Se stai considerando l’idea di acquisire una certificazione di project management o se hai semplicemente deciso di approfondire lo studio delle tecniche di gestione dei progetti, non puoi evitare di partire dallo studio del PMBOK®.

Cos’è il PMBOK®?

Partiamo dall’acronimo: PMBOK® sta per “Project Management Body of Knowledge”.

È la guida, pubblicata dal PMI® (Project Management Institute), che ha lo scopo di documentare, riunire e standardizzare le pratiche generalmente utilizzate e riconosciute per la gestione dei progetti.

Periodicamente aggiornato per recepire i cambiamenti che influenzano le metodologie da applicare, è attualmente giunto alla sua settima edizione.

Per saperne di più sulle novità introdotte nella settima edizione e per sapere cosa cambia per gli esami di certificazione del PMI®, leggi qui.

I gruppi di processi

Quando si approccia allo studio delle tematiche del project management, ancor di più se finalizzato all’acquisizione di una certificazione, è bene aver fin da subito ben chiari una serie di concetti, che torneranno utili per la comprensione dei contenuti oggetto di approfondimento durante il percorso formativo.

Anche se il PMI® ha divulgato la settima edizione, per ora la preparazione richiesta per affrontare gli esami di certificazione PMP® e CAPM®, si basa ancora sulla sesta edizione. Per questo motivo, in questo articolo, analizziamo l’impostazione base che assumono i contenuti all’interno del PMBOK® Guide sesta edizione.

Il primo concetto base che analizziamo è quello relativo ai gruppi di processi.

Il ciclo di vita del progetto è gestito attraverso l’esecuzione di una serie di attività di gestione del progetto noti come processi di project management. Ogni processo produce uno o più output da uno o più input, utilizzando strumenti e tecniche appropriati. L’output generato può essere un deliverable o un risultato.

La figura che segue è un esempio grafico di come input, output e strumenti e tecniche, sono collegati gli uni agli altri, all’interno di un processo e con altri processi.

Fonte: PMBOK® Guide sesta edizione

I processi generalmente rientrano in una delle seguenti tre categorie:

• processi utilizzati una volta o in punti predefiniti del progetto
• processi che sono eseguiti periodicamente secondo necessità
• processi svolti di continuo nel corso del progetto

Occorre sottolineare in maniera esplicita che i gruppi di processi di project management non sono le fasi di un progetto. Un progetto può invece essere composto da più fasi e ciascuna fase può contenere al suo interno processi appartenenti a più gruppi di processi.

La Guida al PMBOK® definisce, nella sua sesta edizione, complessivamente 49 processi di project management e li organizza in uno spazio a due dimensioni: aree di conoscenza e gruppi di processi.

Partiamo dall’analisi dei 5 gruppi di processi:

• Gruppo di processi di avvio. Processi effettuati per definire un nuovo progetto o una nuova fase di un progetto esistente
• Gruppo di processi di pianificazione. Processi necessari a determinare l’ambito del progetto, perfezionare gli obiettivi e definire una serie di azioni necessarie a raggiungere gli obiettivi
• Gruppo di processi di esecuzione. Il gruppo di processi di esecuzione consiste nei processi eseguiti per completare il lavoro definito nel piano di Project Management, allo scopo di soddisfare le specifiche di progetto
• Gruppo di processi di monitoraggio e controllo. È il gruppo di processi necessari per seguire, revisionare e regolare l’andamento e le prestazioni del progetto e per identificare eventuali aree di modifiche al piano ed avviarle
• Gruppo di processi di chiusura. Si tratta dei processi eseguiti per completare o chiudere formalmente un progetto, una fase o gli obblighi contrattuali

Le aree di conoscenza

Oltre che per gruppi, i processi sono classificati anche per Aree di conoscenza.

Le aree di conoscenza riguardano l’insieme delle conoscenze e delle competenze necessarie per assolvere un insieme di specifiche finalità.

Ma qual è la relazione tra processi e aree di conoscenza?

Ricordiamo che, al di là delle differenze che possono sussistere tra standard e metodologie o tra approcci tradizionali e agile per la gestione dei progetti, rimane valido un concetto fondamentale: una gestione efficace ed efficiente dei progetti non può prescindere da un approccio per processi.

Le aree di conoscenza definite nel PMBOK® sono dieci:

1. Gestione dell’integrazione di progetto. La gestione dell’integrazione di progetto comporta scelte sull’allocazione delle risorse, l’effettuazione di compensazioni tra obiettivi in conflitto e alternative e la gestione delle interdipendenze tra le aree di conoscenza. Rappresenta il vero lavoro del Project Manager
2. Gestione dell’ambito del progetto. La gestione dell’ambito di progetto include i processi necessari per garantire che il progetto comprenda tutto il lavoro necessario, ed esclusivamente il lavoro necessario, per completare con successo il progetto
3. Gestione della schedulazione del progetto. Include i processi necessari a garantire il puntuale completamento del progetto
4. Gestione dei costi di progetto. Include i processi coinvolti nella stima, nell’allocazione del budget e nel controllo dei costi in modo che il progetto possa essere completato nel rispetto del budget approvato
5. Gestione della qualità di progetto. La gestione della qualità di progetto include i processi e le attività che determinano le politiche di gestione della qualità, gli obiettivi e le responsabilità per far sì che il progetto soddisfi le esigenze per le quali è stato intrapreso
6. Gestione delle risorse del progetto. La gestione delle risorse del progetto include i processi che consentono di identificare, acquisire e gestire le risorse necessarie per completare con successo il progetto
7. Gestione delle comunicazioni di progetto. Quest’area di conoscenza include i processi necessari per assicurare che le informazioni del progetto siano tempestivamente e adeguatamente generate, raccolte, distribuite, conservate, recuperate ed infine archiviate
8. Gestione dei rischi di progetto. La gestione dei rischi di progetto include i processi relativi alla pianificazione dei rischi, alla loro identificazione e analisi, alla definizione delle risposte, al loro monitoraggio e controllo
9. Gestione dell’approvvigionamento di progetto La gestione dell’approvvigionamento di progetto include i processi necessari per acquistare o acquisire all’esterno i prodotti o servizi necessari
10. Gestione degli stakeholder del progetto. In quest’area di conoscenza sono inclusi i processi necessari per identificare le persone, i gruppi o le organizzazioni che potrebbero influenzare il progetto o esserne influenzati. È necessario analizzare le aspettative degli stakeholder e il loro impatto sul progetto nonché sviluppare strategie di gestione appropriate per coinvolgere efficacemente gli stakeholder nelle decisioni e nell’esecuzione del progetto.

Appare chiaro come le aree di conoscenze (e quindi i processi che vi appartengono) non siano aree isolate ma tali da avere mutue ripercussioni le une sulle altre e pertanto bisognose di essere gestite in maniera coordinata e integrata.

Si comprende così ancor meglio l’importanza dell’integrazione di progetto introdotta per prima tra le aree di conoscenze. Questo è, non a caso, uno degli aspetti più importanti per il project manager.

Le aree di conoscenza sono integrate con i gruppi di processi e le esigenze di uno specifico progetto possono richiedere una o più aree di conoscenza.

Ciascun processo appartiene, secondo questa schematizzazione, contemporaneamente ad una specifica area di conoscenza e ad uno specifico gruppo di processi.

Fonte: PMBOK® Guide sesta edizione

Se ti stai preparando all’esame di certificazione PMP®, oltre ad avere ben chiari i concetti di gruppo di processi e aree di conoscenza, devi necessariamente sapere cosa sono i domini.

Il più recente aggiornamento introdotto dal PMI® e che riguarda il programma di studio, introduce appunto questa nuova dimensione. Vediamo cosa rappresenta.

Cosa sono i domini?

I domini e le relative attività si integrano tra loro al fine di garantire una corretta gestione dei progetti.

Le principali differenze tra gruppi di processi e domini:

• i domini non hanno un ordine predefinito
• i domini sono in continua evoluzione
• le attività collegate ai vari domini non seguono un ordine predefinito
• molto è lasciato alla capacità del PM di applicare il task giusto per il dominio giusto al momento giusto

Vediamo allora quali sono i tre domini.

People

Questo dominio riguarda le abilità del Project Manager necessarie per gestire le persone oltre ad interagire con i processi e l’ambiente di business.  Il 42% delle domande dell’esame di certificazione PMP® appartengono a questo dominio. Per rispondere efficacemente agli obiettivi di questo dominio, al project manager sono richieste una serie di soft skills, quali: ascolto attivo, leadership, coaching, collaborazione, gestione dei conflitti, intelligenza emotiva, capacità di negoziazione, capacità decisionale, saper coordinare un team.

Process

Questo dominio riguarda le tecniche e le abilità che un project manager deve posseder per garantire i benefici per cui il progetto è stato selezionato. Il 50% delle domande proposte durante l’esame, appartengono a questo dominio. Le soft skills necessarie in questo dominio, non riguardano solo la gestione degli stakeholder, delle risorse e della comunicazione ma anche dell’ambito, della pianificazione, costi, qualità, rischi ed approvvigionamenti.

Business environment

Il Project Manager di un progetto deve avere una solida comprensione dell’ambiente di business in cui si trova ad operare. Può essere certamente d’aiuto conoscere le “lesson learned” messe a disposizione dall’azienda e avere una conoscenza profonda della governance aziendale. Le conoscenze incluse in questo dominio, incidono per l’8% sul totale delle domande proposte in sede d’esame.

Per saperne di più sull’esame di certificazione PMP®, leggi qui.