Il Daily Scrum, anche conosciuto come Daily Stand-up, è una delle pratiche più importanti nello sviluppo Agile del software. Si tratta di una breve riunione giornaliera del team di sviluppo, generalmente di 15 minuti o meno, che si svolge all’inizio della giornata lavorativa, nello stesso luogo e alla stessa ora.

L’obiettivo del Daily Scrum è quello di sincronizzare il team sulle attività svolte, su quelle in corso e sulle eventuali difficoltà incontrate. La struttura del Daily Scrum è molto semplice: tutti i membri del team si riuniscono insieme, preferibilmente in piedi per evitare che la riunione diventi troppo lunga, e ognuno ha la possibilità di rispondere a tre domande:

• Cosa hai fatto ieri?
• Cosa farai oggi?
• Ci sono problemi che ostacolano il tuo progresso?

Grazie al Daily Scrum, i membri del team riescono a comunicare in maniera rapida ed efficiente, affinché tutti siano a conoscenza di ciò che sta accadendo all’interno del team. In particolare, la risposta alla terza domanda fornisce l’opportunità per il team di risolvere le eventuali difficoltà in modo collaborativo.

Non compiere l’errore di considerare il Daily Scrum come una riunione in cui risolvere le questioni critiche, o come una semplice sessione di pianificazione. È invece un’occasione per il team per collaborare, condividere informazioni, rivedere i progressi e identificare eventuali ostacoli. L’obiettivo è quello di mantenere la squadra focalizzata sui risultati e allineata sulle attività in corso.

Fin qui la teoria è ineccepibile, ma nella pratica?

Come Scrum Master mi è capitato più volte di quante potessi immaginare, di scontrarmi con l’ostracismo degli sviluppatori. Nonostante il Daily Scrum sia ritenuto un evento di valore, non è raro incontrare difficoltà, specie se il team non è affiatato o non è abituato a gestire i progetti con Scrum.

Nella mia esperienza, gli ostacoli che più comunemente ho potuto osservare riguardano:

• la mancanza di partecipazione, principalmente causata da una scarsa motivazione. Cercare di capire l’origine di un approccio negativo è fondamentale per aumentare il coinvolgimento del team e raggiungere una buona interattività durante il Daily Scrum. La causa di un atteggiamento demotivato può essere meno complessa di quanto pensiamo e spesso può essere riconducibile anche ad un semplice problema di orario, ad esempio. Per individuare gli ostacoli, analizza il problema dal punto di vista del tuo team;
• la durata eccessiva. Il Daily Scrum è progettato per essere una riunione breve e concisa e tale deve essere. Tuttavia, in alcuni casi, la riunione può protrarsi per più tempo, perdendo così l’efficacia della sua immediatezza. Trattenere il team per troppo tempo potrebbe essere controproducente. In questo caso, come Scrum Master dovrai riportare la discussione entro i tempi stabiliti;
• la ripetitività. Alcuni membri del team potrebbero sentirsi annoiati dalla ripetitività della riunione giornaliera, soprattutto se si finisce per parlare sempre degli stessi argomenti. Dai al tuo team spunti di riflessione o utilizza nuovi strumenti per promuovere la discussione; l’analisi del Burndown Chart potrebbe essere un buon punto di partenza;
• la divergenza dallo scopo. In alcuni casi, il Daily Scrum può diventare una sessione di problem solving, divergendo dal suo scopo principale, ovvero quello di fornire una panoramica sul lavoro svolto, quello in programma e sugli eventuali impedimenti. Se ciò dovesse accadere, riporta il tuo team sulla giusta strada;
• la mancanza di trasparenza. Se alcuni membri del team non condividono apertamente le loro attività o gli eventuali problemi, il Daily Scrum potrebbe non essere in grado di risolvere efficacemente gli ostacoli al progresso del progetto. Promuovere un clima di ascolto, in cui è possibile condividere le proprie idee senza sentirsi giudicati, è fondamentale per superare questo problema.

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Il team di sviluppo dovrebbe sempre tenere a mente il vero obiettivo del Daily Scrum e lavorare insieme per assicurarsi che sia efficace e produttivo, anche nel caso in cui questo significhi adattare la struttura e il formato della riunione alle esigenze del team. Inoltre, è importante che tutti si impegnino a partecipare attivamente alla riunione e ad essere trasparenti in merito alle loro attività e impedimenti incontrati.

Un caso pratico:

Circa un anno fa, io e il mio team stavamo lavorando ad un progetto di sviluppo software e ricevevamo continue richieste di modifica da parte del cliente. Il Product Owner, si ritrovava quotidianamente a confrontarsi con il cliente e con il team per rivedere le funzionalità del software e ridefinire le priorità. A tale criticità, si aggiungeva la puntuale assenza del cliente alle riunioni di Sprint Review. L’impossibilità di dimostrare al cliente le funzionalità implementate nel corso dello Sprint e le modifiche apportate in virtù delle sue richieste, generava un senso di frustrazione nel team, che nel tempo risultava sempre più demotivato e, di conseguenza, tendeva a scontrarsi con il Product Owner circa la fattibilità e la reale necessità dei cambiamenti da apportare.

La vera sfida in quell’occasione è stata supportare e motivare il team al confronto costruttivo, nel tentativo di evitare il conflitto che purtroppo stava innescando effetti negativi in termini di coesione, un obiettivo che con non poche difficoltà avevamo raggiunto. Fino ad allora, nonostante il mio impegno nel far comprendere al team l’importanza dello svolgimento regolare degli eventi, non riuscivamo a svolgere puntualmente il Daily Scrum. Quel momento di difficoltà è stata la preziosa occasione per maturare la consapevolezza dell’importanza di incontrarsi e confrontarsi quotidianamente.

Tre suggerimenti per svolgere al meglio il Daily Scrum

1. Rispettare i tempi

Il Daily Scrum deve essere una riunione breve e concisa, quindi è importante rispettare i tempi stabiliti. Assicurati di iniziare la riunione puntualmente e di limitare le risposte a ciascuna delle tre domande a un massimo di un minuto ciascuna. Ciò garantirà a tutti i membri del team l’opportunità di condividere le proprie informazioni in modo efficiente, evitando che la riunione diventi troppo lunga.

2. Concentrarsi sui progressi e sugli ostacoli

Il Daily Scrum non è una riunione in cui discutere dettagliatamente le questioni critiche o pianificare in dettaglio il lavoro futuro, ma si focalizza sui progressi compiti, sugli obiettivi del giorno e sugli eventuali ostacoli che impediscono il progresso del progetto. Assicurati che tutti i membri del team rispondano alle tre domande in modo diretto.

3. Collaborare

Il Daily Scrum è un’opportunità per il team per prevenire i rischi e anticipare i problemi. È importante che tutti siano collaborativi durante la riunione. Se un membro del team ha un problema o un ostacolo, i colleghi dovrebbero offrirgli aiuto, suggerendo possibili soluzioni. Questa è una strategia per risolvere rapidamente i problemi e mantenere il progetto sulla buona strada.

Seguendo questi 3 suggerimenti, il team sarà in grado di ottenere il massimo valore dal Daily Scrum.

Se sarai in grado di svolgere regolarmente e in maniera efficace il Daily Scrum, potrai aumentare la produttività del team, migliorare la qualità del prodotto finale e ridurre i tempi di consegna.

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