Cos’è il PMO?

Il PMO, acronimo di Project Management Office, è una struttura organizzativa che può assumere una varietà di ruoli e responsabilità all’interno di un’organizzazione.

La sua natura è estremamente flessibile in quanto assumerà funzioni diverse in aziende diverse. Sulla base delle specifiche esigenze e delle caratteristiche organizzative, il suo ruolo in azienda può cambiare nel tempo, soprattutto se intervengono nuove necessità o cambiamenti nel contesto aziendale.

Il PMO deve essere in grado di creare valore all’interno dell’organizzazione a cui appartiene, plasmandosi con la cultura aziendale. Per queste ragioni non esiste una definizione univoca di PMO.

Possiamo però affermare che, in senso ampio, la sua finalità è quella di standardizzare i processi di governance legati ai progetti che prendono vita in azienda e facilitare la condivisione di risorse, metodologie, strumenti e tecniche. A seconda delle necessità e dei contesti, la funzione del PMO può essere di mero supporto alla gestione dei progetti, fino ad estendersi alla gestione diretta di uno o più progetti, nei casi in cui gli sia affidata una maggiore responsabilità.

In base al livello di controllo ed influenza esercitati sui progetti all’interno dell’organizzazione, il PMO può assumere un ruolo di:

• supporto: svolgono un ruolo di consultazione e forniscono template di documenti, best practice, attività di formazione, accesso alle informazioni e lesson learned. In questo caso il PMO può essere inteso come un “archivio” di progetto. Ne consegue che il livello di controllo esercitato sul progetto è basso;
• controllo: i PMO con funzioni di controllo forniscono supporto e richiedono compliance attraverso l’adozione di una determinata metodologia di project management, l’utilizzo di specifici documenti, moduli e strumenti e il rispetto di specifici quadri di governance;
• direzione: i PMO con responsabilità direttive assumono il controllo dei progetti attraverso una gestione diretta. Il PMO esercita una funziona di maggior controllo sui project manager, che dovranno ad esso riportare. Il livello di controllo è alto.

Un PMO deve quindi avere al suo interno un patrimonio di competenze diversificate, che cresce in misura direttamente proporzionale rispetto al grado di influenza che esercita. Non per questo, però, dobbiamo necessariamente immaginarlo come un gruppo numeroso di persone; un PMO efficiente può essere gestito da un gruppo ristretto di persone o addirittura può comporsi di una singola professionalità.

Le principali funzioni del PMO

Premesso che le sue funzioni variano in base a contesti, esigenze e risorse disponibili, raggruppiamo di seguito le funzioni ad esso generalmente attribuite:

• gestione delle interdipendenze: coordina e gestisce le relazioni tra progetti, programmi e portfolio all’interno dell’organizzazione, assicurandosi che le attività siano allineate agli obiettivi strategici;
• integrazione delle informazioni: raccoglie ed integra le informazioni provenienti da diversi progetti e programmi per valutare l’avanzamento e l’efficacia delle iniziative rispetto agli obiettivi aziendali;
• assegnazione delle risorse: fornisce supporto nella distribuzione delle risorse tra i progetti attivi, assicurando che siano utilizzate in modo efficiente e in linea con le priorità dell’organizzazione;
• valutazione e raccomandazione: valuta lo stato dei progetti e dei programmi raccomandando eventuali azioni correttive, inclusa la possibile interruzione dei progetti non più allineati agli obiettivi;
• monitoraggio dei processi: il PMO sorveglia l’aderenza ai processi, alle best practice e agli standard organizzativi nell’esecuzione dei progetti e dei programmi;
• gestione della conoscenza: raccoglie le lesson learned e le valorizza come guida per i progetti futuri, promuovendo i processi di apprendimento e miglioramento continuo;
• governance dei progetti: definisce le regole, le responsabilità e i processi che guidano l’esecuzione dei progetti.

L’ufficio di gestione dei progetti, inoltre, funge da centro di comunicazione per tutta l’organizzazione, nel senso che diffonde informazioni coerenti e chiare a tutte le parti interessate, con l’obiettivo di evitare quei gap comunicativi che si verificano soprattutto nelle organizzazioni di maggiore dimensione o nei team geograficamente dislocati.

Quando assume il massimo grado di controllo, il PMO potrebbe intervenire anche sulle scelte di prioritizzazione dei progetti e richiedere di essere coinvolto nelle fasi di avvio e pianificazione dei progetti.

L’evoluzione del PMO

Nel tempo il ruolo svolto dal PMO in azienda ha subito un’evoluzione che lo ha portato dall’essere un “semplice” gestore di processi, sistemi e persone, ad essere considerato uno dei principali strumenti di creazione di valore per l’organizzazione in cui si trova ad operare.

Secondo le ricerche condotte dal PMI® e sintetizzate annualmente nel report “PMI’s Pulse of the Profession®”, seguendo le attuali tendenze del mercato, l’ufficio di gestione dei progetti può essere significativamente coinvolto nelle azioni intraprese dalle organizzazioni per rispondere ai grandi cambiamenti e alle nascenti opportunità offerte dalle nuove tecnologie.

Per fare un esempio pratico, il PMO dovrebbe essere coinvolto in tutte quelle attività finalizzate all’introduzione delle nuove tecnologie digitali per rendere più efficiente il lavoro dei team di progetto. Ecco che il PMO può essere impiegato per ricercare e selezionare strumenti digitali innovativi per semplificare le modalità di lavoro e le comunicazioni tra i team e gli stakeholder.

Le aziende che hanno avuto la capacità di intercettare queste nuove tendenze, investono nel potenziamento del ruolo del PMO, per spostarne il focus da una mera funzione amministrativa verso una nuova investitura, incentrata sulla consegna di valore agli stakeholder. In tal senso, l’ufficio di gestione dei progetti funge da ponte tra l’organizzazione e i suoi stakeholder, informandoli sui progressi e i sui risultati conseguiti, e contribuendo a controllare i costi e migliorare la qualità dei prodotti rilasciati sul mercato.

È naturale aspettarsi che il ruolo del PMO continuerà ad evolversi per rispecchiare le trasformazioni in corso in quelle organizzazioni che stanno adottando programmi di trasformazione digitale.

Dai dati raccolti dal PMI®, emerge che l’80% delle imprese di successo ha un ufficio di gestione dei progetti al suo interno e nell’85% dei casi il PMO definisce e monitora le metriche di successo dei progetti.

Di seguito alcuni ulteriori dati interessanti pubblicati dal PMI®, frutto dell’indagine globale condotta su un campione di circa 4.500 project manager, da cui emergono le principali caratteristiche dei PMO nel mondo:

Un aspetto da non sottovalutare è la formazione delle professionalità che lavorano all’interno del PMO. Gli stessi intervistati dichiarano che il possesso di una certificazione in project management sia un elemento rilevante per chi intende fare carriera in questi contesti. Le certificazioni richiedono tipicamente un continuo sviluppo professionale, permettendo ai project manager di evolvere e di potenziare una varietà di competenze, incluse competenze tecniche, digitali e di leadership.