Negli anni mi sono confrontato con tantissimi professionisti che, proprio come te, hanno la responsabilità di portare a termine e con successo iniziative progettuali condotte per l’organizzazione di appartenenza o nella piccola/media impresa di loro proprietà.

Le esperienze condivise sono state tante, così come gli argomenti discussi. Ho notato che alcuni temi – per carità di grande importanza, spesso legati alle variabili fondamentali quali tempo, costi, ambito, qualità, ecc. -, infiammano gli animi. Altri invece, a mio avviso altrettanto importanti, sono alquanto sottovalutati. Uno di questi è relativo alla performance delle persone, sia riferita ai singoli che al team nel suo complesso.

“Cosa posso fare per ottenere di più dalle mie persone? Come posso essere più incisivo sulle attività? Come posso elevare la performance di gruppo ad un livello superiore?”

A domande di questo tipo rispondo sempre allo stesso modo: Devi imparare a guidare.

Si hai capito bene. Devi imparare a guidare le persone che lavorano sul tuo progetto ed improntare la tua gestione orientandola alla performance.

Devi essere in grado di agire sulle dinamiche di gruppo per fare in modo che il team sia polarizzato nella giusta direzione, influenzando e modificando il comportamento dei singoli.

Detta in altri termini, devi esercitare la tua leadership sui progetti da te gestiti.

Sul concetto di leadership esiste una bibliografia sconfinata. E’ un argomento complesso, che puoi approfondire leggendo e consultando fonti accreditate. Quello che a me interessa trasferirti oggi sono alcuni spunti di riflessione, chiaramente contestualizzati alla gestione dei progetti.

Amministratore o Guida: perché è necessario sviluppare una forte leadership per essere un project manager di successo?

In azienda sono pochi i ruoli che, al pari del project manager, sono così “centrali”. Il tuo lavoro è importante e complicato al tempo stesso.

E’ solo grazie all’esecuzione dei progetti che un’organizzazione implementa la propria strategia. Il livello di competenza in project management di un’azienda può decretarne il successo o il fallimento. Ed il fallimento è spesso legato ad una conduzione non appropriata delle persone.

Lavoro da anni sui progetti ed ho avuto modo di confrontarmi con tantissimi professionisti. I migliori che ho avuto la fortuna di incontrare, quelli capaci di “cambiare le regole del gioco ed attrarre l’attenzione dei principali stakeholder”, oltre ad essere degli ottimi manager sono anche dei leader eccezionali. Gli altri sono amministratori.

Attenzione, non vorrei essere frainteso, si può restare “amministratori di progetto” a vita, non c’è nulla di male.

Ma se sei ambizioso e vuoi fare il salto che ti porterà ad un livello superiore devi assolutamente imparare a guidare gli altri.

Per questo motivo è importante sviluppare una forte leadership per essere un project manager di successo!

La tua prima lezione: guidare le persone è un lavoro duro, farlo bene è ancor più difficile

Non conta quale sia la posizione ricoperta o l’esperienza accumulata negli anni. Guidare gli altri è complicato e la ragione è semplice: siamo esseri complicati, diversi gli uni dagli altri, ciascuno con le proprie mille sfaccettature.

Per questo credo che non basti leggere un buon libro o seguire un buon corso per diventare un leader. Certamente lo studio facilita e accelera la comprensione di tutta una serie di fenomeni che riguardano il contesto (e credimi non è poco). Libri e corsi possono anche aiutarti a definire la tua personale tabella di marcia e ti consentono di stanare le insidie presenti lungo il percorso, ma nella realtà dei fatti la verità è che

“la leadership la si acquisisce solo esercitandola e traendo insegnamento da ogni singolo errore che commettiamo lungo il percorso di apprendimento.”

Il mio obiettivo è quello di aiutarti a migliorare in modo che tu possa essere un project manager di successo. Tuttavia, l’obiettivo di acquisire la capacità di guidare gli altri è tra i più sfidanti e comporta un lungo lavoro per il quale, e immagino che a questo punto ti sia chiaro, la parte più difficile tocca a te.

Come capire se ci sono problemi di leadership sul progetto? Un esempio di KPI molto intuitivi…

I peggiori disastri osservabili sui progetti hanno poco a che vedere con la gestione dei rischi o altri elementi di natura tecnico – gestionale.

Secondo una ricerca condotta dalla Ernst & Young l’80% dei problemi che generalmente condizionano un progetto fino a decretarne il fallimento è riconducibile all’area delle risorse umane.

Per fortuna, osservando il gruppo di lavoro, è possibile individuare una serie di atteggiamenti che ci possono fornire indicazioni molto chiare riguardo all’adeguatezza del project manager come leader.

• litigi costanti e propensione a “puntare il dito”
• troppe riunioni, quasi tutte mal gestite
• scarsa conoscenza degli obiettivi generali (big picture) nel team
• scarso senso di appartenenza
• continue interferenze dei “capi” sulle attività senza opportuno coinvolgimento del PM
• poco coinvolgimento da parte dello sponsor
• scarsa collaborazione
• tendenza a “bucare” le milestone e ricorso sistematico alla ri-pianificazione come soluzione di emergenza
• attitudine al “non lo posso fare”
• atteggiamento negativo e disfattista al manifestarsi di ogni difficoltà (“questa non ci voleva … siamo condannati!!”)

Non esiste un progetto fallito, o in procinto di fallire, che io abbia osservato e per il quale non fossero presenti questo tipo di atteggiamenti.

Io li considero dei veri e propri KPI (Key Performance Indicator), qualitativi e molto intuitivi, e ci presto molta attenzione.

Ti invito caldamente a fare la stessa cosa; anche perché se sul TUO progetto hai situazioni sintomatiche come quelle descritte dovrai rivedere il tuo modo di guidare il gruppo!

Project Manager e Leader con la “L”: vuoi sapere se possiedi le quattro caratteristiche fondamentali?

Prima di entrare nel dettaglio di cosa è possibile fare per migliorare la TUA efficacia come leader, vale la pena allinearsi su quattro qualità fondamentali che fanno di un responsabile di progetto un Leader con la “L” maiuscola:

1. Maturità della leadership
2. Consapevolezza strategica
3. Impostazione da “executive”
4. Orientamento all’esecuzione

Adesso ti propongo un semplice esercizio.

Ti descrivo rapidamente i quattro punti e per ciascuno di essi ti propongo alcune domande alle quali ti invito a rispondere con la massima sincerità.

Ti assicuro che tra cinque minuti avrai le idee più chiare riguardo ai tuoi punti di forza e alle aree sulle quali dovrai lavorare per migliorare la tua leadership.

Maturità della leadership

Il livello di maturità della leadership è manifestato dal modo in cui il project manager interpreta il ruolo, ed in particolare dai comportamenti che assume mentre guida il team e lavora allo sviluppo del potenziale dei singoli.

Le domande che ti devi porre per capire se il tuo livello di maturità è da Leader con la “L” sono:

• Hai compreso il vero ruolo del leader?
• Saresti in grado di guidare il tuo gruppo anche senza essere investito da autorità formale?
• Sei in grado di ispirare e motivare gli altri?
• Hai compreso l’importanza dello stabilire una cultura orientata alla performance?
• Sei propenso a ricevere e a dare feedback costruttivi?
• Hai un’elevata credibilità come persona e come professionista?
• Hai compreso le fasi di sviluppo del team?
• Sei in grado di comunicare “verso l’alto” ed in modo efficace con tutti gli stakeholder?

Consapevolezza strategica

Un altro aspetto critico è che in molte aziende i project manager non sono coinvolti ed educati all’importanza strategica che il progetto ha per l’intera organizzazione.

In questo caso dovresti chiederti se:

• conosci il mercato di riferimento e la posizione che occupa la tua azienda rispetto ai principali concorrenti?
• sei in grado di collegare le attività di progetto agli obiettivi strategici della tua organizzazione?
• aiuti i componenti del tuo team ad avere sempre chiaro tale collegamento?
• sei capace di “ascoltare la voce del cliente” e se sei in grado di tradurre le richieste in risultati che aggiungano valore per tutte le parti interessate?
• sei sempre disposto ad ascoltare nuove idee, anche quando queste sembrano sfidare il pensiero convenzionale?

Impostazione da “executive”

Se hai un’impostazione da “executive” vuol dire che sai relazionarti con dirigenti a qualsiasi livello senza alcun problema. Non ti senti a disagio nel rispondere alle loro domande, non hai alcuna difficoltà ad esporre il tuo pensiero.

Ti rivedi in questa breve descrizione? Prova a rispondere alle seguenti domande:

• Ti senti a tuo agio quando ti relazioni con dirigenti, manager e capi azienda?
• Sei in grado di adeguare la comunicazione scegliendo un livello di dettaglio che sia sempre adeguato?
• Avverti la fiducia da parte dei “capi” anche in situazioni di difficoltà?
• Conosci il linguaggio della strategia e sai riportare la “voce del cliente” in modo efficace?
• Nelle situazioni complicate mantieni sempre un atteggiamento orientato alla soluzione dei problemi, evitando inutili giustificazioni?

Orientamento all’esecuzione

La capacità di lavorare con il team per fare in modo che quanto riportato nel piano diventi realtà è, naturalmente, un attributo fondamentale per un responsabile di progetto che voglia essere anche un buon leader. Per tale ragione quando si parla di “fare” dovresti chiederti se:

• Hai un quadro chiaro su tutto quanto debba essere fatto?
• Hai consapevolezza degli impatti che le attività hanno sulle aree funzionali esterne al progetto?
• Riguardo a tali impatti, ti relazioni periodicamente con i responsabili funzionali? Quando hai parlato l’ultima volta con il capo delle risorse umane? Ti confronti con il responsabile dell’amministrazione, finanza e controllo di gestione?
• Definisci indicatori di performance che abbiano senso, per te ma soprattutto per gli stakeholder di riferimento?
• Ti affianchi al team nell’individuazione e risoluzione dei problemi al fine di migliorare l’efficacia operativa?
• Tieni periodicamente riunioni sul miglioramento dei processi operativi?

Bene. L’esercizio è terminato.

Possiedi quindi le quattro caratteristiche fondamentali? 

Io spero di si, ma se così non fosse non preoccuparti, hai da questo momento la straordinaria opportunità di migliorarti iniziando il tuo personale percorso di sviluppo della leadership.

Io purtroppo in questa sede non posso offrirti grande supporto (ricorda che la leadership la si acquisisce esercitandola sul campo e prendendo spunto dai buoni maestri …), ma ti posso dare qualche utile suggerimento per sviluppare e migliorare le tue abilità nelle quattro aree fondamentali.

Sviluppare le quattro caratteristiche fondamentali: qualche utile suggerimento

Come spesso accade nella vita, il miglioramento inizia con la consapevolezza. Tieni continuamente sotto osservazione tutti i comportamenti che potrebbero sollevare dubbi sulla solidità della tua guida (i KPI intuitivi …) e rispondi alle domande sulle caratteristiche fondamentali per capire sei sei davvero un Leader con la “L”.

Una volta raggiunta la “consapevolezza”, pianifica la tua crescita, sii padrone del tuo sviluppo professionale, decidi autonomamente sul tuo futuro.

Utilizza uno o tutti gli acceleratori possibili – informati consultando fonti accreditate, studia, segui un corso, chiedi supporto ad un professionista che ti possa seguire con un’azione di coaching mirata –  ma soprattutto “allenati a guidare le persone”.

Dieci utili suggerimenti

Come iniziare? Facile, seguendo qualche utile suggerimento!

1. Cerca nella tua azienda un professionista universalmente riconosciuto come leader e fai in modo che diventi il tuo mentore. Deve essere una persona che tu rispetti profondamente, in possesso di tutte le caratteristiche che TU ambisci a sviluppare. Se nella tua azienda non è presente una persona che rispetti tali requisiti dovrai giocoforza cercartela all’esterno;
2. Usa le domande dell’esercizio precedente, sviluppa un questionario sulle quattro caratteristiche fondamentali e chiedi al tuo team di valutarti sulla leadership. Prendi atto dei risultati e considerali come base di partenza per il tuo piano di sviluppo;
3. Crea dei piani di sviluppo a partire dai risultati del questionario, circoscrivi chiaramente le aree di miglioramento;
4. Instaura una buona relazione con lo sponsor in modo da essere sempre aggiornato su come il progetto supporta la strategia aziendale. Aggiorna di conseguenza il tuo team;
5. Arricchisci le tue letture con articoli e libri che riguardano la leadership e la strategia aziendale;
6. Migliora la gestione delle riunioni. Riduci numero e durata degli incontri. Condividi sempre (e preventivamente) l’agenda con i partecipanti;
7. Lavora sulla tua capacità di parlare in pubblico (public speaking);
8. Sollecita il team a fornire feedback sulle tue performance. Lavora sulla capacità di analizzare i risultati in modo oggettivo;
9. Migliora la tua capacità di ascolto attivo;
10. Armonizza il tutto e definisci il tuo Progetto di Sviluppo Personale (PSP). Gestisci il PSP alla stregua di qualsiasi altro progetto: definisci in modo chiaro gli obiettivi, individua il lavoro necessario, i tempi, un sistema per monitorare i tuoi progressi. Condividi il PSP con il tuo mentore e verifica con lei/lui i risultati.

Come già osservato, la leadership – e tutto quanto ruota intorno alla capacità di guidare le persone condizionandone i comportamenti – offre tantissime opportunità di discussione e confronto. Con questo articolo ti ho voluto trasferire solo alcuni concetti e qualche utile suggerimento. Fanne tesoro, applicali al tuo quotidiano e ti assicuro che i benefici non tarderanno ad arrivare.

E’ tutto. Alla prossima!