Se mi segui da un po’, sai benissimo che credo fortemente nel valore del team e nell’importanza della performance di gruppo. Capitani soli al comando non hanno mai raggiunto grandi risultati!

Ma il gruppo è fatto di individui con caratteristiche peculiari. Caratteri diversi, esperienze maturate in contesti diversi, preparazione tecnica diversa e, nel caso di progetti internazionali, lingua e cultura completamente differenti.

È chiaro quindi che avare a disposizione un certo numero di validi professionisti non equivale ad avere un team. Ed è chiaro che è responsabilità del project manager fare in modo che un generico “insieme di persone”, anche se valide, si trasformi in una “squadra” nel più breve tempo possibile.

D’altra parte, considerando la natura stessa dei progetti e le differenze caratteristiche rispetto ad altri contesti per così dire “più statici”, per i responsabili di progetto lo sviluppo del team è una prassi ricorrente.

Questo vuol dire che è necessario che tu conosca bene a) i diversi stadi di sviluppo di un team e b) il comportamento più appropriato da assumere in ciascuno di essi.

In questo post ti parlo proprio di questi aspetti.

Sono sicuro di aver stimolato abbastanza la tua curiosità e brama di sapere. Quindi senza tanti fronzoli andiamo avanti spediti!

Perché il lavoro di gruppo è così importante?

Nel PMBOK®, nella trattazione dell’area di conoscenza relativa alla gestione delle risorse umane, è scritto chiaramente che il “processo” di sviluppo di un gruppo di progetto (sviluppare il gruppo di progetto nella versione italiana, develop project team in quella inglese) è:

“un processo articolato che mira a favorire l’interazione tra i gli individui, ad innalzare il livello medio di competenze richieste dal progetto e a migliorare le condizioni generali, al fine di incrementare la performance di gruppo”.

Tanta roba.

Il lavoro di gruppo, che troverai spesso indicato con il termine anglosassone teamwork, è un fattore critico per il buon esito di qualsiasi progetto.

Mai come oggi, i project manager operano in contesti disomogenei, caratterizzati da differenze spesso profonde e l’integrazione coordinata di competenze differenti è condizione necessaria al successo di qualsiasi iniziativa progettuale.

Pensa, ad esempio, ai progetti di innovazione legati al tema dell’industria 4.0. L’obiettivo di questi progetti è utilizzare le moderne tecnologie digitali per “rivoluzionare” il modo in cui si producono prodotti e servizi.

Bisogna miscelare profili e competenze provenienti dal mondo delle operations a profili e competenze provenienti dalle aree finanziaria, management, informatica e ingegneria.

Quanto credi sia importante, quindi, lavorare per stabilire un “linguaggio comune di progetto” e trarre vantaggio dalle differenze culturali?

Il lavoro di squadra è fondamentale. Solo un buon “orchestratore” sarà in grado di esaltare le diverse professionalità e canalizzare gli sforzi nella direzione dell’obiettivo comune.

Come evolve il gruppo nel tempo? Il modello delle “5 fasi di Tuckman”

Secondo lo psicologo Bruce Wayne Tuckman lo sviluppo di un gruppo passa attraverso cinque fasi all’interno delle quali il gruppo stesso presenta caratteristiche peculiari. Tuckman introdusse inizialmente il suo modello sviluppato in 4 fasi (nel 1965), basandosi su osservazioni dirette e sull’analisi delle dinamiche all’interno dei gruppi di lavoro.

Successivamente, nel 1977 ed in collaborazione con Mary Ann Jensen, raffinò il modello aggiungendo una quinta fase (aggiornando, in inglese adjourning).

Le cinque fasi del modello di Tuckman sono:

• Fase 1: Forming
• Fase 2: Storming
• Fase 3: Norming
• Fase 4: Performing
• Fase 5: Adjourning

Tipicamente le fasi sono sequenziali, ma non è raro trovarsi a gestire situazioni in cui il team è “scivolato” all’indietro ad una fase precedente.

Cosa accade durante le singole fasi di sviluppo del team? 

FORMING (FASE DELLA FORMAZIONE)

In questa fase i membri del team di progetto si incontrano per la prima volta. Come mi disse anni fa un vecchio amico questa è la fase in cui “ci si annusa e si tende a marcare il territorio”. In altri termini, più che un team hai un semplice gruppo di lavoro.

Cosa accade in linea di massima durante questa fase?

Accade che, grazie anche alla mediazione del responsabile di progetto, le persone condividono le informazioni sui loro ambiti di provenienza, i loro interessi e le esperienze pregresse. Nel fare ciò, ciascuno matura le prime impressioni su tutti gli altri.

In questa fase si acquisiscono le informazioni relative al progetto, si discute degli obiettivi principali, si conoscono ruoli e responsabilità.

Come si comporta il team in questa fase?

Nella fase di forming i membri del team tendono ad essere indipendenti e non molto aperti. Le persone di fatto non si conoscono, c’è diffidenza.

Qual è il corretto approccio che deve adottare il responsabile di progetto?

La fase di forming è essenziale per la crescita e lo sviluppo del team. Sbagliare in questa fase vuol dire portarsi dietro problemi che difficilmente potranno essere risolti in futuro, quindi:

• condividi con la squadra “il perché”, “il cosa” ed “il come” del progetto. Sii chiaro è trasparente
• sii molto chiaro circa gli obiettivi da raggiungere
• coinvolgi i membri del team nella determinazione dei ruoli e delle responsabilità
• supportali nello stabilire il modo in cui lavoreranno insieme (definisci le norme che regolano il gruppo … le regole del gioco)
• se già hai avuto esperienze in passato, introduci elementi di gamification

STORMING (FASE DEL CONFLITTO)

Subito dopo la fase di forming il gruppo inizia a lavorare sulle attività di progetto e inevitabilmente, soprattutto per un gruppo di nuova costituzione, si entra nel vivo della fase di storming.

In questa fase, i membri del team competono per affermare il proprio stato e per far accettare le loro idee. Emergono divergenze sia su cosa dovrebbe essere fatto che su come dovrebbe essere fatto.

Questi differenti punti di vista rappresentano la principale causa di conflitti interni al team. E’ necessario intervenire tempestivamente per evitare il formarsi di fratture e fazioni che favorirebbero l’instaurarsi di un clima distruttivo.

Qual è il compito del project manager in questa fase?

• Essere presente e non trascurare nemmeno quei segnali di insofferenza apparentemente insignificanti. Ricorda che hai un gruppo nuovo, all’interno del quale i rapporti sono “acerbi” ed il livello di fiducia ancora troppo basso. Devi operare affinché tra i membri cresca la stima e la fiducia reciproca
• Guidare e mostrare praticamente come risolvere i problemi, sia autonomamente che come squadra. Intervieni personalmente, usa esempi pratici e poi osserva i risultati. Se necessario raffina la mappa dei ruoli e delle responsabilità (fine tuning)
• Essere abile nel favorire l’instaurarsi di un ambiente collaborativo in cui ciascun membro è disponibile all’ascolto e alla valutazione delle idee altrui

Fino a quando si è nella fase di storming è bene che il project manager mantenga ancora basso il livello di delega (è necessario essere presente e non soprassedere). Tuttavia, ai primi segnali di miglioramento si potrà allentare la presa ad avviare una transizione verso una maggiore indipendenza del gruppo.

La fase di storming è sempre superabile?

La risposta è no.

Ci sono progetti che vanno avanti per anni con continue lotte intestine e morale sotto le scarpe.

Personalmente mi è capitato di subentrare su progetti dove ho trovato gruppi arenati da mesi in questa situazione di conflitto permanente. Di norma, per evitare di compromettere tutto consiglio di individuare le singole cause (eh già, spesso l’azione di alcuni “champion” è devastante …) e risolvere definitivamente pretendendo un definitivo “riallineamento” o, nei casi peggiori, operando una sostituzione.

NORMING (FASE DELLA COESIONE) 

Superate le iniziali divergenze, affinate le conoscenze reciproche ed acquisito il proprio “peso” ed il peso di tutti gli altri sul progetto, il gruppo si muove verso la fase di “norming”, ossia le persone iniziano a lavorare in modo più efficace e coeso come una squadra.

Le persone non sono più concentrate sui loro obiettivi individuali, piuttosto si concentrano sullo sviluppo di un modo per lavorare insieme (processi e procedure).

Di norma rispettano le diverse opinioni ed iniziano a comprendere il valore di tali differenze ed il relativo impatto sulla performance di gruppo.

Lavorare insieme inizia ad essere naturale. In questa fase, sono state assimilate le regole fondamentali per lavorare in gruppo, ossia:

• come saranno condivise le informazioni
• come saranno risolti i conflitti
• quali i processi e gli strumenti da utilizzare per completare il lavoro previsto

Il livello di fiducia aumenta, così come la tendenza a cercare il supporto da parte del project manager e di altri membri del team in caso di difficoltà.

Qual è il compito del project manager in questa fase?

In questa fase, il team mostra tutte le potenzialità ed è bene allentare gradualmente la presa per favorirne l’evoluzione.

In altri termini, devi favorire l’assunzione di responsabilità da parte del gruppo ed iniziare a delegare.

Devi controllare ed intervenire solo se necessario.

Prestare attenzione a non interrompere quella naturale propensione che il gruppo manifesta nell’auto-gestirsi e auto-risolvere i problemi interni.

Chiaramente ricordati sempre che TU sei il leader. Non dare mai l’idea di totale abbandono ed assicurati costantemente che i membri del team stiano lavorando in modo collaborativo. Organizza eventi, anche ludici, per rafforzare la conoscenza e fiducia reciproca. Questo favorirà la naturale transizione verso la fase successiva (performing).

PERFORMING (FASE DELLA PRESTAZIONE)

In questa fase si registrano le migliori prestazioni della squadra. L’obiettivo è quello di raggiungere il risultato come gruppo. I membri del team ormai si conoscono, sono chiari i rapporti di forza e le rispettive competenze.

Non è detto che un team arrivi a questa fase. Sono tanti i gruppi di lavoro che si fermano alla fase di norming.

Un team ad alte prestazioni è in grado di performare senza una costante supervisione e presenta la capacità di prendere decisioni e risolvere i problemi in modo autonomo, rapido ed efficace.

I conflitti sono risolti internamente senza interrompere le attività di progetto.

Qual è il compito del project manager in questa fase?

In questa fase potresti anche non essere direttamente coinvolto nei processi decisionali, di problem solving o altre attività attinenti al lavoro quotidiano della squadra. Il team lavora in modo efficace come gruppo e non è necessaria una costante supervisione (richiesta invece negli altri stadi).

Ancora una volta ti ricordo che TU sei il responsabile del progetto e leader del gruppo. Quindi continua a monitorare attentamente la performance di gruppo, celebra i risultati conseguiti e lavora per cementificare il senso di appartenenza. La tua presenza è inoltre importante quando servirà veicolare la voce del team ai livelli superiori dell’organizzazione.

Esiste in questa fase il rischio di una regressione?

Purtroppo sì.

Anche in questa fase esiste la possibilità concreta che la squadra possa regredire ad una delle fasi precedenti.

È possibile ritrovarsi alla fase di conflitto (storming) nel caso,  ad esempio, uno dei membri inizi a lavorare in modo indipendente, violando le regole del gruppo.

È possibile anche regredire alla fase iniziale di conoscenza (forming) nel caso, ad esempio, la composizione della squadra vari in conseguenza a nuovi ingressi.

In termini generali, se ci sono cambiamenti significativi che rompono gli equilibri è possibile che la squadra regredisca ad una fase precedente, per poi ri-evolvere fino a quando il cambiamento non sarà definitivamente gestito.

ADJOURNING (FASE DELLA SOSPENSIONE)

Si entra in questa fase non appena il progetto si avvia verso il processo di chiusura di progetto. La fine del team di progetto è vicina.

Contrariamente a quanto tu possa pensare, questa è una fase molto delicata. Potrebbero verificarsi cali di concentrazione e, allo stesso tempo, l’attenzione degli stakeholder potrebbe impennarsi in prossimità della data di consegna del prodotto/servizio/risultato finale.

Qual è il compito del project manager in questa fase?

Il TUO compito deve essere quello di mantenere alto l’impegno e la concentrazione. Solo dopo aver consegnato il risultato finale si passerà, eventualmente, ai festeggiamenti.

Conclusioni

Lo studio della dinamica di gruppo è un argomento di grande fascino.

Non importa quanto esteso sia il tuo team, il tuo compito è orientarlo al compito e alla performance. Nel fare ciò è bene che tu conosca gli stadi fondamentali che ne caratterizzano l’evoluzione nel tempo.

Si parte da un mero gruppo di lavoro (forming) per arrivare, nella migliore delle ipotesi, ad una squadra performante (performing). Sarà bene avere chiari in mente i vari step ed assumere, di volta in volta, gli atteggiamenti e le decisioni più appropriate.

È tutto. Alla prossima!

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