In questo articolo mi focalizzo sull’ambiente di lavoro AGILE e ti presento alcune tecniche che possiamo mettere in campo se vogliamo lavorare da remoto nella modalità smart working.

Innanzitutto, vediamo quali sono le caratteristiche di un ambiente di lavoro AGILE.

Ambiente di lavoro AGILE

Alcuni obiettivi da fissare per l’organizzazione delle attività potrebbero essere:

• Facilitare una visione condivisa. L’ambiente deve facilitare la comunicazione per osmosi: mentre altri membri del team parlano, io sento quello che mi interessa e che riguarda il mio lavoro;
• Facilitare la migliore esecuzione del lavoro: ricordiamo uno dei principi AGILE è che il Team decide da solo quali sono le soluzioni da implementare;
• Facilitare il consenso, rispetto alle decisioni prese, ad esempio con la tecnica del planning poker. L’ambiente deve favorire questi processi comunicativi.

Ad esempio, se vogliamo utilizzare i board, per rappresentare lo stato di avanzamento delle User Story, deve essere possibile inserirli in modo frontale e al centro dell’ambiente di lavoro. In generale non devono essere presenti ostacoli e deve essere favorita la comunicazione face to face. Ognuno deve poter svolgere il proprio ruolo nelle migliori condizioni possibili.

Lavorare da remoto con AGILE

Purtroppo non è possibile avere sempre il team co-located, ciò accade spesso in team internazionali dove è necessaria una presenza globale, realizzare economie di scala e ridurre i costi.

In questo caso occorre tenere ben presente che vanno rispettate delle regole quali:

• Evitare gli stereotipi, non generalizzare, evitare l’etnocentrismo: cioè pensare che una cultura o un’appartenenza territoriale (ad una nazione, per esempio) sia migliore di un’altra.
• Gestire il culture shock: è il fenomeno che si ha quando si cambia il gruppo di lavoro, con nuove abitudini e regole. Il culture shock ha a che fare con stili di comunicazione, contesto lavorativo, linguaggio del corpo, etnocentrismo. Per evitare il culture shock è bene far riferimento agli obiettivi comuni.
• Educare alle reciproche differenze. Diffondere una cultura del rispetto. Avere delle ground rules e creare degli eventi che creino la cultura di squadra.

In questi giorni, inoltre, si parla molto di team distribuiti, dato il momento particolare che noi tutti stiamo attraversando.

Per i team distribuiti ricordiamo che è raccomandabile svolgere le prime iterazioni (almeno 2) nello stesso luogo, anche se virtuale, inoltre sarebbe opportuno avere i team member che hanno la stessa tipologia di competenze, sempre nello stesso luogo.

Nel caso di team distribuiti si possono creare infatti spazi di lavoro virtuali, sfruttando gli attuali strumenti che la tecnologia ci mette a disposizione:

• Può essere creata una fishbowl window, un collegamento remoto in modalità video conferenza che dura dall’inizio della giornata lavorativa alla fine. In tal modo si cercano di ridurre al massimo le difficoltà di iterazione dovute alla distanza.
• Può essere installato il Remote Pairing, strumenti di video conferenza per condividere schermi ed audio. In tal modo si può simulare, ad esempio, di lavorare in coppia con un collega che è lontano.

Clark and Wheelwright e Cross Functional Team member

La concentrazione nell’ambiente di lavoro è molto importante, è preferibile infatti non far svolgere al Team Member molti task in parallelo.

Si pensi che secondo Clark and Wheelwright (1993), un individuo spende solo il 40 % del suo tempo utile se lavora su 5 task contemporaneamente. Sprecando di fatto il restante 60% del tempo lavorativo.

L’ottimo si raggiunge con 2 task indipendenti, in modo che se è «bloccato» su un task continua con l’altro, raggiungendo l’80% di produttività.

Questa osservazione si contrappone alla figura del Cross Functional Team member, che ha skill diversi che gli consentono di arrivare in poco tempo ad un prodotto funzionante. Per sua natura il Cross Functional Team member potrebbe trovarsi a svolgere più task contemporaneamente.

Questo profilo professionale viene definito a T (T-shaped) proprio ad indicare che sono specialisti generalisti. Si distingue dagli altri profili professionali quali profilo a I (I-shaped), specialisti in un’unica area oppure il cosiddetto «Broken Comb», persona che ha vari livelli di specializzazione, nelle varie competenze richieste dal gruppo, molto utile nel Team AGILE. L’ideale per il Team AGILE è avere sia competenze generali che specialistiche.

L’ambiente di lavoro è molto importante per il Team AGILE.

E’ importante inoltre ricordare che, come afferma nelle sue linee guida Lyssa Adkins, presidente dell’Agile Coaching Institute, bisogna garantire la sicurezza (safety) dell’ambiente per il team member.

Il team member deve lavorare in un ambiente che per lui è confortevole, dove si sente sicuro. Così può lavorare al meglio, ricevere coaching da parte del PM e anche sbagliare, senza aver paura, un detto che viene ripetuto spesso è: solo chi non lavora non sbaglia.

Alla prossima!