Esistono variabili difficili da prevedere o da controllare e di questo ne abbiamo avuto conferma negli ultimi anni.

Per quanto possa essere strutturato ed attento il processo di pianificazione delle attività, esistono aspetti di un progetto o fenomeni aziendali che sfuggono alla capacità di controllo umano.

Le aziende hanno dovuto adattare i modelli di gestione aziendale alle nuove condizioni di produzione, caratterizzate da un’elevata competizione e richieste di maggiore produttività e qualità degli output. Un contesto che ha portato al cambiamento della natura dei progetti da gestire, per i quali i principi del management “tradizionale” non bastano più.

L’Agile Project Management è una metodologia di gestione dei progetti che nasce proprio con l’intento di dotare un team di tutti gli strumenti necessari per gestire il cambiamento come un’opportunità.

Per conoscere le principali differenze tra l’approccio tradizionale e quello Agile, leggi il nostro articolo:

“Waterfall vs Agile: qual è l’approccio migliore?”

Sebbene sia particolarmente adatto per le aziende che operano nel settore dell’IT, fortemente suscettibile ai cambiamenti, quello Agile è un approccio che può essere adottato da qualsiasi organizzazione aziendale, rendendola più performante sotto vari aspetti.

Cos’è il metodo Agile?

Partiamo da una prima constatazione: l’Agile non è un insieme di principi e regole da applicare tout court, è un modo di pensare.

È questo il motivo per cui la transizione verso un modello di gestione Agile non è affatto un processo facile e scontato, ma necessita di tempo e di una serie di accorgimenti.

Le basi della metodologia risiedono in dodici principi sintetizzati nel Manifesto Agile e in quattro valori fondamentali, indicati di seguito:

1. Gli individui e le interazioni più che i processi e gli strumenti
2. Il software funzionante più che la documentazione esaustiva
3. La collaborazione col cliente più che la negoziazione dei contratti
4. Rispondere al cambiamento più che seguire un piano

Agile e il cambiamento

Perché l’approccio Agile è tanto decantato per le sue doti di gestione del cambiamento?

Quando si parla di approccio Agile si fa riferimento ad una serie di framework che condividono la stessa filosofia, le stesse caratteristiche e spesso gli stessi strumenti.

Le principali metodologie Agile utilizzate ad oggi sono:

• Scrum
• Lean Software Development
• Kanban
• Extreme Programming (XP)
• Crystal
• Dynamic Systems Development Method (DSDM)
• Feature Driven Development (FDD)

Per approfondimenti, ti consigliamo la lettura dell’articolo:

“La top ten delle metodologie di project management che devi assolutamente conoscere”

L’esistenza di diversi framework risponde all’esigenza di delineare diverse configurazioni dell’approccio Agile, che possano incontrare le esigenze di organizzazioni diverse. Questo permette alle aziende che intendono seguire la via dell’Agile di scegliere le tecniche che più si adattano ai progetti che gestiscono e agli obiettivi aziendali.

Quando il contesto è soggetto a frequenti mutamenti, decidere di adottare un approccio Agile è sicuramente la scelta migliore.

Preferendo il rilascio frequente e alimentando cicli di feedback da parte del cliente, Agile consente di plasmare l’output finale sulla base delle esigenze del cliente e dei mutamenti del contesto. Infatti non bisogna considerare come cambiamento solo le modifiche richieste dal cliente o l’evoluzione delle preferenze del consumatore finale, ma anche possibili evoluzioni nelle tecnologie impiegate che impongono, ad esempio, una riprogettazione del processo produttivo, o ancora, nuovi scenari di politica economica impattanti sul contesto aziendale.

I benefici della metodologia Agile

Adottare l’approccio Agile significa concretizzare una serie di benefici che vanno dallo sviluppo più rapido delle soluzioni, ad un maggiore coinvolgimento delle persone impiegate nelle attività. Sì, perché Agile, prevedendo un sistema di autogestione del team, aumenta il senso di appartenenza al gruppo e responsabilizza i membri del team, producendo un innalzamento drastico delle performance delle risorse umane.

Ulteriori vantaggi di un’organizzazione Agile:

• riduzione degli sprechi attraverso una riduzione delle risorse impiegate
• aumento nella flessibilità
• aumento della percentuale di successo grazie a sforzi più focalizzati
• tempestività nell’individuazione di difetti e problemi con conseguente riduzione del rischio associato
• maggiore controllo sulle attività pianificate, in corso e concluse
• aumento della collaborazione tra i membri del team

5 consigli per implementare l’approccio Agile

Implementare con successo l’approccio Agile all’interno di un’organizzazione, di qualsiasi natura questa sia, è possibile, ma è bene non sottovalutare alcuni aspetti fondamentali.

Non basta riunire il team di lavoro, leggere i famosi dodici principi del Manifesto Agile e lasciare che il team si autogestisca nell’attribuzione di compiti e mansioni.

Agile deve prima di tutto essere radicato nella cultura organizzativa. Il pensiero Agile deve essere una qualità che ogni singolo membro dell’organizzazione deve poter maturare e questo, ovviamente, richiede tempo e dedizione.

1. L’importanza di un Agile Coach

Nelle primissime fasi di adozione del nuovo modello, sarebbe bene farsi affiancare da un Agile Coach, che possa fungere da guida nello stabilire gli obiettivi a breve e a lungo termine e che possa supportare il management e tutto il personale coinvolto, nello sviluppo del nuovo approccio.

2. Determinazione

È molto probabile che gli ostacoli che si presentano lungo il cammino, soprattutto in quelle aziende che sono completamente nuove a questo tipo di metodologia, creino un clima di sconforto. Il consiglio è di proseguire, magari aggiustando il tiro, senza abbandonarsi al senso di frustrazione.

3. Adottare la tecnica del tailoring

La tecnica del tailoring consiste nel mixare differenti approcci Agile, al fine di individuare quello che meglio si adatta alle peculiarità della propria azienda e può essere molto utile in una fase di transizione al metodo Agile. Molte aziende decidono poi di proseguire in questo “approccio customizzato”, perché ritrovano in una particolare soluzione mista, la propria dimensione ottimale.

4. Promuovere il confronto continuo

Nella fase di implementazione del metodo Agile, il confronto è, più che necessario, obbligatorio. Il confronto costruttivo è la soluzione migliore ai problemi che potrebbero presentarsi. La chiave per un’implementazione di successo risiede nella promozione del confronto, anche e soprattutto per la condivisione di pareri negativi. Risolvere malcontenti e situazioni negative tempestivamente è fondamentale per evitare il pericoloso procrastinarsi di situazioni che aumenterebbero inevitabilmente il rischio di insuccesso.

5. Puntare al miglioramento continuo

In ogni situazione negativa o problema, bisogna sempre intercettare la leva per il miglioramento delle performance. Ogni errore deve essere visto come un’opportunità di miglioramento. Non è mai consigliato reagire ad un errore commesso con una punizione, questo approccio causerebbe demotivazione nel team. Al contrario, quando incorre un errore commesso da un membro o un problema nella comunicazione con gli stakeholder, è bene evidenziare la causa del problema, misurarne gli effetti ed infine cercare il confronto con i propri collaboratori, per migliorare come singoli e come team.