Stakeholder. Persone. Progetti.

Di recente in aula ho chiesto ai miei studenti di darmi una definizione di stakeholder e, allo stesso tempo, ho chiesto anche di indicarmi modalità consone per gestirli.

Devo confessare, con tutta sincerità, che quello che è venuto fuori non mi ha soddisfatto. Anzi, dalle risposte ho maturato la convinzione che via sia un bel po’ di confusione a riguardo, ed è per questo che ho deciso di scrivere questo articolo concentrandomi su 5 falsi miti relativi alla gestione degli stakeholder ed alle modalità con le quali questi sono individuati sui progetti.

Cinque credenze popolari tra le più diffuse e sbagliate che vi siano.

Di questo, e di tanto altro, ne parla anche Louise M. Worsley nel suo libro Stakeholder-Led Project Management.

Ma andiamo dritti al punto e sfatiamo 5 diffusissimi miti sulla gestione degli stakeholder.

MITO 1: TUTTE LE PERSONE CHE PARTECIPANO AL PROGETTO SONO STAKEHOLDER

Dunque, per un attimo mettiamo da parte gli standard di project management (non me ne voglia il caro PMBOK®).

Sono consapevole che è alta la probabilità che durante un qualsiasi corso di project management qualcuno ti abbia detto che tutte le persone coinvolte sul progetto hanno il potenziale per essere uno stakeholder.

Ma pensarla in questi termini non ti porterà lontano. Non è possibile gestire in modo ragionevole tutti coloro che a diverso titolo possono essere considerate delle parti interessate. Ed il motivo di questa mia affermazione è molto semplice: non c’è abbastanza tempo per interagire con tutti.

Si, per quanto tu possa essere uno stacanovista che lavora 12 ore al giorno tutti i giorni, sarà facile convincerti che non ha tutto questo tempo. Realisticamente quello che invece potresti e dovresti fare è utilizzare il tuo tempo per per dare la priorità agli stakeholder che sono in cima alla lista del tuo registro.

Usa giudizio professionale e buon senso per determinare dove allocare tempo ed energie preziose. Ti brucerai se proverai a scorrere il registro degli stakeholder garantendo lo stesso livello di coinvolgimento per tutti.

MITO 2: PUOI REALMENTE GESTIRE GLI STAKEHOLDER

A tal proposito, Worsley sottolinea che al di fuori del project management non si sente mai parlare di persone che gestiscono le “parti interessate”. Nella letteratura sull’analisi aziendale e la gestione del cambiamento, l’attenzione si concentra molto sull’impegno, la collaborazione e la comunicazione.

Questo per dire che il termine gestione tende ad essere usato quando si “organizzano e controllano” risorse, siano esse persone, materiali, denaro o altro.

Ma pensaci un attimo. Non è possibile gestire l’opinione di qualcuno o controllare l’idea che altri hanno in merito a come il progetto stia giocando in favore (o sfavore) dei propri interessi.

Quindi sarebbe meglio, sempre per essere realistici, utilizzare un termine alternativo. Personalmente preferisco parlare di coinvolgimento degli stakeholder.

MITO 3: PUOI IDENTIFICARE TUTTI GLI STAKEHOLDER DEL PROGETTO ALL’AVVIO

Lo so, in tanti ti avranno detto di farlo in modo meticoloso (probabilmente per un fatto metodologico), ma pensare di trascorrere del tempo ad inizio progetto per identificare tutti gli stakeholder, buttare giù un elenco e stare tranquilli per tutta la durata dello stesso è una mera illusione.

Questa cosa è tanto più vera per i progetti complessi e di lunga durata. All’inizio non è possibile conoscere tutti gli stakeholder del progetto semplicemente perché alcuni di loro non hanno ancora aderito all’iniziativa, ad esempio non sono stati ancora coinvolti come fornitori o appaltatori. Nei programmi, poiché non si pianifica a lungo termine, è impossibile affermare con certezza che tutti gli stakeholder del progetto siano stati catturati in un singolo log dal primo giorno.

C’è anche un altro problema di cui tener conto. Non è sempre possibile al kick-off comprendere il reale valore dei contributi che i vari stakeholder portano al tavolo. Se il progetto è relativo ad un settore di business in cui non hai mai lavorato prima, avrai bisogno di tempo per capire cosa veramente conta per queste persone. Anche se è possibile identificarli in quanto è possibile elencare il loro nome, non è possibile analizzare fin da subito ciò che li rende importanti per il progetto.

Questo comporta nuove sfide con le quali dovrai misurarti lungo il ciclo di vita del progetto. Proprio nel momento in cui penserai di aver raggiunto una conoscenza soddisfacente degli stakeholder, è inevitabile che tu ne abbia perso qualcuno per strada, e magari qualcun altro se ne sarà aggiunto. Dovrai pianificare (è una novità per te?) per decidere come gestire le new entry e mantenere aggiornati i registri.

MITO 4: PER GESTIRE GLI STAKEHOLDER BASTA COMUNICARE

La letteratura è piena di casi di progetti falliti a causa di una gestione scellerata degli stakeholder pur avendo prestato cura alla redazione del piano di comunicazione.

Questo accade per una serie di ragioni.

In primis il problema è che le attività di comunicazione sono spesso focalizzate sulle fasi di esecuzione e consegna del progetto. Poco è lo spazio dedicato a ciò che bisognerebbe fare al kick-off per coinvolgere le parti interessate in anticipo in modo queste possano avere voce in capitolo su quello che sta accadendo.

Inoltre, anche se riesci a far sì che l’attività di comunicazione sia uniforme e funzioni in ogni fase del ciclo di vita del progetto, non è sufficiente solo dire alla gente cosa sta succedendo (reporting).

Bisogna coinvolgere gli stakeholder ed è fondamentale definire circuiti a feedback che consentano di mantenere sempre viva la conversazione nel progetto.

Infine, ricorda che una comunicazione scadente o fatta alle persone sbagliate nei momenti sbagliati può essere estremamente dannosa, forse addirittura più di una “non comunicazione”.

Quindi non basta comunicare, ma bisogna farlo nel modo opportuno.

MITO 5: CURARE GLI ASPETTI RELAZIONALI E’ GARANZIA DI UNA BUONA GESTIONE DEGLI STAKEHOLDER

Come dire: se instauro un buon rapporto con tutti gli stakeholder e mi impegno nel mio lavoro non avrò conflitti da gestire.

E’ pura illusione.

Sai bene che per quanto tu possa prestare cura all’attività di gestione degli stakeholder ed al modo in cui comunichi dovrai sempre fare i conti con l’insorgere di conflitti, che inevitabilmente si presenteranno anche con gli stakeholder. E sappi bene mio caro che i conflitti vanno gestiti ad arte.E’ tutto per questo giro.

Alla prossima.