organizzazione.

Le aziende che sopravvivono alle turbolenze dei mercati e che crescono anche quando le altre semplicemente tirano giù la serranda sono quelle che hanno una chiara visione strategica.

Aumentare il tuo valore strategico ti porterà ad essere protagonista del successo dell’intera organizzazione e non solo del progetto.

Personalmente – un po’ per un’innata curiosità, un po’ perché nutro da sempre interesse per il business – ho sempre avuto la tendenza a guardare oltre lo steccato e confesso, a distanza di anni, di aver ottenuto solo vantaggi.

Questo è tutto.

Alla prossima!