Scrum è il framework agile più diffuso. Di natura iterativa ed incrementale, è impiegato per lo sviluppo di prodotti e servizi ad alto valore. Inizialmente progettato per essere applicato nel settore dello sviluppo software, è ora impiegato in tantissimi campi, grazie alla sua capacità di apportare agilità e flessibilità nei team di lavoro, con benefici in termini di efficienza globale.

In Scrum, la realizzazione del progetto avviene attraverso brevi iterazioni chiamate “Sprint”, ciascuna della durata massima di un mese. Ogni Sprint ha un obiettivo specifico, meglio definito come “Sprint goal”. Per riprendere la definizione utilizzata nella Scrum Guide dai padri fondatori del framework, Ken Schwaber e Jeff Sutherland:

“Gli Sprint sono il cuore pulsante di Scrum, dove le idee sono trasformate in valore.”

Durante ogni Sprint, il lavoro viene organizzato e gestito attraverso una serie di eventi definiti. Rispettare la cadenza degli eventi è di fondamentale importanza in Scrum perché consente di apportare la trasparenza richiesta dal framework che, insieme all’ispezione e all’adattamento, è uno dei pilastri empirici di Scrum. Leggi di più qui.

In un team Scrum, lo Scrum Master ha il compito principale di favorire un ambiente in cui:

1. il Product Owner ordina il lavoro nel product backlog
2. lo Scrum team trasforma una parte del lavoro in un Increment di valore durante lo Sprint
3. lo Scrum team e gli stakeholder ispezionano i risultati ed adattano il lavoro per lo Sprint successivo
4. Si ricomincia dall’inizio

Ogni Sprint ha inizio con una sessione di Sprint Planning, fondamentale per garantire una pianificazione efficace, una chiara comprensione degli obiettivi e una distribuzione equa del lavoro.

In questo articolo, esploreremo nel dettaglio lo Sprint Planning in Scrum, mettendo in evidenza le sue fasi e le migliori pratiche da adottare.

Lo Sprint Planning: cos’è

Se sei uno Scrum Master o aspiri a diventarlo, devi essere ben consapevole che lo Sprint Planning è un momento cruciale per garantire il successo del team e orientarlo nello sviluppo di un prodotto di alta qualità. Lo Sprint Planning consente di stabilire gli obiettivi dello Sprint, pianificare il lavoro da svolgere e promuovere una visione condivisa all’interno del team.

Come fare per massimizzarne l’efficacia ed evitare che diventi una lunga e noiosa riunione?

1. Identificare gli obiettivi

Per garantire che il lavoro sia allineato alle aspettative, è fondamentale comprendere le esigenze del cliente e delineare gli obiettivi strategici del prodotto. Inoltre, mantenere un buon livello di comunicazione all’interno del team, significa facilitare le attività di pianificazione.

Nella prima fase dello Sprint Planning si selezionano gli elementi del Product Backlog da includere nello Sprint. Questi elementi sono di solito rappresentati come User Story.

Durante questa fase, è fondamentale che il Product Owner fornisca una visione chiara degli obiettivi e dei risultati desiderati. Allo stesso tempo, il team deve porre domande per chiarire ogni dettaglio ed evitare ambiguità o fraintendimenti.

Dopo aver selezionato gli elementi del Backlog, il team Scrum si concentra sulla definizione degli obiettivi dello Sprint, i quali dovranno possedere 5 qualità fondamentali sintetizzate nell’acronimo SMART: SPECIFIC (specifico), MEASURABLE (misurabile), ACHIEVABLE (raggiungibile), RELEVANT (rilevante), TIME-BASED (basato sul tempo).

Durante questa fase, il team Scrum si impegna in una discussione collaborativa. Tutti i membri del team dovrebbero partecipare attivamente, condividendo le proprie osservazioni. Ricorda che il confronto di idee e di opinioni è alla base del successo di un progetto e, in questa fase, permette di selezionare le attività da svolgere e assegnare delle priorità.

Qual è il nostro consiglio? Coinvolgere il Product Owner fin dall’inizio per ottenere una comprensione chiara degli obiettivi dello Sprint e garantire una collaborazione efficace.

2. Definire i task

Una volta stabiliti gli obiettivi, è il momento di definire le attività specifiche necessarie per raggiungerli. In questa fase, il team Scrum scompone gli elementi selezionati dal Product Backlog in elementi di lavoro più piccoli (task). Questa fase richiede una pianificazione più granulare delle attività, ciascuna delle quali deve essere stimabile in termini di tempo e sforzo.

Durante la scomposizione, è importante coinvolgere tutti i membri del team per ottenere una visione completa delle attività e garantire che nessun dettaglio importante sia trascurato.

Uno degli errori più comuni che ho potuto osservare è la definizione di task troppo generici. Ad esempio il task “Sviluppare una funzionalità di ricerca” è un’attività poco chiara, che può portare a facili fraintendimenti. È preferibile suddividere le attività in unità più piccole e specifiche. Riprendendo l’esempio precedente, dettagliare l’attività potrebbe portare alla definizione di due task, ad esempio:

• Task 1: progettare l’interfaccia della barra di ricerca
• Task 2: implementare l’algoritmo di ricerca

3. Stima e pianificazione del lavoro

Definiti i task, è necessario stimare il tempo necessario per completarli. L’obiettivo è ottenere una visione realistica delle capacità del team e pianificare di conseguenza. Attenzione a non incorrere in un errore di sovrastima, che porterebbe a Sprint sovraccarichi e al conseguente mancato completamento delle attività pianificate.

Consiglio: utilizza tecniche di stima come il Planning Poker o il T-shirt sizing, coinvolgendo tutto il team. Per migliorare i processi di stima, monitora l’avanzamento delle attività nel tempo e confronta le stime con il lavoro effettivamente svolto.

4. La creazione dello Sprint Backlog

Lo Sprint Planning si conclude con l’elaborazione dello Sprint Backlog in cui confluiscono gli elementi del Product Backlog selezionati per lo Sprint e il piano per la loro consegna, tenendo conto delle ferie, delle riunioni e di altre attività che possono influire sul tempo effettivo dedicato allo Sprint.

Consiglio: assicurarsi che il piano sia realistico e che le attività siano assegnate in modo equo a tutti i membri del team.

5. Gestione degli ostacoli

Durante lo Sprint Planning, possono emergere ostacoli o dipendenze che potrebbero influire sul lavoro del team. Ad esempio, per il team potrebbe sorgere una dipendenza rispetto al lavoro di un altro team o un debito tecnico. È importante identificare questi ostacoli il prima possibile e lavorare per risolverli. Ciò si traduce nell’applicazione pratica dei pilastri empirici di Scrum, che ricordiamo sono: trasparenza, ispezione e adattamento.

Consiglio: crea un ambiente aperto in cui il team si senta a proprio agio nell’affrontare gli ostacoli.

Lo Sprint Planning è un momento cruciale per garantire una pianificazione efficace e una visione condivisa all’interno del team. Identificare chiaramente gli obiettivi, definire task specifici, stimare accuratamente il lavoro e gestire gli ostacoli sono elementi chiave per massimizzare l’efficacia dello Sprint Planning.

Come Scrum Master, il tuo compito è facilitare questo processo e promuovere una collaborazione efficace all’interno del team. Tutte le fasi dello Sprint planning, che vanno dalla selezione degli elementi del Backlog alla creazione dello Sprint Backlog, richiedono una comunicazione aperta e una collaborazione intensa tra i membri del team Scrum.

La pianificazione dello Sprint non è un processo statico, ma un’opportunità per il team di adattarsi e rispondere in modo flessibile alle esigenze in evoluzione. È importante che il team Scrum si impegni a migliorare costantemente le proprie pratiche e ad adattarle alle specificità del progetto e del contesto in cui operano.

Adottare una pianificazione efficace dello Sprint può portare a una maggiore trasparenza, un flusso di lavoro più fluido e una consegna tempestiva dei risultati. Con una pianificazione ben strutturata, il team Scrum sarà in grado di affrontare gli Sprint con maggiore fiducia e raggiungere gli obiettivi del progetto in modo efficace.