La scelta della giusta strategia di project management da applicare al tuo progetto, è il primo passo verso il successo. Più volte nei nostri articoli, abbiamo discusso dei vantaggi e dei limiti delle varie metodologie di project management e di quanto sia importante scegliere quella giusta valutando le peculiarità del progetto.

In questo articolo, andremo oltre le caratteristiche delle singole metodologie per esplorare una nuova strategia di gestione dei progetti: il tailoring.

In qualità di project manager, più volte mi sono ritrovato nella condizione di dover “mixare” diversi approcci di project management per trovare la strategia di conduzione del progetto che ritenevo essere la migliore per quel caso specifico. Può accadere infatti che, ponendo da un lato l’analisi delle caratteristiche e degli obiettivi del progetto e dall’altro la valutazione delle specifiche di una o dell’altra metodologia di project management, non si riesca a trovare la giusta combinazione.

Questo accade principalmente per una ragione: ogni progetto è unico e non sempre gli approcci esistenti fanno al caso nostro. Se vuoi conoscere la top ten delle metodologie di project management, ti consiglio di leggere il mio articolo, qui.

Al project manager, tra le altre cose, è richiesta la capacità di essere flessibile, quindi: no all’impostazione statica del pensiero e sì alla dote di saper trovare la soluzione giusta in base alle necessità.

Waterfall, Agile, Lean, Scrum sono solo alcune delle metodologie ready-made rintracciabili in letteratura e che forniscono processi, fasi, strumenti, tecniche e modelli da utilizzare nei progetti, ma non sempre rappresentano la scelta migliore per il nostro progetto.

L’evoluzione dei mercati e delle esigenze delle imprese, alimenta l’evoluzione delle tecniche già esistenti e favorisce la nascita di nuovi metodi; è da qui che nasce l’esigenza di applicare il tailoring.

Il tailoring è un processo di personalizzazione di una metodologia, il cui risultato è un modello di gestione specifico per il nostro progetto e che ne considera tutti gli aspetti peculiari quali obiettivi, dimensione, complessità, durata e contesto organizzativo.

Quali sono i vantaggi del tailoring?

Personalizzare l’approccio in base al contesto ci permette di raggiungere con maggiore probabilità i risultati attesi del progetto. Secondo il Project Management Institute, il tailoring aiuta a:

• ridurre la complessità del progetto
• ottimizzare l’uso delle risorse, riducendo così gli sprechi
• massimizzare il valore del progetto
• minimizzare le minacce e cogliere le opportunità
• gettare le basi per la nascita di nuovi approcci, a beneficio di tutta la comunità di project manager

Il tailoring si può applicare anche agli approcci Agile?

La risposta è assolutamente affermativa. Ti dirò di più, i team agili raramente applicano un unico approccio.

Uno dei mix più comunemente diffusi comporta un uso coordinato dello schema Scrum, del metodo Kanban e di elementi del metodo Extreme Programming (XP). In questa combinazione d’uso, Scrum fornisce linee guida sull’uso del product backlog e sulle figure da individuare (Product Owner, Scrum master e Team di sviluppo interfunzionale), oltre che suggerimenti in merito alla pianificazione degli eventi (Sprint, Daily Scrum, Sprint Review e Sprint Retrospective), mentre una lavagna Kanban aiuta il gruppo a migliorare la sua efficienza. Al contempo, le pratiche tipiche dell’XP quali l’uso di story card, integrazione continua, refactoring e sviluppo guidato dai test, aumentano ulteriormente l’efficacia del team agile.

Esistono dei limiti al tailoring?

Nel momento in cui si ritiene opportuno applicare questa strategia, è bene non sottovalutarne alcuni aspetti che meritano assoluta attenzione da parte del project manager e che potrebbero irrimediabilmente ridurre le probabilità di successo del progetto. Sebbene sia un sostenitore del tailoring, è anche vero che negli anni ho assistito al naufragare di taluni progetti, causato principalmente dalla superficialità nell’adozione di questo modello.

Quando si decide di condurre un progetto utilizzando differenti approcci, bisogna assicurarsi che tutti i componenti del team di progetto abbiano una conoscenza delle tecniche che ci accingiamo ad impiegare. Non possiamo pretendere di utilizzare un Kanban Board, senza che ne sia stata spiegata la funzione e l’uso, in un team che non ha mai lavorato applicando la metodologia Kanban.

Bisogna poi essere consapevoli che il “mix” che abbiamo creato potrebbe non funzionare. D’altronde, a differenza dei metodi già conosciuti, non ne sono stati sperimentati i risultati e non abbiamo la certezza che la nostra soluzione possa effettivamente funzionare.

Come sempre, il successo di un progetto è il risultato della combinazione di diverse variabili, alcune più controllabili di altre e ciò che è determinante è la capacità del project manager di saper trovare sempre la soluzione migliore, una dote che va costruita con impegno e giudizio.