Quanto è importante il project management per le aziende?

È una domanda interessante e sono molti gli imprenditori che se la pongono – o dovrebbero farlo. Oggi, il mondo del lavoro viaggia con i tempi velocissimi del digitale. Il Project Manager è quella figura che tiene insieme tutto il team, formato da tante persone con competenze differenti, facendolo lavorare all’unisono per portare a termine i progetti.

I costi di gestione rappresentano un onere per ogni azienda, a volte equivalente al 20% del budget complessivo di un progetto. Un’altra domanda che devi porti è se la tua azienda può permettersi di fare a meno del project management.

In assenza di questa funzione, cosa tiene uniti i membri del team e i clienti? E chi ha il compito di intervenire in caso di complicazioni? Chi farà da regista dello spettacolo occupandosi di mandare in scena ogni attore al momento giusto essendosi assicurato che abbia imparato tutte le battute?

Quindi, quanto è importante la figura del Project Manager in azienda? Lo abbiamo chiesto a Mirko Cuneo, CEO di Nextre Engineering, imprenditore esperto in strategie di business e di marketing digitale.

Mirko, secondo la tua esperienza, quanto è importante avere un ottimo Project Management in azienda?

Sicuramente è fondamentale, perché ogni project manager è come il timone di una nave e aiuta tutto il gruppo di lavoro a mantenere la direzione verso risultati specifici.

Il project manager garantisce che gli obiettivi dei progetti siano in linea con quelli più generali dell’azienda o del CEO. Si occupa di suddividere il lavoro e assegnarlo ai membri del team, così che ognuno possa concentrarsi fin dall’inizio sui propri compiti.

Ma non è finita qui. La gestione del progetto implica anche una stima realistica di budget e tempi. Posso dire per esperienza che senza una pianificazione concreta, i costi del progetto si moltiplicano, i tempi si allungano e gli esiti possono essere gravemente compromessi.

Un altro aspetto da considerare è che i progetti non vanno mai secondo percorsi prestabiliti: il modo in cui affrontiamo gli ostacoli e adattiamo i nostri piani nel momento in cui ci sono delle difficoltà determina il successo del progetto.

Il project manager assicura che ognuno faccia le cose giuste al momento giusto, rispettando l’ordine del processo. Questo è fondamentale. Perché previene incomprensioni, inefficienze e spreco di risorse.

Oggi le aziende devono spesso avere a che fare con imprevisti e con l’intrecciarsi di più progetti. Le cose devono funzionare in maniera veloce se si vuole restare sull’onda senza essere superati dalla concorrenza. Sono molteplici le cose che si possono e si devono fare per assicurarsi delle possibilità per il proprio business. Tra queste io ci metto anche avere una figura forte che si occupa del project management e, quindi, della gestione e dell’organizzazione anche in mezzo alle difficoltà e ai cambi di rotta quotidiani.

Cosa vuol dire essere un Project Manager?

Significa condividere la visione del leader dell’azienda ed essere in grado di condurre il resto della squadra verso quella visione condivisa degli obiettivi. Infatti, nella mia azienda lavoro a stretto contatto con i miei Project Manager per dare loro la migliore direzione, data anche dalla mia esperienza.

Il PM deve avere la visione d’insieme su tutto il progetto in questione e capire quando è il momento di intervenire per dare la giusta spinta e nuova motivazione. Queste sono cose che io credo debba fare prima di tutto il CEO, quindi anche io stesso. Ma ogni imprenditore è impegnato in innumerevoli questioni differenti, allora il PM entra in gioco per portare avanti il flusso del lavoro.

Ottimizza la gestione di risorse limitate: tempo, persone, budget, portata e qualità dei risultati.

Ancora, essere un PM significa avere lo spirito critico necessario per prendere le decisioni più giuste e valutare efficacemente i pro e i contro delle situazioni. È colui a cui rivolgersi in mancanza di una più alta figura di riferimento, come dicevo prima il CEO.

Inoltre, vorrei ricordare che gran parte delle inefficienze di un’azienda sono riconducibili alla mancata o errata trasmissione di informazioni. E sono sicuro che ogni imprenditore si trova o si è trovato in una situazione simile. Per questo, spetta al project manager avere il pieno controllo di tutti i flussi di comunicazione: e-mail, intranet, newsletter, riunioni etc.

Il project manager è in ultima analisi il responsabile della riuscita o del fallimento di un progetto: garantisce che ogni membro del team abbia un percorso specifico da seguire e dia sempre il meglio di sé. Ovviamente, un ottimo project manager può essere tale se il suo lavoro viene valorizzato da professionisti validi.

Mirko, ancora una domanda. Puoi svelarci almeno 3 segreti di Project Management che sfrutti nella tua azienda?

Certo, senza dubbio.

Prima di tutto il mio consiglio è di fissare i parametri dettagliati del progetto, vale a dire definire chiaramente gli obiettivi per delineare un percorso chiaro su come raggiungerli. Un rischio molto comune che mette a repentaglio i progetti si verifica quando, in fase di esecuzione, qualcuno decide di cambiare rotta. Per esempio, il cliente potrebbe richiedere di cambiare una feature o aggiungere una funzionalità al prodotto. Per scongiurare questo rischio, il mio suggerimento è quello di stilare un documento che delimiti l’ambito e la portata del progetto e convincere tutte le parti interessate a firmarlo prima dell’inizio dei lavori.

La seconda best practice da seguire è quella di segnare l’inizio ufficiale del progetto attraverso un kickoff meeting. Lo scopo di questa riunione di inizio è di stabilire quattro criteri fondamentali: l’obiettivo globale del progetto, i player coinvolti, le competenze, i traguardi e i risultati attesi. Si tratta, inoltre un’ottima occasione per tutti di fare domande e chiarire eventuali perplessità.

Infine, suggerisco di rimanere sempre aggiornati sulle ultime novità in materia di project management. Penso agli sviluppi dell’intelligenza artificiale e al valore che riusciranno a portare in tema di miglioramento dei processi decisionali, allocazione delle risorse e strategie di apprendimento automatico.

Grazie Mirko per la tua disponibilità a condividere con noi la tua esperienza. Insomma, non c’è dubbio che il project management aumenti le probabilità di successo di un progetto aziendale. Senza gestione, non c’è la possibilità di avere obiettivi chiari e le probabilità di fallimento sono molto elevate.

L’adeguata gestione di ogni progetto è il primo passo per veicolare il buon andamento dei lavori, motivare le persone e assicurarsi che ognuno conosca le proprie competenze per operare al meglio.

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