PM² (si legge P-M squared), sta per Project Management Methodology.

Si tratta della metodologia di project management ideata dalla Commissione europea, con l’obiettivo di fornire uno strumento semplice e flessibile per gestire progetti di varia complessità.

La metodologia nasce nel 2007 e la prima versione ufficiale, rilasciata nel 2008, era riservata alle istituzioni europee. Analogamente alle altre metodologie di project management, viene inizialmente sperimentata su progetti pilota in ambito IT. La sua efficacia nella gestione dell’intero ciclo di vita del progetto, ne permette la successiva applicazione anche in altri ambiti.

È nel 2016 che la guida viene pubblicata e resa disponibile ad imprese e project manager. Infatti, nonostante PM² sia stata creata tenendo conto delle esigenze delle istituzioni e delle caratteristiche dei progetti dell’Unione europea, è agevolmente trasferibile ai progetti condotti da qualsiasi tipo di organizzazione.

Ad oggi la diffusione della metodologia è ancora in una fase iniziale, ma con l’iniziativa Open PM², la Commissione europea persegue l’obiettivo di rendere PM² una metodologia di riferimento per l’Unione europea, stabilendo così un linguaggio comune nella gestione dei progetti e nel raggiungimento degli obiettivi.  L’iniziativa Open PM² fornisce a tutte le istituzioni e a tutti i fornitori dell’Unione europea, nonché alle amministrazioni pubbliche dei diversi Stati membri e a tutti i soggetti interessati, libero accesso al metodo e alle risorse collegate.

Nell’ambito della stessa iniziativa, è stata attivata una rete di supporto denominata Project Support Network, composta da una serie di unità locali sostenute dai contributi dei promotori, sia individui che organizzazioni, per fornire orientamento e supporto operativo all’adozione del metodo e raccogliere feedback per migliorarlo e potenziarlo costantemente.

L’architettura di PM²

La “Guida al metodo di gestione progetti PM²” è liberamente scaricabile sul sito ufficiale dell’Unione europea e si apre con una breve descrizione del metodo, per poi affrontare una serie di concetti base del project management, tra cui le definizioni di progetto, programma e portfolio.

Benché sia promossa come una metodologia flessibile ed universalmente applicabile, esistono delle precise caratteristiche che un progetto deve possedere affinché il metodo possa essere applicato nella sua interezza.

Secondo quanto descritto nella Guida, un progetto PM² ideale:

• è prima di tutto un progetto, siamo quindi in un contesto differente rispetto a quello dei servizi operativi o delle attività ordinarie;
• ha una durata superiore a 4-5 settimane e coinvolge più di 2-3 persone (deve cioè essere un’iniziativa temporanea che prevede soggetti diversi e plurimi che devono cooperare);
• si sviluppa all’interno di un contesto organizzativo che può essere soggetto ad audit interni o esterni;
• richiede una struttura di governance puntualmente definita, mediante ruoli e responsabilità chiaramente assegnati;
• richiede l’approvazione del budget e dell’ambito;
• include attività ulteriori rispetto alla sola realizzazione/produzione dei prodotti;
• include attività di consegna dei prodotti e di transizione degli stessi nei servizi dell’organizzazione;
• richiede un certo livello di formalizzazione documentale, trasparenza informativa e reportistica;
• richiede un adeguato approccio di controllo e tracciabilità dell’andamento;
• ha un ampio numero di stakeholder interni ed esterni;
• può richiedere la collaborazione di varie e differenti organizzazioni o unità organizzative;
• contribuisce ad accrescere il livello di maturità organizzativo nella gestione dei progetti.

Fatta questa necessaria premessa, entriamo ora nel vivo del metodo e analizziamone struttura e principi.

Il metodo si basa su 4 pilastri fondamentali:

1. governance
2. ciclo di vita
3. processi
4. artefatti

Di seguito una rappresentazione grafica dell’architettura di PM²:

Architettura di PM2. Fonte: Guida al metodo di gestione progetti PM² 3.0.1

Il ciclo di vita di un progetto secondo la metodologia PM² si articola in 4 fasi distinte: avvio, pianificazione, esecuzione e chiusura. Le attività di monitoraggio e controllo fanno anch’esse parte del ciclo di vita del progetto ma non sono considerate come un’ulteriore fase in quanto, secondo il metodo, si tratta di attività che devono essere condotte lungo l’intero ciclo di vita del progetto.

Ogni fase è caratterizzata da attività specifiche che devono essere completate prima di passare alla fase successiva. Ad esempio, durante la fase di avvio, vengono definiti gli obiettivi del progetto e si raccolgono le informazioni necessarie per ottenere l’approvazione per passare alla fase successiva, ovvero la pianificazione.

Durante la pianificazione, viene elaborato un piano dettagliato che definisce l’ambito, sono definite le risorse necessarie e i tempi di esecuzione del progetto.

La fase di esecuzione è dedicata alla realizzazione degli output intermedi e finali del progetto, mentre la fase di chiusura si concentra sulla consegna dei prodotti al cliente, sull’archiviazione della documentazione e sull’apprendimento (vedi le lesson learned).

Come detto, durante tutto il ciclo di vita del progetto, vengono condotte attività di monitoraggio e controllo, al fine di valutare le prestazioni del progetto rispetto ai piani ed implementare eventuali azioni correttive.

Ruoli e artefatti

In un progetto PM², gli attori principali cambiano a seconda della fase progettuale in corso.

Durante la fase di avvio, il committente svolge un ruolo centrale, avviando il progetto e assumendosi la responsabilità finale di tutta la documentazione prodotta.

Nella fase di pianificazione, il responsabile di progetto assume il ruolo principale, coordinando l’implementazione di tutti i piani del progetto.

Per quanto riguarda la fase di esecuzione, il compito di portare avanti il Piano di progetto e di produrre i risultati è invece affidato al Team specialistico di progetto.

Infine, nella fase di chiusura, l’insieme di questi attori valuta complessivamente la performance del progetto.

Il diagramma che segue fornisce una chiara descrizione delle relazioni tra le fasi del progetto, gli artefatti e i ruoli coinvolti.

Fonte: Guida al metodo di gestione progetti PM² 3.0.1

PM² e gestione Agile

Per garantire che PM² si adatti efficacemente alle esigenze dell’organizzazione e alle caratteristiche del progetto, potrebbe essere necessario personalizzarlo in base a determinati requisiti. L’adattamento può riguardare elementi specifici del metodo, come le attività dei processi, i contenuti dei modelli documentali e la distribuzione delle responsabilità tra i ruoli coinvolti. Questo approccio consente alle organizzazioni di adeguare PM² alla propria struttura e alla cultura organizzativa, rendendolo coerente rispetto ai propri processi e procedure.

L’adattamento può avvenire a livello organizzativo o di dipartimento, fornendo un sistema standard per tutti i progetti dell’organizzazione, oppure può essere specifico per un singolo progetto.

Il metodo si presta anche all’integrazione con i concetti Agile, fondamentali per gestire progetti caratterizzati da incertezza e complessità. È così che PM² può adattarsi al metodo Agile facendo spazio ad una pianificazione adattiva e a concetti come lo sviluppo incrementale e il miglioramento continuo.

Per un approfondimento sul metodo Agile, leggi questo articolo.

Le certificazioni PM²

Vogliamo concludere questo articolo con una breve panoramica sulle certificazioni PM².

Le certificazioni si rivolgono ai professionisti che intendono dimostrare il proprio livello di conoscenza della metodologia e l’impegno continuo per lo sviluppo professionale.

Lo schema di certificazione prevede 5 livelli:

1. PM² Basic Certification
2. PM² Essentials Certification
3. PM² Advanced Certification
4. PM² Agile Certification
5. PM² Alliance Trainer Certification

Per acquisire una delle certificazioni, non è obbligatoria la frequentazione di un corso di formazione, che diventa pertanto una libera scelta del candidato. I costi da sostenere per acquisire una delle certificazioni disponibili varia da un minimo di 100 euro fino ad un massimo di 300 euro. Non sono previsti, almeno per il momento, rinnovi obbligatori della certificazione ottenuta, che si propone, pertanto, come una credenziale spendibile nel lungo termine.

Se sei interessato ad acquisire una certificazione PM², ti consigliamo la consultazione del sito PM² Alliance.

Immagine di copertina di standret su Freepik.