Ogni progetto ha degli obiettivi da raggiungere e tanto più questi sono definiti con chiarezza, tanto più cresce la chance di raggiungerli efficientemente.

Quando lavoriamo ad un progetto dobbiamo essere non solo efficaci, nel senso di riuscire a raggiungere i nostri obiettivi, ma soprattutto “efficienti”.

In un progetto che prevede la realizzazione di un edificio, non possiamo pensare di aver raggiunto l’obiettivo semplicemente perché l’edificio è stato realizzato ma anzi, l’obiettivo può dirsi raggiunto solo se siamo stati capaci di farlo impiegando il tempo previsto e le risorse pianificate, nel rispetto del budget a disposizione. Per tutte queste ragioni, è importante definire l’ambito del progetto.

Ma cos’è l’ambito del progetto?

Se ti stai ponendo questa domanda, sei nel posto giusto. In questo articolo daremo una definizione dell’ambito di progetto e capiremo perché dovresti dedicare tempo prezioso per definirlo nel dettaglio.

Ambito di progetto o ambito di prodotto?

Nel contesto del project management il termine “ambito” può essere riferito sia al prodotto (product scope) sia al progetto (project scope), ma con una differenza sostanziale:

• l’ambito di prodotto rappresenta l’insieme delle caratteristiche e delle funzionalità di un prodotto, di un servizio o di un risultato
• l’ambito di progetto rappresenta il lavoro necessario al rilascio di un prodotto, servizio o risultato caratterizzato da specifiche funzionalità.

Nel project management il termine ambito è utilizzato per circoscrivere i confini di un progetto, stabilendo cosa ne fa parte e cosa no.

Definire l’ambito del progetto è un modo per stabilirne i limiti e gli obiettivi, le scadenze e i deliverable (o prodotti attesi). Definendo l’ambito del progetto, avrai la certezza di raggiungere i tuoi obiettivi senza ritardi o sovraccarichi.

È bene che tu sappia che non puoi dedicarti alla definizione dell’ambito lavorando in autonomia, devi necessariamente coinvolgere gli stakeholder, per assicurarti di essere tutti sulla stessa lunghezza d’onda.

L’ambito del progetto, insieme ai costi e al tempo, rappresenta uno dei vincoli del triangolo di gestione del progetto.

L’ambito è direttamente proporzionale al tempo e al costo: per affrontare un progetto più grande, con un ambito più esteso, è necessario aumentare anche il tempo e le risorse monetarie. Una condizione di equilibrio delle variabili si verifica quando l’ambito è uguale alla combinazione di costo e tempo.

Gestione e definizione dell’ambito di progetto

Come prima cosa è bene chiarire che la gestione dell’ambito di progetto è una delle 10 aree di conoscenza (knowledge area) del PMBOK® ed include i processi necessari per garantire che il progetto comprenda tutto il lavoro necessario, ed esclusivamente il lavoro necessario per completare con successo il progetto.

Vuoi saperne di più sulle aree di conoscenza? Leggi questo articolo.

Il PMBOK® articola quest’area di conoscenza in una serie di 6 processi appartenenti ai gruppi di pianificazione e monitoraggio e controllo:

1. pianificare la gestione dell’ambito: è il processo di definizione del piano di gestione dell’ambito (scope management plan) che documenta come l’ambito di progetto sarà definito, validato e controllato;
2. raccogliere i requisiti: è il processo di definizione e documentazione delle esigenze degli stakeholder per raggiungere gli obiettivi del progetto;
3. definire l’ambito: è il processo di sviluppo di una descrizione dettagliata del progetto e del prodotto;
4. creare la WBS: è il processo di scomposizione dei deliverable del progetto e del lavoro incluso nel progetto in componenti più piccoli e quindi maggiormente gestibili. Nei progetti agili si usa il backlog per raccogliere i requisiti iniziali e quelli di volta in volta raffinati e pronti per l’implementazione;
5. convalidare l’ambito: è il processo di formalizzazione dell’accettazione dei deliverable del progetto completato;
6. controllare l’ambito: è il processo di monitoraggio dello stato dell’ambito del progetto, delle specifiche del prodotto e di gestione delle modifiche apportate alla baseline dell’ambito.

La gestione dell’ambito di progetto e la sua definizione sono attività complesse che richiedono l’analisi ed il controllo di diversi aspetti, quali:

• l’identificazione dei prodotti da realizzare (deliverable);
• i requisiti di progetto e dei prodotti, garantendone chiarezza e completezza;
• i vincoli, non solo di tempo e costi ma anche tecnologici, ambientali, infrastrutturali, di sicurezza, di performance, ecc.;
• gli stakeholder, sia quelli direttamente interessati ai requisiti di progetto e di prodotto, sia quelli che, a vario titolo e in vari modi, potrebbero influenzare l’ambito;
• la valutazione dei rischi connessi;
• la documentazione e la formale accettazione da parte di tutti gli stakeholder;
• la verifica continua che l’ambito sia allineato agli obiettivi del progetto e l’eventuale adozione di azioni correttive.

La finalità dei processi di gestione dell’ambito di progetto è limitare fenomeni quali il gold plating e lo scope creep. Il gold plating è la tendenza a fare di più di quanto concordato inizialmente (ed in fase di stipulazione del contratto) con la committenza, mentre lo scope creep è la tendenza a far slittare l’ambito a fronte di continue richieste di modifica dovute ad una non chiara definizione dei deliverable e/o dei loro requisiti.

Il verificarsi di questi eventi, crea inevitabilmente una serie di problemi riconducibili alla:

• “lievitazione” del budget di progetto;
• allungamento dei tempi di consegna;
• conflitti tra le parti in causa (ad esempio, il committente può richiedere delle aggiunte all’ambito senza aumentare il budget);
• compromissione della qualità finale del prodotto. Ciò potrebbe facilmente accadere quando l’aggiunta di elementi all’ambito iniziale non sia accompagnata da un’estensione delle scadenze e/o del budget.

Come definire l’ambito del progetto

Una descrizione dettagliata dell’ambito del progetto è fondamentale per il successo e si basa sui principali deliverable, assunti e vincoli documentati all’avvio del progetto.

Come definire l’ambito del tuo progetto in 5 passi:

1. individua gli obiettivi del progetto (l’ambito ti aiuterà a raggiungerli);
2. crea un piano di gestione delle risorse individuando le risorse che hai a disposizione e le modalità di impiego;
3. redigi la dichiarazione dell’ambito del progetto. Il documento comprenderà un elenco di ciò che è in ambito e ciò che è fuori ambito e sarà un punto di riferimento durante tutto il ciclo di vita del progetto;
4. ottieni il consenso e l’approvazione degli stakeholder;
5. sviluppa un processo di controllo delle modifiche. I cambiamenti sono inevitabili ed il tuo progetto deve essere abbastanza flessibile da permetterne la modifica, ma non senza un processo ben definito.

A questo punto dovrai condividere la dichiarazione dell’ambito del progetto con il tuo team, per assicurarti che il tuo gruppo di lavoro sia orientato verso i medesimi obiettivi. Infine, non dimenticare di consultare regolarmente il documento nel corso delle successive fasi, in questo modo non rischierai uno slittamento del tuo progetto.