L’approvvigionamento di progetto è una delle aree di conoscenza del project management che riguarda l’acquisizione di risorse, materiali, servizi e competenze necessari per completare un progetto nel rispetto degli obiettivi prefissati. Nello specifico, gestire l’approvvigionamento significa pianificare, acquisire, gestire e controllare tutte le risorse esterne necessarie per l’esecuzione del progetto, affinché siano disponibili quando e dove necessario e siano acquisite nel rispetto del budget stabilito.

Anche nei casi in cui vi sia un chiaro vincolo ad utilizzare esclusivamente risorse interne, è ragionevole ipotizzare che per completare il progetto, sarà comunque necessario far ricorso ad una fornitura esterna. Il project manager dovrà quindi prioritariamente confrontarsi con decisioni del tipo Make-or-Buy e Buy-or-Lease.

L’analisi Make-or-Buy permette di determinare se un particolare lavoro può essere realizzato al meglio dal gruppo di progetto o deve essere invece acquisto dall’esterno. I fattori da prendere in considerazione quando si affronta un’analisi di tipo Make-or-Buy includono l’attuale allocazione delle risorse dell’organizzazione e le relative competenze e capacità, nonché la valutazione dell’esigenza di accedere ad una competenza specialistica esterna.

Con l’analisi Buy-or-Lease, invece, si stabilisce se è opportuno noleggiare o acquisire un certo tipo di risorse. Generalmente si conduce un’analisi di questo tipo quando le risorse di cui si necessita hanno costi di acquisizione rilevanti, come nel caso di macchinari.

Qual è il ruolo del project manager nella gestione dell’approvvigionamento di progetto?

Nell’ambito della gestione dell’approvvigionamento di progetto, più che in tutti gli altri processi di project management, ci si ritrova a dover gestire anche obblighi legali e contratti con terze parti. Non per questo il project manager deve essere necessariamente un esperto in legge, ma gli è richiesta una conoscenza del processo di approvvigionamento, tale da consentirgli di assumere decisioni valide in merito a contratti e relazioni contrattuali.

Inoltre, sebbene gestisca i processi di approvvigionamento e ne curi gli aspetti contrattuali, solitamente il project manager non è autorizzato a firmare gli accordi legali che vincolano l’organizzazione, in quanto ciò è riservato a chi ha l’autorità per farlo. La maggior parte delle organizzazioni documenta direttive e procedure che definiscono in modo specifico le regole di approvvigionamento e specificano chi ha l’autorità di firmare e amministrare tali accordi per conto dell’organizzazione.

Oltre al project manager, nella gestione dell’approvvigionamento, sono coinvolti reparti o divisioni che gestiscono i processi di acquisizione delle risorse. Parliamo dell’ufficio acquisti, appalti, approvvigionamento o acquisizioni e, aldilà della terminologia utilizzata, le responsabilità saranno simili.

Il ruolo del project manager e il livello di autorità di cui disporrà nell’ambito della gestione dell’approvvigionamento, dipendono soprattutto dalle dimensioni aziendali. Nelle organizzazioni più piccole e poco strutturate o nelle start-up, il project manager può assumere un ruolo di maggiore rilievo nella gestione degli acquisti e nella negoziazione dei contratti. Cosa che invece solitamente non accade nelle organizzazioni più grandi e mature, in cui le funzioni effettive di approvvigionamento saranno svolte da un ufficio dedicato.

Diamo ora uno sguardo alla teoria e analizziamo i processi che caratterizzando l’approvvigionamento di progetto secondo quanto definito dal PMBOK® Guide e rappresentati in questa tabella:

Cosa implicano questi tre processi?

1. Pianificare la gestione degli approvvigionamenti è il processo che consente di documentare le decisioni di approvvigionamento del progetto specificando l’approccio ed identificando i potenziali fornitori.

2. Definire gli approvvigionamenti è il processo che prevede la raccolta delle risposte dei fornitori, selezione di un fornitore e l’assegnazione del contratto.

3. Controllare gli approvvigionamenti è il processo di gestione delle relazioni relative agli approvvigionamenti, di monitoraggio delle prestazioni contrattuali, di implementazione delle eventuali modifiche e correzioni e di chiusura dei contratti.

Ricorda che, benché i processi di gestione dell’approvvigionamento di progetto siano solitamente presentati come processi separati, nella realtà si sovrappongono e interagiscono tra loro.

Le fasi dell’approvvigionamento di progetto

La gestione dell’approvvigionamento impatta direttamente sulla capacità di un progetto di raggiungere i suoi obiettivi in modo efficace ed efficiente. Questo processo coinvolge una serie di attività, quali la pianificazione, l’acquisizione, la gestione e il controllo di tutte le risorse, i materiali, i servizi e le competenze necessarie per portare a termine il progetto.

Ogni fase che caratterizza la gestione dell’approvvigionamento rappresenta un importante passo lungo il percorso verso il successo del progetto, richiedendo pianificazione e gestione delle risorse esterne coinvolte. Una comprensione approfondita di queste fasi è essenziale per i project manager al fine di evitare problemi, rispettare il budget e garantire la consegna tempestiva del progetto.

Vediamo insieme le singole fasi della gestione dell’approvvigionamento di progetto:

Fase 1 – Pianificazione dell’approvvigionamento

Quali attività si svolgono in questa fase?

1. Identificazione delle risorse necessarie per il progetto;
2. stima dei costi e delle tempistiche associate all’approvvigionamento;
3. definizione delle specifiche tecniche e dei requisiti per gli acquirenti;
4. identificazione dei potenziali fornitori o appaltatori.

Una cattiva stima delle risorse necessarie al progetto può portare a sovraccarichi o, al contrario, carenze durante l’esecuzione del progetto. È fondamentale effettuare una stima accurata delle risorse, considerando le variazioni possibili e documentando chiaramente i requisiti.

Fase 2 – Sourcing o ricerca e selezione dei fornitori

Quali attività si svolgono in questa fase?

1. Identificazione e valutazione dei potenziali fornitori;
2. richiesta di preventivi o proposte;
3. analisi delle offerte e selezione del fornitore migliore in base a criteri come prezzo, qualità, esperienza, tempestività e capacità di rispondere alle esigenze del progetto.

Conduci una valutazione completa dei fornitori, considerando la loro esperienza e la capacità di produrre quanto necessario al tuo progetto. La selezione dei fornitori deve essere gestita meticolosamente in quanto le prestazioni future dei fornitori selezionati in questa fase si rifletteranno sugli standard qualitativi del progetto e potrebbero causare ritardi sulla tua timeline.

Fase 3 – Contrattazione

Quali attività si svolgono in questa fase?

• Negoziazione dei dettagli del contratto con il fornitore selezionato;
• definizione delle condizioni di pagamento, delle garanzie, delle penali per il ritardo e altri aspetti contrattuali;
• stipulazione del contratto.

Ti consigliamo di definire chiaramente i termini del contratto, inclusi gli obblighi delle parti, le condizioni di pagamento e le misure di risoluzione delle controversie. Contratti poco chiari o inadeguati possono causare dispute legali o problemi di comunicazione.

Fase 4 – Acquisizione

Quali attività si svolgono in questa fase?

• Ricezione e verifica delle consegne da parte del fornitore;
• controllo della conformità alle specifiche tecniche e ai requisiti del progetto;
• pagamento al fornitore in base ai termini contrattuali.

La verifica della conformità dei deliverable rilasciati dal fornitore rispetto ai requisiti definiti nel contratto, è un passaggio obbligato che deve avvenire prima dell’accettazione del lavoro e relativo pagamento dell’opera o della prestazione. Infatti, accettare materiali o servizi non conformi alle specifiche può richiedere costose correzioni.

Fase 5 – Gestione dei fornitori

Quali attività si svolgono in questa fase?

• Monitoraggio delle prestazioni dei fornitori durante il progetto;
• risoluzione di eventuali problemi o conflitti;
• valutazione periodica delle prestazioni dei fornitori.

Una cattiva gestione dei fornitori può portare a prestazioni scadenti e ritardi. Il nostro consiglio è di monitorare costantemente le prestazioni dei fornitori, comunicare in modo efficace e risolvere tempestivamente eventuali problemi.

Fase 6 – Chiusura dell’approvvigionamento

Quali attività si svolgono in questa fase?

• Verifica che tutti i deliverable forniti dai fornitori siano completi e accettabili;
• chiusura dei contratti e liquidazione finanziaria finale.

È bene assicurarsi che tutti i contratti siano chiusi correttamente, che i deliverable siano accettati e che i pagamenti siano effettuati in conformità ai termini contrattuali.

In linea generale, è fondamentale definire una pianificazione dettagliata ed impostare una buona comunicazione durante tutte le fasi dell’approvvigionamento, per evitare problemi e garantire che le risorse siano disponibili quando e dove necessario. La gestione proattiva delle criticità può contribuire in modo significativo al successo complessivo del progetto.

Come abbiamo già detto, buona parte della gestione dell’approvvigionamento di progetto riguarda la gestione dei contratti e degli ordini di acquisto. Per questo potrebbe esserti utile approfondire anche le diverse tipologie di contratti che è possibile stipulare con i fornitori di beni e servizi. Parliamo di questo e tanto altro nel nostro corso online di preparazione all’esame di certificazione PMP®. Vuoi saperne di più? Clicca qui.

Nel frattempo, ti consigliamo la lettura del nostro articolo “Le tipologie di contratto per i progetti Agile”.

A presto!

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