Il project manager è la persona responsabile della gestione del progetto, dal suo avvio alla chiusura. Dalle sue capacità organizzative, nonché dalle sue doti di leadership e di business analysis, dipendono in gran parte le sorti del progetto.

La Guida al PMBOK® definisce il project manager come la “persona incaricata dalla Performing Organization di guidare il gruppo di progetto responsabile del raggiungimento degli obiettivi.”

Il project manager deve essere un coordinatore abile, che al contempo sappia lasciare spazio all’autonomia dei singoli; un supervisore attento, ma capace di responsabilizzare il team sui propri risultati. Egli deve essere in grado di gestire le attività portandole ad esecuzione entro i tempi prestabiliti, promuovendo, allo stesso tempo, un luogo di lavoro sicuro e sereno, per permettere al team di performare al meglio.

Insomma, il project manager deve essere tutto e l’opposto di tutto e chi esercita la professione ve ne darà conferma.

La complessità dei compiti che il project manager è chiamato a svolgere, dipende da diversi fattori: le peculiarità del settore di riferimento, le dimensioni del progetto e la struttura organizzativa in cui si trova ad operare sono alcuni di questi.

Ebbene, seppur esistano un’infinità di manuali e guide che raccontano come fare per diventare un project manager di successo, la verità è che nella teoria tutto funziona, la pratica però è altra storia…

Nella realtà ci si scontra con una grande verità: i progetti falliscono!

In questo articolo voglio parlarti delle motivazioni più comuni che portano all’insuccesso di un progetto e, dato che in questo blog tentiamo di dispensare “pillole” di project management, capiremo anche cosa fare per evitarne l’epilogo indesiderato.

Perché alcuni progetti falliscono?

Un progetto si può dire “fallito” quando non produce valore per i suoi stakeholder, e questo può accadere per diversi motivi. Spesso, infatti, la causa è di tipo multifattoriale.

Analizziamo una serie di possibili cause che conducono al fallimento di un progetto:

1. Scopo e obiettivi poco chiari

Se il progetto inizia senza che vi sia una comprensione chiara degli obiettivi da raggiungere, sarà difficile definire con esattezza le attività da svolgere e fissare milestone realizzabili. Il risultato sarà solo: confusione, indecisione e mancanza di focus. Quindi, definisci sin da subito e chiaramente gli obiettivi del progetto. Poniti domande del tipo: cosa vogliamo raggiungere? quali sono le tappe che potranno condurmi al risultato atteso?

2. Pianificazione inadeguata

Una pianificazione inadeguata e poco dettagliata può portarci ad avere risorse inadeguate rispetto a quelle necessarie e ad una sottostima dei tempi del progetto. Questo problema si presenta, in particolare, quando la gestione è guidata secondo i principi tradizionali (waterfall) di project management.

3. Problemi di comunicazione

Il vero segreto del successo di un progetto è la capacità del team di comunicare. Incoraggiare una comunicazione aperta e promuovere la trasparenza non solo permette di raggiungere buoni risultati nel progetto a cui stai lavorando, ma consolida i rapporti interpersonali tra i membri del team. Un buon modo per stimolare la condivisione di informazioni è l’uso di strumenti efficaci di comunicazione, sia fisici sia digitali, e svolgere riunioni con cadenza regolare.

A tal proposito, leggi i nostri consigli qui.

4. Problemi di leadership

Guidare con autorevolezza un gruppo di persone è una capacità che si acquisisce solo con l’esperienza e, diciamolo, dipende anche molto dalle proprie doti personali. Non esiste un esercizio per sviluppare la leadership, perché dipende soprattutto dalla nostra capacità di entrare in empatia con le persone. Un team che non riconosce nel project manager un vero leader, avrà maggiori difficoltà a mantenere il focus sul lavoro.

5. Cambiamenti nei requisiti

Il cambiamento dei requisiti è qualcosa che non è sotto il nostro diretto controllo, ma quello che possiamo fare è gestire come un’opportunità quello che inizialmente potrebbe presentarsi come un problema. In questo caso entrano in gioco le strategie di gestione del cambiamento. Infatti, se i requisiti del progetto cambiano in modo significativo dopo l’avvio, senza una gestione adeguata dei cambiamenti, il progetto potrebbe non riuscire a soddisfare le aspettative iniziali. Un’organizzazione flessibile, nel senso che è più facilmente “adattabile” ai cambiamenti, sicuramente risponderà meglio all’esigenza di introdurre cambiamenti di varia natura e a vari livelli.

6. Scarso coinvolgimento degli stakeholder

Se tutti i soggetti che hanno un interesse nel progetto non sono adeguatamente coinvolti o non sono ben informati sullo stato del progetto, non potranno contribuire al suo successo. Sì, perché sarebbe un errore considerare gli stakeholder come d’intralcio alle attività di progetto. Diversamente, coinvolgerli nelle varie fasi del progetto, con strumenti e modalità specifiche rispetto all’interesse di cui sono portatori, significherebbe incentivarne la propensione a partecipare, più o meno attivamente, alla risoluzione di eventuali problemi.

7. Inadeguata gestione del rischio

Una gestione del rischio inadeguata perché sottovalutata, può condurci al fallimento del progetto. Senza una corretta valutazione del rischio e l’adozione di misure appropriate per mitigarne i potenziali pericoli, le possibilità di un esito positivo del progetto crollano inevitabilmente.  Identifica e valuta i rischi del progetto e preparati con un piano di risposta. Non temere i rischi, gestiscili!

Monitorare e gestire in maniera adeguata tutti questi aspetti, ti permetterà di avere il pieno controllo del tuo progetto, limitando il rischio di fallimento. Sicuramente ciò che può aiutarti è la conoscenza: avere la piena consapevolezza delle strategie e degli strumenti da utilizzare per gestire un progetto è certamente il punto partenza.

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