Oggi ti parlerò di cinque errori, abbastanza comuni, che devi assolutamente evitare durante la gestione di un progetto.

Sono errori associati alla mancanza di esperienza e quindi tipicamente commessi da chi è nuovo al project management.

Ma questo non è sempre vero.

Ci sono tantissimi professionisti “navigati” che hanno sviluppato nel tempo modalità gestionali viziate da tutti o parte degli errori che ti presenterò tra poco.

Il problema, come più volte ti ho detto, è che la gente è poco incline al cambiamento e spesso all’urlo del “si è sempre fatto così” si lancia in battaglie sanguinose il cui esito, già scritto ancor prima di iniziare, può essere sintetizzato con un complesso di fonemi dal sapore alquanto amaro: fallimento.

Ho riflettuto a lungo cercando di capire perché le persone sono così restie ad uscire dalla loro zona di confort tanto da commettere per anni sempre gli stessi errori. Ma di questo parleremo in un altro post.

Adesso andiamo avanti spediti e concentriamoci sui cinque errori che non devi assolutamente commettere durante la gestione dei tuoi progetti.

Resta inteso che i cinque casi che ti presenterò non sono gli unici possibili.

Tuttavia, nella mia esperienza accumulata negli ultimi 15 anni su progetti di medio-grandi dimensioni, sia in Italia che all’estero, ho notato che questi 5 errori hanno una certa ricorrenza, in particolare quando al “timone” c’è un project manager di profilo non proprio senior. 

ERRORE NUMERO 1: AMPLIARE LO SCOPO AGGIUNGENDO FUNZIONALITÀ EXTRA AI PRODOTTI

Essere responsabile di un importante progetto è una cosa eccitante. Ti senti un po’ una rockstar.

Sei acclamato, tutti ti cercano, tutti vogliono parlare con te, sei il centro di gravità del progetto. E, come spesso capita alle rockstar, potresti cadere in tentazione e strafare.

In che senso?

Nel senso di fare più di quanto richiesto. Mi spiego meglio.

Il primo errore che NON devi assolutamente commettere è aggiungere, in modo arbitrario o assecondando richieste provenienti dall’esterno, funzionalità extra non presenti nell’ambito del progetto. 

A tal proposito, hai mai sentito parlare di gold plating?

E’ un termine coniato negli Stati Uniti che fa riferimento alla

aggiunta intenzionale di funzionalità o funzioni supplementari ai prodotti che non sono state incluse nella definizione dell’ambito del progetto.

Il gold plating è segno di scarsa professionalità.

Quindi non pensare che fare di più sia meglio. Non sarà così che ti metterai in mostra, anzi …

Resta piuttosto focalizzato sugli obiettivi dl progetto.

ERRORE NUMERO 2: TROPPO E TROPPO IN FRETTA

Un altro tipico errore è pensare di mettersi in mostra impegnandosi su scadenze molto stringenti che, nella realtà dei fatti, non sarà mai possibile rispettare.

Questo è un atteggiamento sbagliato e molto pericoloso.

Un progetto raramente si conclude nei tempi stabiliti all’atto della prima pianificazione. Se ciò accadesse, vorrebbe dire che tutto è andato come previsto e che tutti hanno lavorato rispettando esattamente le attese.

Questo, credimi, accade assai di rado.

In particolare quando ti trovi a gestire un progetto internazionale che coinvolge persone provenienti da diversi paesi (culture diverse, lingue diverse , ecc.).

La probabilità che un membro del team o che un fornitore non riesca a consegnare secondo schedulazione, innescando così un effetto domino, è molto alta.

Levati dalla testa la malsana idea di fare il supereroe impegnandoti su scadenze che non potrai onorare. Pianifica invece considerando sempre un’adeguata tolleranza (contingency) che utilizzerai per far fronte agli imprevisti.

Non cedere a pressioni esterne esercitate dallo sponsor, dal capo o dal cliente.

Questi signori, con i quali ti consiglio di fare sempre squadra, hanno una visione diversa del progetto, spesso dettata da esigenze di business e time to market. Quindi il fatto che esercitino delle pressioni è normale.

Ma ricorda che la responsabilità del progetto resta comunque tua e “chi ha la responsabilità decide.”ERRORE NUMERO 3: ESSERE ACCENTRATORE

Partiamo da un presupposto semplice ma fondamentale.

Ci sono “mestieri” che non possono essere approcciati con lo spirito del battitore libero. Il project management è uno di questi.

Avrai sicuramente notato che quando si vuole evidenziare il ruolo di coordinatore del responsabile di progetto si fa spesso riferimento al direttore d’orchestra.

Vero?

Devo dirti che a me questa associazione piace tanto. Sarà perché amo la musica, sarà perché ho studiato chitarra e provo grandi emozioni quando, ancora oggi, butto giù qualche assolo sulla mia stratocaster. Sarà perché trovo la trovo decisamente “azzeccata”.

Bene.

Hai mai visto un direttore d’orchestra suonare tutti gli strumenti contemporaneamente?

Immagino di no.

Quindi un altro errore che NON devi assolutamente commettere è accentrare tutte le attività del progetto su di te.

Non essere accentratore, negli ambienti professionali gli one man project non sono visti di buon occhio.

Ricordati che il tuo ruolo prevede il coordinamento e l’integrazione di tutte le attività di progetto e per riuscire a fare ciò devi delegare e ottenere il massimo dalle tue persone.

Come?

Questa è una storia lunga, ma ti invito a leggere i miei post sulla leadership e sulla comunicazione di progetto. Saranno per te fonte di grande ispirazione.

ERRORE NUMERO 4: SOTTOVALUTARE LA GESTIONE DEI RISCHI

La gestione dei rischi di progetto è un’attività che richiede metodo e grande esperienza.

Quando si parla di rischi non c’è spazio per l’improvvisazione e bisogna mantenere alta la guardia durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Non sorprenderti quindi se in questa top 5 degli errori da non commettere trovi l’assumere un approccio superficiale alla gestione dei rischi.

Ricorda che per loro natura i progetti “innescano” il cambiamento, dato che hanno come obiettivo il rilascio di un servizio, un prodotto o un risultato che prima semplicemente non c’era. Ed il cambiamento è accompagnato inevitabilmente da “incertezza”.

Questa incertezza può rappresentare una minaccia o un’opportunità per gli obiettivi del progetto.

Una buona parte delle tue energie dovranno essere investite per evitare o ridurre la probabilità di eventi che potrebbero portare “fuori rotta” il progetto (minacce) e, allo stesso tempo, massimizzare la probabilità di eventi che, invece, potrebbero amplificare i benefici attesi (opportunità)..

Ricorda, pertanto, di NON sottovalutare la gestione dei rischi del tuo progetto.

Sul risk management (in generale) e sul project risk management (in particolare) troverai tantissimo materiale in rete.

In ogni caso, se sei interessato ad approfondire restando “in zona”, ti consiglio di leggere il mio post sulla gestione dei rischi di progetto.

ERRORE NUMERO 5: NON UTILIZZARE LE METRICHE

E qui siamo arrivati ad un tasto molto dolente.

Probabilmente tra tutti questo è l’errore più frequente.

Provo a trasferirti l’importanza delle metriche di progetto con un esempio.

Immagina di guidare un auto e di non avere alcun tipo di strumentazione a bordo. Non hai il tachimetro, non conosci la temperatura dei liquidi principali (acqua e olio), nessuna spia, nessun “indicatore”.

Ti fideresti a guidare in queste condizioni?

Credi sia sicuro?

Avvertiresti una sensazione di pieno controllo?

Credi che le perone a bordo (il tuo team) sarebbero serene?

Lo stesso identico discorso vale per i progetti.

Capisco benissimo che le metriche non sono un argomento di grande appeal e so anche che in tantissime aziende italiane (purtroppo) non è sufficientemente diffusa la cultura del numero.

Ma a me questo interessa relativamente.

Io nella vita ho sempre puntato a fare la differenza ottenendo per i miei clienti risultati di livello superiore e vorrei che questo lo facessi anche tu.

Pertanto, non commettere l’errore di sottovalutare l’importanza dell’uso delle metriche di progetto.

A tal proposito ti dice qualcosa il nome Lord William Thomson Kelvin?

Lord William Thomson Kelvin fu un famoso matematico, ingegnere e fisico britannico, che contribuì a sviluppare la seconda legge della termodinamica e fu l’inventore della scala di temperatura assoluta.

Al celebre scienziato è attribuita la frase:

Se non si può misurare qualcosa, non la si può migliorare

Puoi impostare la tua gestione orientandola alla “performance” solo se utilizzi le metriche per “quantitativizzare” ciò che altrimenti potresti solo descrivere qualitativamente.

Se vuoi approfondire e conoscere gli indicatori più utilizzati ti suggerisco di dare uno sguardo al mio post le metriche di progetto.

SIAMO AI SALUTI

Ribadisco che le cose da NON fare per non minare la buona riuscita di un progetto sarebbero tantissime e sicuramente più di cinque.

L’obiettivo era quello di condividere con te gli errori che, secondo la mia esperienza, sono ricorrenti nei casi di progetti gestiti da “giovani” project manager.

Se sei di primo pelo questo ti potrà essere molto utile, altrimenti potrai tenere a mente questi piccoli suggerimenti quando assegnerai il tuo prossimo progetto ad una delle tue giovani leve.

A presto!