Ho iniziato a gestire progetti più di dieci anni fa e, anche se all’inizio utilizzavo con poca disinvoltura gli strumenti e le tecniche di project management, ho sempre avuto ben presente l’importanza di avere sotto controllo le performance e la necessità di misurarne le evoluzioni grazie all’utilizzo di appositi indicatori.
E’ per questo che, sin dai miei esordi, sia da responsabile di progetto che da consulente e formatore aziendale ho sempre prestato molta attenzione nel trasmettere ai miei clienti l’importanza legata all’utilizzo delle metriche di progetto.
L’importanza della “misura”
Diciamolo subito, le metriche non sono un argomento di grande appeal, sai bene che nelle aziende (e probabilmente anche nella tua) si tende spesso a sottovalutare l’importanze della misura ed in generale è difficile trovare contesti dove è sufficientemente diffusa la cultura del numero.
A tal proposito ti dice qualcosa il nome Lord William Thomson Kelvin?
Lord William Thomson Kelvin fu un famoso matematico, ingegnere e fisico britannico, che contribuì a sviluppare la seconda legge della termodinamica e fu l’inventore della scala di temperatura assoluta.
Al celebre scienziato è attribuita la frase:
Se non si può misurare qualcosa, non la si può migliorare
Se non sei in grado di “quantitativizzare” non puoi migliorare, non puoi gestire fenomeni complessi avendone il controllo.
Ma questo è un discorso di carattere generale che magari affronterò in seguito.
Oggi voglio soffermarmi sull’utilizzo delle metriche di progetto e sulla necessità di avere sotto controllo l’andamento delle principali variabili critiche (costi, tempi, qualità, risorse, variazioni di scopo, ecc.). Alla fine di questo post, oltre a comprendere l’importanza delle metriche, avrai acquisito anche gli strumenti che ti consentiranno la selezione degli indicatori che meglio rispondono alle necessità del tuo progetto.
Cosa sono le metriche di progetto e perché sono importanti
Le metriche
In generale si usa il termine metrica per indicare una misura diretta o indiretta di un qualche attributo di una entità di interesse.
Cosa vuol dire?
Vuol dire, ad esempio, che se le entità in questione sono le risorse del progetto una metrica potrebbe essere la produttività (utilizzo delle risorse). Quindi quello che misuriamo è l’attributo (produttività) non l’entità in se (le risorse).
Le metriche di progetto
Nel caso particolare (di nostro interesse) utilizzeremo il termine metriche di progetto con riferimento all’insieme di indicatori utilizzato per avere sotto controllo le principali entità critiche. In assenza di questi indicatori non avremmo alcun modo per conoscere lo stato di salute del progetto.
Per ciascuna metrica dovrà essere definito:
- lo scopo (perché la utilizziamo? perché è importante controllare l’evoluzione di quella specifica variabile?)
- il riferimento o baseline (il termine di confronto per valutare gli scostamenti)
- il significato della misura (cosa vuol dire se nel periodo di osservazione abbiamo registrato un più 10% di change request?)
- la metodologia di analisi (come otteniamo ed elaboriamo i dati)
- il meccanismo di reporting (come arrangiamo i risultati dell’osservazione in funzione dei destinatari)
Metriche standard vs metriche definite ad hoc
Solitamente le metriche di progetto includono una serie di indicatori standard, ma possono essere estese con ulteriori indicatori definiti ad hoc in base alla specifica natura del progetto (software, edilizia, marketing, ecc.).
A tal proposito è fondamentale stabilire i criteri di selezione delle metriche onde evitare la costruzione di cruscotti (dashboard) pirotecnici, ma poco funzionali alle esigenze del progetto.
Io personalmente, prendendo spunto dalle diverse esperienze maturate negli anni, ho consolidato l’utilizzo dell’approccio AQSM – dall’inglese Ask the Questions first, then Select the Metrics – ossia la selezione degli indicatori è fatta in risposta a specifiche domande relative alle grandezze che voglio controllare.
Credimi non è complicato come sembra.
Continua a leggere perché ti chiarirò questo importantissimo concetto tra un po’.
Perché le metriche sono importanti?
L’utilizzo delle metriche consente di quantificare e rendere oggettiva la valutazione delle performance di progetto.
Un project manager non avvezzo all’utilizzo delle metriche si troverebbe a fronteggiare non pochi problemi, giusto per farti qualche esempio:
- difficoltà ad analizzare gli scostamenti rispetto ai riferimenti inseriti nel piano di progetto (le cosiddette baseline),
- insufficienza di dati necessari alla selezione delle azioni correttive,
- nessun supporto alle decisioni,
- impossibilità nel valutare le prestazioni del team in modo oggettivo
- nessun tipo riferimento per risolvere le crisi e mitigare i rischi
- informazioni insufficienti per generare report a beneficio del team e degli stakeholder
- nessuno strumento analitico per valutare il livello di soddisfazione dei clienti.
Ti devo ancora convincere riguardo all’importanza delle metriche di progetto?
Pensa a cosa accadrebbe se la valutazione delle performance fosse fatta in modo soggettivo e, peggio, fosse espressa nei soli termini qualitativi.
Te lo dico io: sarebbe un disastro!!
I performance meeting si trasformerebbero in inutili “riunioni fiume”, dove l’intervento di routine sarebbe qualcosa del tipo:
“Siamo avanzati di un po’ rispetto al mese precedente … dai che va bene, anche se potrebbe andare meglio!!”
Avanzati di un po’? Andare meglio? Scusa, ma meglio quanto? E rispetto a cosa?
Una gestione “a sensazioni” di questo tipo porta ad un unico risultato: il fallimento.
L’utilizzo delle metriche DEVE quindi essere parte del tuo DNA professionale.
Numeri amico mio, numeri!
Anche perché, come affermava il folle matematico in Pacific Rim (video), “i numeri non mentono, politica e poesia, le promesse sono menzogne, i numeri sono la cosa più vicina alla calligrafia di Dio”
Come selezionare le metriche di progetto: l’approccio AQSM
“Si faccia una domanda e si dia una risposta” direbbe il buon Marzullo ed il concetto alla base dell’approccio AQSM è proprio questo.
Chiediti prima cosa vuoi controllare, poi seleziona la metrica di interesse.
La sequenza logica che devi seguire per selezionare il set di indicatori più appropriato è la seguente:
- fissa gli obiettivi della misura
- sii in grado di articolare chiaramente le giuste domande in merito alle grandezze che vuoi controllare
- pensa e decidi cosa misurare per ottenere le risposte a tali domande
- organizzati al meglio per raccogliere i dati e per elaborarli nel modo opportuno.
Organizzare le metriche per specifiche “aree” del progetto: le categorie
Il processo di selezione risulta semplificato se si dispone di una struttura tale da poter organizzare le metriche in categorie.
E’ chiaro che le metriche più importanti che selezionerai risponderanno ai quesiti chiave che afferiscono agli specifici ambiti e/o aree di conoscenza del progetto.
Ad esempio, potremmo articolare le nostre domande ponendo il focus sulle/sui:
- fasi del progetto
- rischi del progetto
- criteri di successo del progetto
- aree di conoscenza (PMBOK)
Alcuni esempi di domande che puoi porti sulle aree di conoscenza
Lo standard PMBOK® presenta una struttura che si presta benissimo alla costruzione di un insieme di categorie per le metriche di progetto.
Ti riporto, a titolo di esempio, alcune domande chiave e le relative aree di conoscenza.
| COSTI | Il progetto rispetterà il budget? |
| TEMPO | Il progetto rispetterà la schedulazione? |
| AMBITO | Il progetto rilascerà deliverable in linea con la pianificazione dell’ambito?
Le richieste di variazione dell’ambito sono in linea con le aspettative? |
| QUALITA’ | Il cliente è soddisfatto?
I target di qualità saranno raggiunti? |
| RISCHI | Siamo in grado di gestire anticipatamente gli eventi rischiosi di maggiore rilevanza per il progetto? |
| COMUNICAZIONE | Gli stakeholder stanno ricevendo le informazioni a loro necessarie?
I risultati e le performance di progetto sono riportate in modo appropriato? |
| APPROVVIGIONAMENTI | Stiamo rispettando il piano di approvvigionamenti di beni e servizi? |
| RISORSE UMANE | Ci sono problemi significativi e ancora non risolti che riguardano le risorse umane?
Il numero di ore/lavoro speso ad oggi è in linea con il pianificato? |
Chiaramente questo è solo un semplice esempio.
A seconda delle tue esigenze le domande potrebbero essere tante e potrebbero coinvolgere anche le aree di conoscenza che non ho incluso nell’esempio (gestione dell’integrazione e degli stakeholder di progetto).
La risposta “oggettiva” a ciascuna domanda comporterà l’individuazione di una o più metriche.
Tutto chiaro fin qui?
Continua a leggere perché adesso entriamo nel concreto, ti farò alcuni esempi pratici di metriche e ti proporrò un vero e proprio framework di metriche che potrai utilizzare per i tuoi progetti.
Un Framework di riferimento per le metriche di progetto
Vediamo ora quali sono le principali metriche legate alle aree di conoscenza e che possiamo utilizzare in risposta ai quesiti chiave.
Ti ricordo comunque che gli indicatori dipendono dal tipo di progetto e che, anche se tendenzialmente è possibile fare riferimento ad un set di metriche standard, ci sono casi in cui dovrai fare delle scelte ad hoc.
Il framework che ho messo a punto negli anni copre tutte tutte le aree di conoscenza, le fasi, i criteri di successo ed altro ancora. Per ragioni di sinteticità, a seguire ti riporterò le metriche più importanti, relative ai costi, alla schedulazione, all’ambito e ai rischi.
Assorbile, comprendine appieno l’importanza e falle tue. Fatto questo le potrai utilizzare fin da subito sui tuoi progetti a beneficio TUO, del team e dei tuoi stakeholder!!
Metriche relative ai COSTI di progetto
Quali sono le domande più importanti relative alla gestione dei costi di progetto?
E per contro, quali sono le metriche più efficaci?
Nelle tabelle che seguono troverai le risposte a queste domande.
| VARIAZIONI DEI COSTI RISPETTO AL PIANO | |
| DOMANDA | METRICA |
| Il progetto ha rispettato i target di costo nell’ultimo periodo di osservazione (periodo di reporting)? | CVp = PVp – ACp, dove CVp, PVp e ACp sono rispettivamente varianza di costo, costo pianificato e costo effettivamente sostenuto riferiti al periodo di osservazione.
ΔBp, ossia % sotto o sopra il budget riferita all’ultimo periodo di osservazione. |
| Alla data attuale, il progetto nel suo complesso rispetta i target? | CV = PV – AC, dove CV, PV e AC sono rispettivamente varianza di costo, costo pianificato e costo effettivamente alla data attuale.
ΔB, ossia % sotto o sopra il budget per il progetto alla data attuale. |
| Ci saranno variazioni relative al valore stimato per la realizzazione delle rimanenti attività necessarie al completamento del progetto? | ΔETC, ossia la variazione % dell’ETC (valore stimato per la realizzazione delle rimanenti attività necessarie al completamento del progetto) rispetto al piano. |
| Quando il progetto sarà finito i costi saranno in linea con quanto previsto a piano? | EAC = AC + ETC, dove AC è il costo effettivamente sostenuto alla data corrente e ETC è il valore stimato (e revisionato al netto delle variazioni) per la realizzazione delle rimanenti attività necessarie al completamento del progetto. |
| MISURA DELL’EARNED VALUE | |
| DOMANDA | METRICA |
| Quanto abbiamo programmato di spendere per i deliverable (o lavoro sulle attività) che abbiamo realmente prodotto fino ad oggi? | EV (Earned Value), ossia valore delle attività realizzate alla data corrente.Rappresenta il valore prodotto dal progetto, ossia il valore dei deliverable rilasciati fino al momento della misurazione in seguito alle attività svolte. |
| Il lavoro svolto sulle attività alla data corrente è costato così quanto pianificato? | CPI = EV/AC, dove CPI rappresenta il Cost Performance Index, EV l’Earned Value e AC il costo effettivamente sostenuto alla data corrente.
CPI < 1, vuol dire che stai spendendo troppo rispetto a quello che produci. In altri termini, stai sforando il budget. CPI > 1, vuol dire che stai spendendo meno di quanto previsto rispetto a quello che produci. In altri termini, sei sotto al budget. CPI = 1, sei perfettamente in linea con le previsioni di spesa. |
Metriche relative alla SCHEDULAZIONE di progetto
Quali sono le domande più importanti relative alla gestione della schedulazione del progetto?
E per contro, quali sono le metriche più efficaci?
Focalizziamoci sulle milestone e sulla schedulazione.
| MILESTONE | |
| DOMANDA | METRICA |
| Le milestone di progetto sono state raggiunte nel rispetto della schedulazione? | ΔT, rappresenta i giorni di ritardo |
| Se no, quali attività sono affette dai ritardi? | Lista attività affette dal ritardo di schedulazione |
| SCHEDULAZIONE | |
| DOMANDA | METRICA |
| Il progetto rispetta la schedulazione alla data attuale? | SPI = EV/PV, dove SPI rappresenta lo Schedule Performance Index, EV l’Earned Value e PV il costo pianificato (in giorni) per realizzare le attività di progetto alla data corrente.SPI < 1, vuol dire che è stato prodotto meno lavoro rispetto a quanto pianificato. In altri termini, hai un ritardo di schedulazione.
SPI > 1, vuol dire che è stato prodotto più lavoro rispetto a quanto pianificato. In altri termini, hai un anticipo di schedulazione. SPI = 1, sei perfettamente in linea con le previsioni. |
Metriche relative all’AMBITO del progetto
Quali sono le domande più importanti relative all’ambito del progetto?
E per contro, quali sono le metriche più efficaci?
Focalizziamoci sulle richieste di variazione (change request) e sui loro impatti sulle altre grandezze fondamentali per il progetto.
| RICHIESTE DI VARIAZIONE | |
| DOMANDA | METRICA |
| L’ambito del progetto è gestito in modo efficace? | Numero di variazioni all’ambito non formalizzate in apposite CR (change request)
Numero di variazioni alla baseline, ossia variazioni legittime all’ambito, alla schedulazione, ai costi o alla qualità formalmente approvate dallo sponsor |
| I prodotti (deliverable) sono gestiti in modo efficace? | Numero requisiti primari aggiunti o eliminati ai deliverable che si sono verificati dopo la fine della Fase di Pianificazione |
| IMPATTI DELLE RICHIESTE DI VARIAZIONE (CR) | |
| DOMANDA | METRICA |
| Le richieste di variazione all’ambito (CR) hanno causato significative variazioni ai costi di progetto? | ΔEAC, ossia variazione % dell’EAC causata dalle richieste di variazione dell’ambito. Per calcolare ΔEAC basta confrontare il valore dell’EAC attuale con il valore di riferimento stimato alla fine della Fase di Pianificazione |
| Le richieste di variazione all’ambito (CR) hanno causato significative variazioni alla schedulazione di progetto? | ΔD, ossia variazione % della durata del progetto causata dalle richieste di variazione dell’ambito. Per calcolare ΔD basta confrontare la durata attuale con il valore di riferimento stimato alla fine della Fase di Pianificazione |
| Le richieste di variazione all’ambito (CR) hanno avuto impatti sulla stima del ROI del progetto? | ΔROI, variazione del ROI in conseguenza all’approvazione delle richieste di variazione dell’ambito. Il ROI attuale va confrontato con quello stimato in fase di redazione del Project Charter. Per la valutazione del ROI attuale bisogna considerare il valore rettificato dell’EAC |
Metriche relative ai RISCHI di progetto
Quali sono le domande più importanti relative ai rischi del progetto?
E per contro, quali sono le metriche più efficaci?
| RISCHI | |
| DOMANDA | METRICA |
| Per il progetto è stata fatta un’adeguata pianificazione dei rischi? | Numero di rischi rilevanti che sono stati identificati dopo la fine della Fase di Pianificazione (ma che potevano essere identificati prima)
Numero di problematiche importanti (issue che hanno impattato la baseline della schedulazione o dei costi) non anticipate nel Registro dei Rischi |
| Il Registro dei Rischi è adeguato per il progetto? | Numero degli eventi rischiosi che si manifestano senza alcun warning
Numero degli eventi rischiosi per i quali la strategia di risposta definita nel documento di pianificazione delle risposte ai rischi (Risk Response Plan) non è adeguata |
| Il team di progetto è pronto a fronteggiare in modo efficace ed efficiente eventuali carenze del Registro dei Rischi? | Impatto su costi e tempi dovuti alla ri-pianificazione dei rischi nel tempo |
Siamo ai saluti …
Prima di chiudere voglio ancora rimarcare che quelli che ti ho riportato sono solo alcuni esempi di domande e metriche associate ad alcune aree di conoscenza. Non pensare assolutamente che non vi siano altre opzioni, anzi!
Ogni progetto è una storia a se, ed ogni volta dovrai sforzarti per capire quali sono i fenomeni da controllare e le metriche migliori da selezionare.
E’ comunque evidente che esiste un set di metriche standard che non puoi non includere nella tua personale dashboard.
Quelle che ti ho mostrato in questo post fanno sicuramente parte di quelle set.
E’ tutto.
Alla prossima!
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